Systém datových schránek funguje jako elektronická pošta. Jeho přidanou hodnotou je ověření vaší identity, díky které mají vámi odeslané datové zprávy hodnotu doporučeného dopisu, který jste vlastnoručně podepsali.
Přes datovky tak můžete plnohodnotně komunikovat s orgány veřejné moci. Hodit se vám to bude hlavně při komunikaci s různými úřady. Nemusíte na poštu, neplatíte poštovné a zpráva je úřadu doručena prakticky hned poté, co jste ji odeslali.
Přístupy k datovce můžete využít například i pro vstup do informačních systémů sociální (e-Portál) i finanční správy (MOJE daně). Přes datovku podáte také všechna povinná přiznání a bezplatně se můžete dostat k výpisům z rejstříků a registrů, za které byste museli na CzechPointu platit.
Používání ve zkratce
Tento článek si neklade ambice být podrobným návodem na použití datovek. Účelem je nastínit, kam se datovky z pohledu praktického využití za víc než deset let dostaly. Přesto zde uvádíme pár základních informací pro ty, kteří o datových schránkách nic nevědí.
Datová schránka nelze zrušit. Pokud byste se někdy rozhodli, že už nechcete přijímat od úřadů zprávy do datovky, musíte si ji tzv. znepřístupnit.
Zřídíte-li si datovku, bude vám většina úředních písemností chodit do ní. Nová datovka nic nestojí a pořídíte ji za 10 minut na CzechPointu (přístupy si můžete nechat zaslat na e-mail či poštou). S sebou vám stačí občanka, případně IČO. Datovku si můžete zřídit i z domova, to ale jen pokud máte aktivovanou eObčanku, bankovní identitu apod. Ke schránce se přihlašujete přes web mojedatovaschranka.cz či Mobilní klíč nebo přes aplikaci Datovka (viz dále). Dokud si v nastavení nenastavíte jinak, musíte si měnit heslo každé tři měsíce.
Všechny možné způsoby založení datové schránky včetně elektronických formulářů najdete na webu datoveschranky.info.
Datové zprávy a doručenky vašich zpráv se zde uchovávají 90 dní, pak se smažou. V historii pak zůstane jen informace o přijaté zprávě či doručence, ale bez obsahu. Po doručení tak máte tři měsíce na posouzení, jestli stojí zpráva či doručenka za archivaci. Pokud ano, musíte si soubor stáhnout do počítače a zálohovat třeba někde v cloudu. Další možností je povolit na Portálu občana v nastavení automatickou archivaci datových zpráv.
S archivací a přívětivým uživatelským prostředím může pomoci aplikace Datovka od CZ.NIC, která je volně ke stažení pro počítač i mobil. Česká pošta také nabízí službu Datový trezor, která je na rozdíl od Datovky placená a řeší pouze archivaci zpráv.
Na zprávy od úřadů platí i v datovce tzv. fikce doručení. To znamená, že se po 10 dnech považují za doručené bez ohledu na to, jestli jste si zprávu četli nebo se vůbec do datovky přihlásili. Ve schránce si ale můžete nastavit notifikace o nových zprávách tak, abyste se o každé příchozí dozvěděli. Zvolíte-li rozšířené notifikace, uvidíte v ní i to, o jakou zprávu jde a kdo ji poslal.
Poštovní datové zprávy jsou v době nouzového stavu bez poplatku. Nesmí se ale používat k rozesílání nevyžádaných zpráv.
Datovku můžete používat i pro komunikaci s komerčními subjekty (banky, pojišťovny, dodavatelé energií apod.) prostřednictvím tzv. poštovních datových zpráv (PDZ), jejichž využití si nejdřív musíte povolit v sekci nastavení. Odesílání takovýchto zpráv je v době mimo nouzový stav zpoplatněné. Cena je ale nižší než za klasický doporučený dopis. Než zprávu pošlete, ověřte si, že daný subjekt má příjem poštovních datových zpráv povolený, jinak nebude doručena. U PDZ platí, že se za doručené považují až ve chvíli, kdy se daný subjekt přihlásí do schránky.
S čím vám pomůže datová schránka
Možnosti využití datových schránek se dají rozdělit do několika tematických kategorií:
- osobní doklady,
- informace pro řidiče,
- daňové přiznání,
- zdravotní pojištění,
- důchodové a nemocenské pojištění,
- katastrální řízení,
- výpisy z Informačních systémů veřejné správy.
Osobní doklady
Přes datovku můžete požádat o vydání občanského průkazu. Zároveň s tím je ale nutné přes Formulář pro profesionální fotografy zaslat datovou schránkou na příslušný úřad dokladovou fotografii. Ta musí podle pokynů splňovat požadavky § 7 odst. 2 – 5 a § 9 vyhlášky Ministerstva vnitra č.400/2011 Sb.
