Hlavní navigace

Datové schránky 2023: Komu budou zřízeny automaticky, kdo je může blokovat a jak je chytře používat?

21. 10. 2022
Doba čtení: 8 minut

Sdílet

 Autor: © fotogestoeber - Fotolia.com
V příštím roce stát zřídí datovou schránku dvěma milionům podnikatelů. Jak to bude s datovkami pro občany, zatím není jisté. Jak si nastavit datovku tak, abyste se jí nemuseli bát používat?

Počet uživatelů datových schránek od příštího roku prudce vzroste. Datovky totiž automaticky dostanou všichni podnikatelé a zbytek právnických osob, který je ještě nemá.

Zda budou datovky automaticky zřizované i nepodnikajícím občanům, kteří využijí elektronickou identitu, není zatím jisté.

Kdo od roku 2023 musí počítat s datovou schránkou

Datové schránky budou na začátku roku 2023 zakládány všem právnickým osobám, které ji ještě nepoužívají – přesněji tedy všem nepodnikajícím právnickým osobám. Nově přes ně se státem budou muset komunikovat například nadace, společenství vlastníků jednotek, obecně prospěšné společnosti, spolky obecně i různá sdružení.

Dále stát schránku automaticky zřídí také živnostníkům a dalším OSVČ (tedy i těm, které nemají IČ).

K zakládání schránek bude docházet postupně od ledna do března. Podle Romana Vrby, ředitele odboru eGovernmentu Ministerstva vnitra, bude v tomto období každý den založeno kolem 50 tisíc datovek (vč. víkendů).

Jak začnete s datovkou

Všechny užitečné informace, návody, odpovědi na otázky a později i videonávody najdete na webu chcidatovku.gov.cz.

Během prvního kvartálu bude stát rozesílat doporučené dopisy, které budou obsahovat přístupové údaje, tedy uživatelské jméno a heslo a návod.

Poté, co takový dopis obdržíte, byste se měli přihlásit do portálu mojedatovaschranka.cz.

Datová schránka bude zpřístupněna po prvním přihlášení nebo automaticky po uplynutí lhůty 15 dnů po zřízení v případě, že se do ní nepřihlásíte sami.

Hned po přihlášení do datovky by vaším prvním krokem mělo být nastavení notifikací. Systém vás tak bude informovat o tom, že vám do schránky přišla zpráva. Notifikace můžete zvolit buď na váš e-mail (bezplatné), nebo přes SMS (každá stojí 3 Kč). Třetí možností je příjem notifikací do mobilní aplikace Mobilní klíč eGovernmentu (bezplatné).

Chcete vědět o používání datovky a možnostech, kdy vám ušetří cestu na úřad, více? Přečtěte si článek Na úřad pohodlně: Co už dnes umí datové schránky?

První dva druhy notifikace aktivujete v Nastavení v sekci Notifikace. Nezapomeňte, že při jejich nastavení je potřeba e-mail či telefon ověřit (přes zaslanou zprávu).

Pak už můžete začít přijímat a posílat datové zprávy. Provoz schránky není zpoplatněn. Pro komunikaci s úřady jsou přijímané i odesílané zprávy zdarma (resp. jsou hrazeny z rozpočtu), takže můžete ušetřit na poštovném i ověřování podpisů, protože datová zpráva z vaší schránky se už považuje za ověřenou.

Zpoplatněné jsou jedině odesílané poštovní datové zprávy, které se používají pro komunikaci s jinými občany, podnikatelem či firmou a u kterých od letoška také platí fikce doručení (právnické osoby nemají možnost si vypnout příjem těchto zpráv, vy ano). Stojí 5 Kč, tedy opět úspora na poštovném. Zvlášť pokud byste místo toho posílali papírový ekvivalent – prioritní doporučený dopis s dodejkou a do vlastních rukou, který vás u pošty vyjde na více než 80 Kč.

Platnost a uchovávání zpráv

Datové zprávy doručené přihlášením se ve schránce uchovávají 90 dní od přihlášení, pak se smažou. Pokud se do datovky nepřihlásíte, bude zpráva sice považována po 10 dnech ode dne dodání za doručenou, ale oněch 90 dní na uchování zprávy v datovce poběží až od okamžiku přihlášení. V takovém případě je zpráva smazána po 3 letech.

