Hlavní navigace

E-mail zřejmě změní pravidla pro nástup do zaměstnání i výpovědi z práce

17. 4. 2023
Doba čtení: 8 minut

Sdílet

 Autor: © Javierafael - Fotolia.com
Chystaná novela zákoníku práce umožní expresně a jednoduše uzavřít pracovní smlouvu, ale také zbavit se zaměstnance, který odmítá převzít výpověď. Blíží se konec výmluvám, že jste výpověď nedostali.

Představte si hypotetickou situaci, že jste zaměstnavatel a potřebujete urychleně přijmout do pracovního poměru zaměstnance, který je právě na druhém konci země. Pro vaši firmu je však zcela nepostradatelný, protože je nutné, aby co nejrychleji, ideálně dnes, nebo zítra, už jako váš zaměstnanec vaši firmu zastupoval a zahájil práci.

Váš budoucí zaměstnanec nabízenou práci chce a souhlasí, že hned zítra začne pracovat. Budete potřebovat pracovní smlouvu, to je jasné. Ale teď honem není čas sepisovat detaily a posílat si skeny smlouvy. Přesto i tak váš nový pracovník bude moct nastoupit.

S novým zaměstnancem už vám do budoucna postačí jen pár vět v e-mailu, kde oba napíšete jen své jméno, vznikne tedy prostý elektronický podpis. Jde o typ podpisu, který doposud neměl z pohledu zákoníku práce žádnou právní váhu, protože teoreticky se mohl vaším jménem podepsat kdokoli, kdo se dostal do vaší e-mailové schránky.

Novela zákoníku práce (č. 262/2006 Sb.), kterou 5. dubna 2023 schválila vláda, povyšuje tento prostý elektronický podpis na stejnou úroveň, jako když smlouvu podepíšete rukou nebo vyššími typy elektronického podpisu. Pokud novelu schválí také obě komory Parlamentu a podepíše prezident, pak by měla začít platit od 1. ledna 2024.

Vaše platné uzavření pracovní smlouvy e-mailem bude moct vypadat třeba takto:

Odesílatel (zaměstnavatel):

Vážený pane Nováku, navrhuji Vám, abyste od 20. 4. 2024 nastoupil do pracovního poměru na pozici řidiče, místem výkonu Vaší práce bude pobočka firmy Doprava s.r.o. se sídlem Dlouhá 1, Žatec.

S pozdravem, Václav Bílý, ředitel.

Příjemce (zaměstnanec):

Vážený pane Bílý, souhlasím s návrhem a práci přijímám. V uvedený den se dostavím na adresu firmy.

S pozdravem, Petr Novák.

Je to přesně pro ty případy, kdy jako zaměstnavatel potřebujete rychle někoho podchytit, ale nemáte právě po ruce pracovní smlouvu. Samotná smlouva má jen tři povinné náležitosti, a těmi jsou datum nástupu do práce, místo výkonu a druh práce. Tedy když budoucímu zaměstnanci napíšu, že mu navrhuji, aby nastoupil od konkrétního data jako obchodní ředitel a pracoval v Praze a podepíšu se, on mi e-mailem odpoví, že souhlasí, tak jsme uzavřeli pracovní smlouvu, popisuje novinku advokát a specialista na pracovní právo Jan Procházka z poradenské společnosti Deloitte.

Změna v zákoníku práce se bude týkat všech typů pracovních smluv, tedy i dohod o provedení práce (DPP) či dohod o pracovní činnosti (DPČ). Novela zákoníku počítá i s tím, že si nově sjednaný pracovní poměr můžete rozmyslet, a dává lhůtu 7 dní pro odstoupení od smlouvy.

Abyste však mohli uzavřít pracovní smlouvu na dálku pomocí e-mailu, musíte nejprve uzavřít prohlášení mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem o tom, že zaměstnanec souhlasí s tímto typem komunikace. Toto prohlášení musí být sepsáno samostatně a potvrzeno před samotným uzavřením pracovní smlouvy. V prohlášení musí být uvedena soukromá e-mailová adresa zaměstnance, tedy nikoli firemní, kterou mu vytvořil jeho zaměstnavatel.

Před udělením souhlasu je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručování písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací včetně zákonné lhůty.

Zjednodušeně řečeno, před e-mailem, ve kterém pošlete údaje o práci (tedy pracovní smlouvu), je zapotřebí poslat ještě jeden samostatný e-mail, ve kterým si s kandidátem práce odsouhlasíte, že mu budete vše potřebné posílat na jeho soukromý e-mail, a uvedete adresu.

