Jak ověřit zahraniční veřejnou listinu?

Při ověřování listin, vystavených v České republice, a při kontrole jejich ověření nenastává žádný problém, neboť jejich ověřování provádí notář nebo pověřený obecní úřad. Složitější situace nastává při ověřování zahraničních veřejných listin (např. dokladů o právní subjektivitě klienta nebo plných mocí).

Dokumenty zasílané nebo předkládané ze zahraničí do České republiky jako listiny veřejné (např. písemnosti vyhotovené nebo ověřené notáři, soudní nebo jiná rozhodnutí nebo ověření příslušnými orgány cizích států) dosvědčují určité skutečnosti. Aby tyto dokumenty neztratily svou důkazní moc, kterou mají v zemi svého původu, a aby tedy mohly být akceptovány jako veřejné listiny také v České republice, musí být řádně ověřeny (pokud ovšem Česká republika nemá se státem vyhovění listiny dohodu, na jejímž základě není vyžadováno žádné ověření).

Ověření zahraničních veřejných listin existuje buď ve formě superlegalizace, nebo ve formě apostilní doložky, přičemž použití příslušné formy ověření závisí na konkrétní úpravě mezinárodně právních vztahů mezi Českou republikou a dalšími státy.

Pokud je v České republice v rámci obchodního styku předložena veřejná listina ze zahraničí za účelem prokázání nějaké skutečnosti, je vždy nutno postupovat následujícím způsobem.

Máme dohodu s jiným státem?

Nejprve je nutné ověřit, zda listina pochází ze státu, se kterým má Česká republika uzavřenu dohodu o právní pomoci.

Na základě takových úmluv je možné listiny, které byly vydány, resp. ověřeny příslušným orgánem konkrétní cizí země, použít v České republice bez jakéhokoli dalšího ověření.
Informace o tom, zda s určitým státem máme, nebo nemáme uzavřenou smlouvu o uznávání zahraničních veřejných listin, vám sdělí pracovníci našeho Ministerstva zahraničí nebo Ministerstva spravedlnosti, nebo ji najdete níže na odkazu.

Když dohoda chybí

Pokud listina nepochází ze státu, se kterým má Česká republika uzavřenu dohodu o právní pomoci, je nutné zjistit, zda stát původu předkládaného dokumentu je, nebo není signatářem haagské Úmluvy o zrušení požadavku ověřování zahraničních veřejných listin z roku 1961, která vstoupila v platnost pro Českou republiku dnem 16. března 1999 a která byla publikována v části 17 Sbírky zákonů z roku 1999 v rámci Sdělení Ministerstva zahraničních věcí České republiky č. 45/1999 (dále jen „úmluva“).

Text této úmluvy je také uveden (v anglickém jazyce) na www.hch.net, a to jako Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.

Úmluva o zrušení požadavku ověřování zahraničních veřejných listin

Tato Úmluva ruší požadavek diplomatického nebo konzulárního ověřování cizích veřejných listin (tzv. superlegalizaci).

Za veřejnou listinu se podle Úmluvy považují následující listiny, které byly vydané na území jednoho ze signatářů Úmluvy a ze států, které se Úmluvou řídí (dále jen „smluvních států“), a které jsou předkládané na území jiného smluvního státu.

Prakticky se zejména jedná o:

• listiny vydané soudním orgánem státu (i státním zástupcem, vyšším soudním úředníkem nebo soudním vykonavatelem),
• listiny vydané správními orgány,
• notářské listiny,
• úřední potvrzení, kterými jsou opatřeny listiny podepsané soukromou osobou (např. úřední potvrzení o registraci listiny nebo úřední nebo notářské ověření pravosti podpisu).

Jediný formální úkon, který může být požadován mezi smluvními státy za účelem potvrzení pravosti podpisu, potvrzení oprávněnosti osoby dokument podepsat nebo potvrzení pravosti pečetě a/nebo razítka, kterým je listina opatřena, je připojení doložky, která se nazývá „Apostille“ neboli „apostilní doložka“.

Apostilní doložku vystaví příslušný úřad státu, ve kterém byla listina vydána. Apostilní doložkou bude opatřena předkládaná listina samotná, resp. bude uvedena v příloze této listiny. Uvedená apostilní doložka může být vyhotovena v úředním jazyce úřadu, který ji vydává.

Přehled úřadů, oprávněných vydávat apostilní doložky, je uveden na www.hcch.net. Tyto „oprávněné úřady“ si stanovuje každý členský stát „Úmluvy“ samostatně.

Autor: Ministerstvo zahraničních věcí České republiky

Vzor apostily

Na tomto místě musím zdůraznit následující skutečnosti:

• Apostilní doložka bývá v mnoha případech (možná v jejich většině) uvedena ve formě samostatné listiny a bývá přiložena k příslušné veřejné listině.
• „Vrchní část“ apostilní doložky navazuje na ověřovanou veřejnou listinu a uvádí (resp. „opakuje“), kdo či který úřad ji poprvé ověřil.
• Vlastní ověření je uvedeno až ve „spodní části“ apostilní doložky.

Co když listina nepochází ze smluvního státu „Úmluvy“

Pokud listina nepochází ze smluvního státu Úmluvy, je nutné požadovat tzv. vyšší ověření listin neboli superlegalizaci.

Vyšší ověření neboli superlegalizace znamená, že předkládaná listina bude opatřena ověřením některého úřadu, příp. i více úřadů v dané zemi, a v poslední řadě českým zastupitelským úřadem v dané zemi nebo působícím pro několik zemí, příp. pro určitý region. Zastupitelský úřad České republiky neověřuje, zda např. konkrétní firma v zemi existuje, ale že orgány, které listinu ověřily, v uvedené zemi skutečně působí.