Dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel. Je to jeho právo a zároveň povinnost, aby zaměstnanci mohli dovolenou čerpat a realizovat své právo na odpočinek od práce a regeneraci pracovní síly.
Současně však má právo zaměstnanci dovolenou zrušit. Přitom je třeba rozlišit:
- odvolání zaměstnance z již nastoupené dovolené,
- změnu termínu již určené, ale zatím nečerpané (nenastoupené) dovolené,
- neposkytnutí dovolené v naplánovaném (předem rozvrženém) termínu.
Co je rozvržení (naplánování) dovolené a co určení jejího nástupu
Dobu čerpání dovolené je povinen zaměstnavatel určit podle písemného rozvrhu čerpání dovolené (dříve plánu dovolených) vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace a rady zaměstnanců, pokud u zaměstnavatele působí.
Zaměstnavatel je povinen určit ji tak, aby dovolená mohla být vyčerpána zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo.
Při určení rozvrhu čerpání dovolené je nutno přihlížet jednak k provozním důvodům zaměstnavatele a jednak k oprávněným zájmům zaměstnance, třeba k rodinným povinnostem a péči o děti.
Způsob sestavení rozvrhu dovolených ponechává zákoník práce na konkrétní praxi u každého zaměstnavatele. Nestanoví, kdy a jak a zda vůbec mohou zaměstnanci o určité termíny dovolené žádat.
Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen písemně oznámit zaměstnanci alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době. Nestačí tedy, že dovolená je naplánována v rozvrhu jejího čerpání, ještě je potřeba její explicitní určení.
Zaměstnanec samozřejmě může o dovolenou kdykoliv požádat, ale k jejímu nástupu vždy potřebuje souhlas zaměstnavatele. Zaměstnavatel žádosti vyhoví, nebo nevyhoví. Nikdy nemůže zaměstnanec prostě jen tak oznámit, že si bere dovolenou. To by pak bylo hodnoceno jako neomluvená absence a porušení pracovní kázně, což by mohlo skončit výpovědí nebo i okamžitým zrušením pracovního poměru.
Kdy o dovolené výjimečně rozhoduje zaměstnanec
Existuje však výjimka. A to v situaci, kdy zaměstnavatel neurčí zaměstnanci nástup dovolené za určitý kalendářní rok, a to ani do 30. června roku následujícího. V takové situaci nabývá zaměstnanec právo určit si nástup a termín dovolené 1. července sám. Musí však termín dovolené oznámit zaměstnavateli 14 dnů dopředu.
Takto nemůže zaměstnanec nastoupit dovolenou za aktuální kalendářní rok, ale jen za rok předchozí, popř. dovolenou za léta ještě dřívější.
Například letos v r. 2022 získají zaměstnanci právo určit si nástup nevyčerpané dovolené z r. 2021 (popř. třeba i 2020), pokud termín jejího nástupu dosud neurčil zaměstnavatel a neučiní tak do 30. 6. 2022.
Pak existuje ještě jedna výjimka, kdy sice stále určuje formálně nástup dovolené zaměstnavatel, ale musí jej určit tak, jak si přeje zaměstnanec, resp. zaměstnankyně, je tedy povinen vyhovět jejich žádosti:
- požádá-li jej zaměstnankyně o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení její mateřské dovolené, nebo
- požádá-li takto zaměstnanec o dovolenou tak, aby navazovala bezprostředně na skončení rodičovské dovolené do doby, po kterou je zaměstnankyně oprávněna čerpat mateřskou dovolenou.
Jinak řečeno, pokud chce zaměstnanec, aby mu dovolená navázala na jeho rodičovskou dovolenou, kterou čerpal v rozsahu, v jakém zaměstnankyně – žena jinak po narození dítěte čerpá mateřskou dovolenou.
Jak minimalizovat rizika
Zaměstnanec tedy až na výjimku, resp. výjimky, nemůže sám rozhodnout o svém nástupu a termínu dovolené. Rozhodující a poslední slovo o dovolené má zaměstnavatel. A jak už jsme naznačili, může dovolenou zaměstnanci i zrušit. Je ovšem třeba důsledně rozlišovat situace (fáze), v jakých se to stalo.
Musíme vyjít z toho, že zaměstnanec nemá automatický nárok na čerpání dovolené v době naplánované v rozvrhu dovolených. Rozvrh je pouze podkladem k určení čerpání dovolené, není to ještě určení čerpání dovolené.
Asi nelze zaměstnancům doporučovat, aby s koupí zájezdu, letenek nebo objednáním ubytování a zaplacením zálohy vyčkávali až na rozhodnutí zaměstnavatele o čerpání dovolené v konkrétním termínu čili na skutečné určení čerpání dovolené. Jednak nejsou výhodné jen nabídky Last minute, leč i First minute, ale také by už zaměstnanec nemusel žádný vhodný zájezd či ubytování sehnat.
Pokud si však zájezd zakoupí dopředu, nese riziko, že nedostane dovolenou v potřebném termínu – že mu zaměstnavatel neurčí její nástup tak, jak by si přál.
Možným řešením je požádat zaměstnavatele ve větším časovém předstihu o schválení dovolené v preferovaném termínu, čímž dojde k jejímu určení, pokud zaměstnavatel žádosti vyhoví.
V praxi se používají formalizované žádanky o dovolenou. Zaměstnanec by si měl pro jistotu opatřit kopii schválené, zaměstnavatelem podepsané žádanky, která od oprávněného vedoucího zaměstnance, který rozhoduje o dovolené, zpravidla putuje na personální oddělení.