Novinka v chystané novele zákoníku práce tedy umožní, aby byl tento prostý elektronický podpis pro podepsání pracovních smluv na stejné úrovni jako jakýkoli jiný podpis ve zbývajících kategoriích:

Druhy elektronických podpisů:

  • Prostý elektronický podpis – je vaše jméno, kterým jste podepsali e-mail. Nemá žádnou právní váhu, e-mail mohl za vás napsat kdokoli.
  • Zaručený elektronický podpis – jednodušší typ elektronického podpisu. Nepotřebujete k němu žádný kvalifikovaný certifikát. Není k němu zapotřebí prokázání totožnosti. Tento typ podpisů můžete používat všude možně, například v rámci interních dokumentů ve firmě. Nelze ho používat při komunikaci se státní správou. Zaručený podpis znamená, že ho podepsala osoba, které této podpis patří. Už ale neověří, jestli daný člověk skutečně existuje, nezjistí jeho identitu.
  • Uznávaný elektronický podpis – tyto podpisy jsou založeny na kvalifikovaném certifikátu, ale není k nim zapotřebí čipová kartička nebo token.
  • Kvalifikovaný elektronický podpis – musí být vytvořen prostřednictvím kvalifikovaných certifikátů vydaných některou z výše uvedených autorit a k jejich vytvoření je zapotřebí tzv. kvalifikační prostředek, čímž je myšlen čip, nebo token. Tento typ podpisů povinně užívají například orgány státní správy.

Podle Jana Procházky ze společnosti Deloitte můžete tento prostý elektronický podpis použít nejenom v e-mailu, ale také ve zprávě aplikace WhatsApp.

Nemyslím si, že by toto firmy začaly zavádět nějak masově, ale spíš je důležité, že tento přístup otevírá prostor pro to, aby firmy implementovaly různé softwary, které jim umožní uzavírat smlouvy na dálku. Například, že se zaměstnanec přihlásí nějakým loginem a heslem, kde se mu objeví dokument ve formátu PDF, který bude vypadat jako klasická pracovní smlouva. Pak už bude stačit kliknout na tlačítko Podepiš, představuje možný posun ve firemní HR administrativě Jan Procházka.

„Tady máte propisku“ už v bankách moc neuslyšíte. Spíše vám podají tablet Přečtěte si také:

„Tady máte propisku“ už v bankách moc neuslyšíte. Spíše vám podají tablet

Co vše ještě musí zaměstnanec dostat písemně, ale už to nemusí být přímo ve smlouvě

Novela zákoníku samozřejmě neříká, že kromě zmíněných tří povinných náležitostí pracovní smlouvy, tedy data, místa výkonu práce a druhu práce, už nemusí být sepsáno nic jiného. I nadále bude, jako doposud, platit podmínka písemně stanovených ostatních pravidel, jen mohou být sepsány na samostatném dokumentu, který bude tvořit přílohu pracovní smlouvy. Například jde tedy typicky o:

  • výměru dovolené a o způsobu určování její délky,
  • době trvání a podmínkách zkušební doby, pokud je sjednána,
  • postupu, který je zaměstnavatel a zaměstnanec povinen dodržet při rozvazování pracovního poměru, a o běhu a délce výpovědní doby,
  • odborném rozvoji, pokud jej zaměstnavatel zabezpečuje,
  • stanovené týdenní pracovní době, o způsobu rozvržení pracovní doby včetně délky vyrovnávacího období, pokud je uplatněno nerovnoměrné rozvržení, a o rozsahu práce přesčas,
  • rozsahu minimálního nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu a o poskytování přestávky v práci na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo,
  • mzdě nebo platu a způsobu odměňování, splatnosti mzdy nebo platu, termínu výplaty mzdy nebo platu, místu a způsobu vyplácení mzdy nebo platu,
  • kolektivních smlouvách, které upravují pracovní podmínky zaměstnance, a označení smluvních stran těchto kolektivních smluv,
  • orgánu sociálního zabezpečení, kterému zaměstnavatel odvádí pojistné na sociální zabezpečení v souvislosti s pracovním poměrem zaměstnance.

Tyto informace musíte jako zaměstnanci dostat písemně do 7 dnů od vzniku vaší pracovní smlouvy.

Doručit výpověď zaměstnanci, který ji nechce převzít, už bude snadné

Velká změna v rámci novely zákoníku práce také nastává u doručování výpovědí či okamžitého zrušení pracovního poměru, například pro hrubé porušení pracovní kázně. Pokud novela projde legislativním procesem, pak budou mít smůlu lidé, kteří se vyhýbali skončení pracovního poměru tím, že odmítali převzít výpověď. Skončí totiž povinnost, aby zaměstnanec potvrdil převzetí výpovědi, nebo s ní souhlasil.