V historii pak zůstane jen doručenka (nebo informace o vámi odeslané datové zprávě), ale bez samotné zprávy. Z historie doručenek však můžete vyčíst aspoň jednací číslo a v případě nouze tak na úřadu zjistit, o jaký dokument se jedná.

Obecně tedy máte po doručení tři měsíce na posouzení, jestli stojí zpráva či doručenka za archivaci. Pokud ano, musíte si soubor stáhnout do počítače a zálohovat třeba někde v cloudu. Další možností je povolit na Portálu občana v nastavení automatickou archivaci datových zpráv, nebo používat bezplatnou aplikaci Datovka, nebo si zaplatit službu Datový trezor od České pošty.

Dokument přijatý do datovky má stejnou platnost jako listinná podoba a nemá omezenou časovou platnost. Datové zprávy s vypršenou platností časového razítka jsou i nadále platné, včetně zachování možnosti autorizované konverze (podobně jako u listinných dokumentů). Např. platnost originálu datové zprávy (její autenticitu a integritu) si může uživatel v rámci Klientského portálu datových schránek bezplatně kdykoli ověřit i po vypršení platnosti časového razítka, vysvětlil pro server Měšec.cz Jiří Korbel z Tiskového oddělení Ministerstva vnitra s tím, že archivované datové zprávy je dále možné si v prostředí Klientského portálu datových schránek bezplatně „přerazítkovat“ a platnost časového razítka si prodloužit.

Mít datovku vlastně znamená, že stát je povinen s vámi komunikovat pouze elektronicky. Naproti tomu občan i podnikatel ve většině případů nemusí s orgány veřejné moci komunikovat jen přes datovku. I nadále může posílat dopisy na úřady poštou.

Stejně jako u doručování papírových úředních dopisů i u datových zpráv platí fikce doručení.

Datová zpráva se považuje za doručenou v okamžiku, kdy se přihlásíte do datové schránky nebo na Portál občana s připojenou datovkou. Pokud se ale do 10 dnů od dodání nepřihlásíte, považuje se zpráva za doručenou.

Datovky a OSVČ

Osobám samostatně výdělečně činným tedy budou datovky zakládány během prvního kvartálu příštího roku. V případě, že máte datovku jako fyzická osoba, budete mít jako podnikatel ještě jednu. Pak nedostanete přístupové údaje k nové schránce v dopise, ale přijdou do původní datovky.

Pokud hledáte přívětivější rozhraní i s možností archivace zpráv, můžete vyzkoušet aplikaci Datovka od CZ.NIC, která je volně ke stažení pro počítač i mobil, nebo využívat datovku přes aplikaci Gov.cz, která je mobilní podobou Portálu občana, kde je podle Vrby možné si připojit několik datovek jako do e-mailového klienta. Podobnou službu vám prokáže také přímo zmíněný Portál občana, kde si můžete připojit víc datovek a přepínat mezi nimi.

Schránky stát založí i subjektům, které mají pozastavenou živnost. Pokud v takovém případě datovku jako podnikatel nechcete, jedinou možností je oficiální ukončení podnikání a výmaz z příslušné evidence (např. zrušení živnosti).

Datová schránka se bude podnikatelům totiž zřizovat právě a základě skutečnosti, že dotyčný subjekt je zapsán v registru osob. Rozhodný je zápis podnikající fyzické osoby v registru osob s přidělením IČO, řekl nám Korbel.

V případě, že máte jako podnikatel nyní znepřístupněnou datovku, která v tomto režimu vydrží až do konce roku, nebude v příštím roce znovu aktivována. V tomto případě dojde k jejímu nahrazení nově zřízenou datovou schránkou podnikající fyzické osoby ze zákona, které budou zaslány nové přístupové údaje s informativním dopisem na adresu trvalého pobytu v režimu do vlastních rukou výhradně jen adresáta, informoval šéf tiskového z Ministerstva vnitra.

I když podnikatelé se zřízenou datovkou nemusí s úřady komunikovat výhradně elektronicky, konkrétně u daňového přiznání platí, že uživatelé datovek, kterým ta byla zřízena ze zákona (tedy od příštího roku i podnikatelé), musí podávat  elektronicky daňové přiznání. A to buď přes datovku, daňový portál, či e-mailem s elektronickým podpisem.