Stejně tak, už bez fotografie, můžete požádat i o vydání voličského průkazu.
Pokud si schránku zřídíte, automaticky vám do ní také přijde upozornění před vypršením platnosti občanky a cestovního pasu.
Informace pro řidiče
Řidiči do datové schránky obdrží dva měsíce předem informaci o blížícím se konci platnosti pravidelné technické prohlídky vozu. Přijde sem také echo o přestupku na silnici. Můžete si zde také požádat o výpis z bodového konta řidiče.
Daňové přiznání
Na tomto místě znovu připomínáme, že povinnost elektronického podání přiznání pro osoby, které si zřizují datovou schránku dobrovolně (nikoli ze zákona), byla zrušena novelou daňového řádu. Datovka tak už nebrání přiznání na papírovém formuláři.
Přes schránku můžete komunikovat také se správcem daně a podat přímo daňové přiznání. Buď si na Daňovém portálu stáhnete elektronické formuláře a pošlete je datovkou, nebo se tam pomocí přihlašovacích údajů do datové schránky přihlásíte přímo a podáte daňové přiznání rovnou z tohoto serveru. Přes přihlašovací údaje do datovky se „můžete přiznat“ také na webu online finančního úřadu Moje daně. Jak je uživatelsky příjemné přes něj přiznání podávat, si zhodnotíme v některém z příštích článků.
Zdravotní pojištění
Přes datovku můžete bezplatně od své zdravotní pojišťovny získat elektronicky vyúčtování záloh zdravotního pojištění za OSVČ nebo přehled plateb a penále. Vy jí můžete naopak poslat Přehled OSVČ.
Důchodové a nemocenské pojištění
Kromě korespondence s Českou správou sociálního zabezpečení se přes přihlašovací údaje zalogujete také přímo na e-Portál ČSSZ. V případě důchodového pojištění s datovkou zvládnete:
- podat Přehled o příjmech a výdajích OSVČ,
- získat náhled na Informativní osobní list důchodového pojištění (IOLDP),
- požádat o sestavení IOLDP,
- požádat o přehled dob důchodového pojištění,
- získat náhled na evidenční listy důchodového pojištění od roku 2004,
- získat informace nebo potvrzení o výši a druhu pobíraného důchodu.
V oblasti nemocenského pojištění vám datovka umožní:
- získat informace o stavu a průběhu vyřizování žádosti o dávku,
- získat informace nebo potvrzení o druhu a výši vyplacených dávek,
- získat informace nebo potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti,
- získat informace o stavu pohledávek na pojistném a penále pro FO – zaměstnavatele/PO,
- získat Potvrzení o bezdlužnosti fyzických osob – OSVČ a zaměstnavatelů nebo bezdlužnosti právnických osob,
- získat náhled na inventuru pohledávek OSVČ za předchozí rok,
- získat informace o zaplaceném pojistném na nemocenské pojištění OSVČ,
- získat informace o pojistných vztazích zaměstnance.
Katastrální řízení
Na datovku vám z úřadu zašlou také vyrozumění o provedeném vkladu do katastru nemovitostí.
Výpisy z Informačních systémů veřejné správy
Propojíte-li datovou schránku s Portálem občana, můžete získat také elektronické výpisy z Informačních systémů veřejné správy. Ze základních registrů (registr obyvatel, r. práv a povinností, r. osob, r. územní identifikace adres a nemovitostí) by mělo jít o výpisy a žádosti o provedení změn. Dále můžete získat i výpisy z ostatních registrů, jako je Rejstřík trestů, Veřejný rejstřík, bodové konto řidiče apod.
Prostřednictvím schránky můžete také využít systém Úschovny Czech POINT. Ta slouží k dočasnému uložení dokumentů, které chcete autorizovaně konvertovat z elektronické do listinné podoby a naopak. Z datovky tak lze odeslat PDF dokument nebo celou datovou zprávu (tedy formát PDF nebo ZFO) právě do Úschovny s vyzvednutím na kontaktních místech Czech POINT.
Využít ve schránce můžete i bezplatnou službu Ověření dokumentu před konverzí. Ta vyhodnotí, jestli je možné konverzi provést.
Podnikáte? Potřebujete dvě datovky
Pokud si zřizujete datovku jako podnikající fyzická osoba, musíte nahlásit své IČ. Chcete-li ji používat jako občan i podnikatel, je nutné si zřídit datovky dvě. Jednu jako fyzická osoba a jednu jako podnikatel.
Občas se stane, že dostanete zprávu spadající pod vaše podnikání do vaší soukromé datovky. Jak se v takovém případě řeší fikce doručení, řešíme v článku Co se stane, když vám doručí do špatné datové schránky?