Co říká zákoník práce ke zrušení dovolené
Zákoník práce v ust. § 217 odst. 3 říká, že zaměstnavatel je povinen nahradit zaměstnanci náklady, které mu bez jeho zavinění vznikly proto, že zaměstnavatel změnil jemu určenou dobu čerpání dovolené nebo že ho odvolal z dovolené.
Hovoří tedy o náhradě pro zaměstnance jen v situaci, že mu byl změněn již určený termín dovolené nebo když je odvolán z nastoupené dovolené.
Nehovoří o nedodržení rozvrhu dovolených, o tom, že zaměstnavatel nakonec neurčí zaměstnanci dovolenou v naplánovaném termínu.
Zaměstnavatel je povinen k náhradě nákladů pouze v případě, že již rozhodl o čerpání dovolené, ať už ji zaměstnavatel nastoupil (pak jde o odvolání z dovolené), nebo ještě nenastoupil, nikoli v případech, kdy si zaměstnanec koupí zájezd na plánovaný termín uvedený v rozvrhu dovolených, který se později změní.
Zákoník práce konkrétní důvody, pro které může být zaměstnanec z dovolené odvolán, nebo okolnosti, za kterých může dojít ke změně určené doby čerpání dovolené, blíže nespecifikuje.
Zaměstnavatel samozřejmě nemůže přistoupit k realizaci svého práva svévolně či bezdůvodně. Aby zrušení dovolené nebo odvolání zaměstnance z dovolené bylo opodstatněné, musí na straně zaměstnavatele nastat vážné a náhlé provozní okolnosti, jejichž řešení je vázáno právě na zaměstnance čerpajícího dovolenou.
Ostatně zákoník práce ani výslovně neupravuje právo zaměstnavatele změnit určený termín dovolené nebo zaměstnance z dovolené odvolat. Jestliže však zaměstnavatel má právo určit dovolenou, má právo ji i změnit, popř. zrušit.
A jeho oprávnění potvrzuje i povinnost kompenzovat zaměstnanci náklady vzniklé z důvodu zaměstnavatelova opatření, kdy změní určenou dovolenou nebo zaměstnance z dovolené odvolá. Současně tato kompenzační povinnost zaměstnavatele chrání zaměstnance před zneužitím práva ze strany zaměstnavatele.
Zaměstnavatel by pochopitelně měl své oprávnění zaměstnanci zrušit již určenou dovolenou nebo jej odvolat z nastoupené dovolené využít jen ve zcela výjimečných případech, kdy se neočekávaně a zcela zásadně změní podmínky, z nichž vycházel zaměstnavatel při určení dovolené.
Měl by svého práva využít jen v situaci, kdy by byla ohrožena jeho činnost, přičemž plnění úkolů zaměstnavatele je právě vázáno na konkrétního zaměstnance, bez kterého se zaměstnavatel neobejde. Opatření zaměstnavatele by mělo obstát i z pohledu obecné slušnosti a dobrých mravů.
Co zaměstnavatel zaplatí
Jako příklad nákladů, které pak musí zaměstnavatel zaměstnanci uhradit, se zpravidla v komentářích primárně hovoří o storno poplatcích, které musí zaměstnanec uhradit cestovní kanceláři, dopravci apod.
Dalšími náklady budou zejména výlohy na cestu zpět do místa bydliště či pracoviště, částky, které zaměstnanec uhradil za zájezd či ubytování, náklady na pojištění a další s dovolenou související náklady.
V případě, že se zaměstnanec bude ještě moci na dovolenou vrátit, protože jeho potřeba na pracovišti nebude po celou dobu určené dovolené, musí zaměstnavatel uhradit také náklady na zpáteční cestu do místa rekreace.
Nakolik je odvolání z dovolené reálné? Musíte být na telefonu i během dovolené?
Pokud zaměstnavatel změní termín určené dovolené, ještě než ji zaměstnanec nastoupí, tak s tím zaměstnanec mnoho nenadělá. Složitější to bude, pokud zaměstnanec dovolenou nastoupil. Zaměstnavatel má sice právo zaměstnance z dovolené odvolat, zaměstnanec však není povinen být v době čerpání dovolené k zastižení, ať už telefonicky, nebo e-mailem apod.
Smyslem dovolené je odpočinek a regenerace pracovní síly. K tomu kontakt s firmou i o dovolené moc neprospívá. Zaměstnanec může během dovolené svůj mobilní telefon, a to i služební, přidělený mu zaměstnavatelem, klidně vypnout.
Stejně tak nemusí otevírat e-mailovou schránku. Je tedy otázka, zda se zaměstnavateli podaří zaměstnance kontaktovat. Povinnost být k dispozici aspoň na dálku zaměstnavateli pro případ potřeby by bylo nutno hodnotit jako pracovní pohotovost, a ta se navzájem vylučuje s dovolenou.
Jiná však samozřejmě bude situace, když zaměstnanec odjede na chatu kousek za město, kde bydlí a pracuje, kde ho může zaměstnavatel zastihnout i osobně, a když odletí někam do ciziny k moři.
Ve formalizovaných žádankách o dovolenou se mnohdy uvádí i místo pobytu během dovolené. Autor tohoto článku z opatrnosti zásadně s ohledem na uvedené souvislosti a právo zaměstnavatele odvolat zaměstnance z dovolené nespecifikoval místo své rekreace přesně, ale co nejobecněji, s tím, že bude různě putovat.
