Zaměstnanec se dostal do velkého sporu se svým zaměstnavatelem. Bylo toho mezi oběma stranami pracovního poměru hodně konfliktního a posléze sporného. Zaměstnavatel rozvázal se zaměstnancem pracovní poměr jeho okamžitým zrušením. Na to však zaměstnanec reagoval žalobou, kdy požadoval, aby soud určil, že vyhazov z práce je neplatný. A dále se domáhal doplatku dlužné mzdy, dlužné náhrady mzdy za dovolenou a také cestovních náhrad – stravného. Šlo o poměrně vysokou částku stravného – o 21 000 Kč za 14 měsíců.
A právě na povinnost zaměstnavatele uspokojit váš nárok na stravné, a k tomu vaše korespondující povinnost cestovní náhrady vyúčtovat, se zaměříme. Jaké povinnosti má zaměstnavatel a co musíte udělat vy? Co je jen na vás?
Jak se určuje výše stravného
Zaměstnavatel je povinen vám (za podmínek stanovených zákoníkem práce) poskytnout při pracovní cestě náhradu zvýšených stravovacích výdajů. Tedy takzvané stravné. To je poskytováno jako paušální částka (bez ohledu na vaše skutečně vynaložené náklady). Neřeší se, zda jste se během pracovní cesty stravovali, zda jste navštívili restauraci, nebo jste si vzali jídlo z domova, či jste nejedli vůbec. O vašem nároku na stravné rozhoduje jen délka pracovní cesty a předepsaná výše stravného.
Sazbami pro rok 2019 jsme se zabývali v článku Tuzemské stravné 2019: O kolik se zvyšují diety a náhrada za použití auta? (Příklady), a pokud jde o zahraniční pracovní cesty, tak těm jsme se věnovali v článku Jaké diety dostanete v roce 2019 za zahraniční pracovní výjezd?
A případně rozhoduje též to, zda vám zaměstnavatel zajistil stravování v naturální podobě. Tedy třeba v závodní jídelně podniku, kam vás vyslal za prací, v restauraci hotelu, kde se účastníte školení, atp. Pak se totiž za každé takto poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které finančně nepřispíváte, stravné krátí.
Při poskytnutí jídla se stravné krátí o 70 % částky stravného, na které byste měli jinak nárok, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin. O 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, a o 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Stravné vám pak vůbec nepřísluší, pokud vám během pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla, a u cest v délce 12 až 18 hodin pak 3 bezplatná jídla.
A musí být počítáno opravdu jen jídlo v podobě snídaně, oběda, večeře, ne nějaké malé občerstvení v podobě zákusku či chlebíčku ke kávě či čaji, třeba o pauze jednání nebo školení.
Vyúčtování nároku
Jestliže se se zaměstnavatelem nedohodnete na jiné době, jste povinni do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad. A také vrátit nevyúčtovanou zálohu, pokud vám byla poskytnuta.
Nedohodnete-li se na jiné době, je zaměstnavatel povinen vám do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit vaše práva. To znamená vyplatit vám stravné, pokud nebylo kryto zálohou. Takže máte 10 pracovních dnů na dodání podkladů a zaměstnavatel 10 pracovních dnů na zúřadování podkladů a vyplacení stravného. Obvykle se však v praxi postupuje tak, že se stravné vyplácí spolu se mzdou v příštím výplatním termínu.
Na tahu je první zaměstnanec
Lhůta 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty, během které musíte předložit doklady, je lhůtou pořádkovou. Její nedodržení neznamená zánik vaší povinnosti ani zánik vašeho práva na cestovní náhradu.
Smyslem a účelem obou lhůt v délce 10 pracovních dnů je zabránit tomu, aby docházelo k předkládání písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnavateli, k vyúčtování pracovních cest a k uspokojení vašich práv až se značným časovým odstupem od ukončení pracovní cesty. Takto to vyložil Nejvyšší soud ČR při řešení naznačeného soudního sporu.
Pokud ale ve lhůtě 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu nepředložíte zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad, vaše povinnost tak učinit ani vaše právo na cestovní náhrady nezaniká.
Dokud však tuto svou povinnost nesplníte, nemůže být zaměstnavatel v prodlení s plněním své povinnosti uspokojit vaše práva. A to proto, že povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit vaše práva vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad. A to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení (nedohodnete-li se jinak).
Zákonná forma dokladů není předepsána, jde o obsah
Právními předpisy není stanoveno, jaké konkrétní písemné doklady jste povinni zaměstnavateli předložit. V zákoníku práce je uvedeno, že jimi mají být písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad.
Bude se jednat zejména o příslušné účetní doklady prokazující oprávněnost požadovaných náhrad. Ale současně musíte zaměstnavateli sdělit i další údaje podstatné pro určení výše cestovních náhrad. Ve vztahu ke stravnému musíte zaměstnavateli sdělit zejména dobu trvání pracovní cesty (kdy pracovní cesta začala a kdy skončila). Pro určení výše stravného je podstatná též skutečnost, že vám bylo během pracovní doby poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, a na které finančně nepřispíváte.
Ke splnění vaší povinnosti předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad lze využít například běžně dostupné tiskopisy (zpravidla označené jako „cestovní příkaz“). Můžete však za účelem splnění uvedené povinnosti zvolit i jakoukoli jinou podobu této písemnosti.
Nejsou podklady, není vyúčtování, není stravné
Povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit vaše právo na stravné tedy vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad. A to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení.
Dokud nesplníte svou povinnost předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování stravného, není zaměstnavatel povinen provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit vaše právo na stravné. A proto také soudy dospěly k tomu, že pokud žalovaný zaměstnavatel tvrdí, že mu zaměstnanec, který ho žaluje, nikdy žádné doklady nepředložil, je na zaměstnanci jako žalobci, aby řádné vyúčtování tvrzených pracovních cest prokázal. (Proto lze doporučit, abyste si od vyúčtování cestovních náhrad pořídili kopii a nechali si její doručení potvrdit zaměstnavatelem.) A jestliže zaměstnanec argumentoval v daném sporném případě pouze knihou jízd, která samotná takovýto důkaz nepředstavuje, a žádný jiný důkaz konkrétním způsobem neoznačil a soudu nenavrhl, tak zaměstnanec neunesl své důkazní břemeno, které u soudu při dokazování tíží.
Elektronická kniha jízd nestačí
Elektronická kniha jízd vozidla opatřeného GPS nemůže sloužit k prokázání skutečnosti, že jste splnili svou povinnost a předložili zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad. Nadto elektronická kniha jízd sama o sobě nemůže sloužit ani k prokázání skutečnosti, že jste při každé jízdě služebním automobilem opatřeným GPS skutečně konali pracovní, a nikoli soukromé cesty.
Provedení důkazu touto elektronickou knihou jízd proto nemůže splnění vaší uvedené povinnosti předložit písemné doklady nahradit. A proto NS ČR v této otázce uzavřel, že výroky nižších soudů, jimiž bylo rozhodnuto o zamítnutí žaloby co do nároku žalobce na stravné ve výši 21 000 Kč, byly správné.
ČLÁNKY DO MAILU