Jako podnikatel můžete s datovkou například (výčet není kompletní):

  • podat daňové přiznání online,
  • pořídit výpis ze živnostenského rejstříku (a dalších rejstříků),
  • komunikovat s úřady, jinými firmami a podnikateli a se zákazníky,
  • podat přehled pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu,
  • vyřídit živnostenské podnikání.

Proč musíte mít víc datovek najednou?

Typy datovek se lidí podle typu subjektu, pro který se zřizují, a bohužel nejdou sloučit do jedné v případě, že jste v roli více typů subjektů se samostatnou datovkou, tedy např. právě fyzická osoba a zároveň podnikatel.

Samotný úřední postup při doručování je založen na dodržování statusu adresáta podle povahy řízení, v němž vystupuje, a kterému odpovídá zvolený typ datové schránky, tedy nutnost doručování jako této osobě (v této roli) s použitím adekvátního prostředku či postupu doručování, vysvětlil Korbel důvod, proč není možné sloučit v takových případech datovky do jedné a připomněl, že obdobné postupy platí i v listinném doručování.

Datovky pro občany zatím nejisté

Právní úprava v současnosti počítá s tím, že datovou schránku stát od příštího roku automaticky zřídí také každému občanovi, který se s platností od 1. ledna 2023 přihlásí k nějaké digitální službě státu s pomocí elektronické identity, např. pomocí bankovní identity, identity občana nebo eObčanky (zpětně využití elektronické identity např. v letošním roce tedy datovku nezaloží).

Toto ale zatím není jisté, protože ve schvalování je pozměňovací návrh, který by měl automatické zakládání datovek fyzickým osobám zrušit, resp. změnit založení z povinnosti na možnost.

Upozornil na něj v polovině října ministr vnitra Vít Rakušan, když na svém účtu na Twitteru uvedl, že plánovaná povinnost datovek pro fyzické osoby od příštího roku se ruší.

Fyzické osoby od příštího roku při použití elektronické identity mít povinně datovku nebudou

Fyzické osoby od příštího roku při použití elektronické identity mít povinně datovku nebudou

Autor: Gabriela Hájková, z Twitteru Víta Rakušana

Změna, kterou Rakušan na Twitteru avizoval, ale ještě není definitivně „upečená“. Změna předlohy je plánována formou poslaneckého pozměňovacího návrhu zákona o právu na digitální služby, který však musí projít včas hlasováním. Ministerstvo vnitra si chce změnu pojistit, kdyby se nestihl odhlasovat, a proto za tímto účelem připravilo také návrh vládního zákona, který je nyní v připomínkovém řízení.

Nesedí vám prostředí datové schránky přes web mojedatovaschranka? Můžete datovku používat i přes jednodušší rozhraní, které nabízí Portál občana.

I pokud by se náhodou změnu nepodařilo prosadit, pořád platí, že před zřízením stát každého občana upozorní. Pokud nebudete mít o službu zájem, můžete (na rozdíl od podnikatelů) datovku znepřístupnit, a nebudete tak do ní dostávat žádné zprávy.

Zablokování zařídíte buď na kontaktním místě Czech POINT (na stejném místě schránku můžete také naopak zpřístupnit), nebo přímo v datovce za podmínky, že se do ní přihlásíte pomocí eObčanky nebo podobným způsobem přes národní portál Identita občana. Pak svou datovku znepřístupníte přímo ze své schránky.

Možná ale zjistíte, že je datovka vlastně dost užitečná a kromě úspory za poštovné za papírové dopisy vám ušetří i nejednu cestu na úřad. Přes datovku můžete například (výčet není kompletní):

skoleni_29_11

  • sehnat výpis z rejstříku trestů (i ostatních rejstříků),
  • podat daňové přiznání online,
  • dostat upozornění o konci platnosti dokladů,
  • dostat upozornění o konci platnosti STK,
  • zažádat o nový řidičský průkaz,
  • získat bodové hodnocení řidiče,
  • získat přehled o důchodovém pojištění.

Výhody datovky dokládá i zájem o jejich zřízení. Podle Vrby za poslední tři roky zájem narostl o 461 %.

Od vzniku datovek bylo založeno přes 1,6 mil. datových schránek. Skoro milion z nich si uživatelé založili dobrovolně. V příštím roce se automatické založení dotkne cca 2 mil. osob se živnostenským oprávněním a cca 200 tisíc právnických osob, které ještě nemají datovou schránku.

Používáte datovou schránku?

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).