Zaměstnavatel, který dává zaměstnanci výpověď a chce ji odeslat elektronicky, ji musí opatřit uznávaným elektronickým podpisem. Stejně tak to bude u okamžitého zrušení pracovního poměru, zasláním mzdového výměru atd. Tady prostý elektronický podpis v e-mailu stačit nebude.

Novinkou, která v tomto případě přichází, je tzv. fikce doručení. Zatímco ještě v roce 2023 platí, že zaměstnanec musí na výpověď nějakým způsobem odpovědět, jinak bude výpověď považována za neplatnou, tato povinnost v budoucnu odpadne.

Odeslání výpovědi e-mailem

Od začátku platnosti novely bude stačit, když výpověď bude doručena do e-mailové schránky zaměstnance. I když na ni zaměstnanec nezareaguje, po 15 dnech bude výpověď považována za doručenou, a tudíž platnou.

To je neocenitelná pomoc ve chvíli, kdy zaměstnanec zmizel z práce a slehla se po něm země, tak nebylo možné mu výpověď ani doručit poštou, říká Jan Procházka.

Dnes platí, že pokud zaměstnanec obdrží výpověď pomocí elektronické sítě, musí ji potvrdit datovou zprávou, která je ověřena jeho uznávaným elektronickým podpisem. To však má od roku 2024 skončit. Místo toho začne platit, že pokud zaměstnanec do 15 dnů nepotvrdí převzetí písemnosti, právě 15. den této lhůty se stane dnem, kdy výpověď byla doručena.

Nepřevzetí výpovědi na poště už také nepomůže

Výpověď zaslaná poštou totiž ještě za současných podmínek začíná platit od 1. dne kalendářního měsíce, který následuje po doručení výpovědi do rukou zaměstnance. Pokud se nepodaří výpověď zaměstnanci doručit, pracovní poměr nekončí a běží dál.

Můžete zneplatnit výpověď tím, že si pro ni na poštu nedojdete? Přečtěte si také:

Můžete zneplatnit výpověď tím, že si pro ni na poštu nedojdete?

Jaké tedy má a i v budoucnu bude muset mít zaměstnavatel možnosti, když chce zaměstnanci dát výpověď? Stále platí, že zaměstnanec ji musí dostat do vlastních rukou, a to:

  • jejím předáním na pracovišti zaměstnavatele,
  • jejím předáním, kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,
  • prostřednictvím datové schránky,
  • prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací,
  • prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Platí však, že poslat výpověď poštou může zaměstnavatel jen tehdy, není-li možné předat výpověď přímo na pracovišti.

Zaměstnanec si nepomůže ani tím, že nebude ochoten si výpověď osobně převzít přímo v práci, nebo kdekoli jinde. Právě odmítnutím bude písemnost považována za doručenou.

Doručování výpovědi do datové schránky zaměstnance

Také budete moc dostat výpověď, kterou vám zaměstnavatel pošle do datové schránky, máte-li ji zřízenou a jestliže jste si ji neznepřístupnili pro dodání dokumentů z datových schránek fyzických nebo právnických osob.

Pokud se do své schránky nepřihlásíte do 10 dnů od chvíle, kdy vám výpověď do „datovky“ dorazí, pak tento 10. den bude považován za datum doručení písemnosti.

Výpověď zaměstnance zaměstnavateli

Obdobná pravidla pro doručení výpovědi začnou platit také opačným směrem, pokud vy jako zaměstnanci budete chtít dát výpověď zaměstnavateli.

V ideálním případě dáte výpověď osobně a písemně zaměstnavateli na pracovišti, její převzetí vám musí zaměstnavatel na vaši žádost písemně potvrdit. Pokud výpověď odmítne převzít, i tak bude vaše výpověď před zákonem považována za doručenou.

dan_z_prijmu

Zaměstnavatel odmítá převzít vaši výpověď. Co s tím? Kdy skončí váš pracovní poměr? Přečtěte si také:

Zaměstnavatel odmítá převzít vaši výpověď. Co s tím? Kdy skončí váš pracovní poměr?

Jestliže se rozhodnete pro zaslání výpovědi e-mailem nebo datovou schránkou, postačí váš prostý podpis. I když vám její přijetí zaměstnavatel nepotvrdí, doručení se stane platným 15. den ode dne, kdy jste výpověď odeslali. Pouze v případě, že by se vám odeslaná výpověď vrátila jako nedoručitelná (třeba kvůli přeplněné e-mailové schránce zaměstnavatele, nebo kvůli nějaké chybě), pak výpověď nebude považovaná za doručenou.

Stejně tak, když pošlete výpověď datovou schránkou, bude považována za doručenou 10. den od jejího odeslání, i když vám zaměstnavatel na zprávu nezareaguje.

Byl pro vás článek přínosný?

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).