Kdysi, když vznikala institucionalizace společenství vlastníků jednotek (SVJ), vypadalo to, že půjde o cosi podobného spolkové činnosti. Každý přiloží ruku k dílu a bude se dobře bydlet. Dnešní doba si žádá profesionalizaci a datové schránky jsou další kapkou bobtnání povinností na SVJ kladených.
Vše se posunulo. Nyní už má v čele takové právnické osoby stojící statutární orgán nejednu novou povinnost. Aktuální je také ručení statutárního orgánu SVJ až do výše svého majetku. Už i SVJ dostihla nová povinnost – ze zákona povinně zřizované datové schránky. Veřejná správa má být přátelštější, dostupnější, efektivnější, rychlejší a levnější. V realitě to má svá ale. Náklady nesou vlastníci, náklady na správu domu rostou.
Založte si své SVJ
V domě, kde je minimálně pět jednotek, které jsou ve vlastnictví více než čtyř různých vlastníků, existuje zákonná povinnost založit SVJ, právnickou osobu. Tato má své identifikační číslo, vymezenou působnost na poli zajišťování správy domu a pozemku.
Statutáry, lidi v čele SVJ, dnes a denně trápí nejedna záležitost. Nejde pouze o to, aby vše v domě fungovalo, fungovala správcovská firma, jezdil výtah, bylo uklizeno a odklizen sníh. Jsou tu záležitosti bobtnající administrativy, doručení účetní závěrky do rejstříku SVJ, splnění nové povinnosti kontroly systému vytápění.
Jde i o zajištění toho, aby proběhlo shromáždění, řádné volby a jejich výsledky byly doručeny na rejstříkový soud. Nejnovějším dárkem zákonných povinností je povinné používání datových schránek.
Datové schránky a datové zprávy
Datová schránka je pro komunikaci s úřady skvělou věcí. Ačkoliv se člověk nezdržuje v místě trvalého bydliště, nezmešká nějaký doporučený dopis. Ten musí od orgánů veřejné moci ze zákona přijít právě do datové schránky, elektronicky. Dokument, který je takto doručen, je oficiální komunikací. I když schránku nikdo neotevře, je dokument považován za doručený.
Datové schránka tak plně nahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě. Nejnověji už státní úřady a orgány státní moci nebudou všechna ta SVJ zastupující Vlastníky obesílat poštou. Uživatelská přívětivost systému datových schránek se zlepšuje, přihlásit se lze už i třebas přes bankovní identitu.
Výhody a nevýhody datovky
Schránky mají výhodu, lze je spravovat na dálku. Do datové schránky lze přistupovat přes web mojedatovaschranka.cz. K identifikaci datové schránky slouží identifikátor. Integrita dokumentu je tímto zajištěna.
Datovou zprávu lze přečíst a uložit. Pro ukládání datové zprávy do počítače je nutné mít aplikaci, která otevře nebo zpracuje soubor, který je přílohou datové zprávy. Po odeslání datové zprávy je odesílateli oznámeno, zda zpráva byla doručena. Již jsme zmínili, že doručované datové zprávy nahrazují papírové dokumenty posílané poštou.
Nové povinnosti
Od roku 2023 má každý živnostník i právnická osoba komunikovat se státem elektronicky, prostřednictvím datové schránky. Konkrétně tuto povinnost stanovuje novela zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Povinnost, kterou původně měly jen právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, mají nově i právnické osoby zapsané v ostatních veřejných rejstřících. A mezi nimi jsou i společenství vlastníků jednotek.
Ano, už je to tu, i SVJ, které „pouze“ spravuje dům patřící více vlastníkům, musí mít svou datovou schránku. Dopisy od státních institucí a úřadů už budou doručovány jen doručením do ní. Stát se neptá, ale koná. Od letošního roku je společenstvím vlastníků státem i všem živnostníkům automaticky zřízena datová schránka.
Do konce března už by měly mít schránku všechna SVJ. Společenství, která nemají řádně zvolený statutární orgán, mají problém. Moc úřední jím asi k tíži vlastníků nějakého správce vytvoří a zajistí.
Úspora času, absence nutnosti vyzvedávat doporučené dopisy na poště. Prezentováno je to jako výhoda. Jednodušší komunikace s úřady. Datová schránka zřízená „ze zákona“ je i tak pro mnohé noční můrou. Pro statutáry SVJ jednoznačně další povinnost a zodpovědnost.
Aktivujte, komunikujte s úřady
Datové schránky jsou pro SVJ zřízeny automaticky ze zákona. Datová schránka začne fungovat po 15 dnech od doručení přihlašovacích údajů. Od té doby budou úřady a orgány státní moci zasílat dokumenty jen do datové schránky. Zřídili vám datovku, čekejte pokyny k aktivaci a užívání.
Nyní jde o to, co to znamená a jaké to má důsledky. Splnění povinnosti podat daňové přiznání bude možné jen přes datovou schránku. Kdo ji nesplní, čeká ho pokuta až 50 tisíc Kč. Komplikace je zřejmá, pokud účetnictví SVJ dělá externista, bude nutné výstupy v patřičném formátu prostřednictvím datové schránky předat moci úřední.
A cosi takového si žádá proces, nastavení odpovědností a pravomocí. Podobně jde třebas o zápis změny statutárního orgánu SVJ na rejstříkový soud. Povinnost zřídit datovou schránku SVJ vedle usnadnění jejich komunikace s úřady přináší společenstvím nové povinnosti.
Komunikujeme datovkou
Přihlaste se do své datové schránky a využívejte všech výhod elektronické komunikace,
hlásá webová stránka, která o datových schránkách informuje. Dozvíme se zde, že je to elektronická komunikace se státem a všemi jeho institucemi. Pro komunikaci s úřady je zdarma, funguje nonstop.
Od okamžiku zřízení datové schránky je SVJ povinné komunikovat se státními úřady a institucemi právě touto cestou. S tím se pojí riziko pokut. Ano, zase další povinnost. Komunikace se státem jen prostřednictvím datové schránky. Finanční úřady, soudy, městské úřady a úřady městských částí. Stavební úřady, katastrální úřady, notáři, exekutoři, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, policie.
Povinnost činit podání vůči orgánům veřejné moci je právě prostřednictvím datové schránky. Doručena touto cestou budou všechna rozhodnutí, stejně jako výzvy správních orgánů. Až bude prováděno plnění nové povinnosti kontroly systému vytápění, úředníci se ozvou datovou schránkou. Má to i výhodu, zprávy lze posílat zdarma, tedy orgánům veřejné moci.
Orgán veřejné moci má povinnost komunikovat prostřednictvím datové zprávy, pokud tedy povaha dokumentu nevylučuje jeho doručení do datové schránky.
První přihlášení
Česká pošta vítá uživatele „Informačního systému datových schránek (ISDS)“:
Informační systém datových schránek je zřízen a provozován na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Jeho správcem je Ministerstvo vnitra ČR.
Do datové schránky získává automaticky přístup ten, pro koho byla zřízena,
píše se v uvítací zprávě. Provozovatelem ISDS je Česká pošta, s.p., příjmy ze zpoplatněných služeb se stávají tržbou tohoto podniku. Uvítací zpráva Informačního systému datových schránek vyzdvihuje: Takto zaslaná zpráva má stejnou váhu, jako kdybyste ji poslali doporučeným dopisem nebo na úřad zanesli osobně, a navíc je zcela zdarma.
Pokud jde o členy statutárního orgánu SVJ, jsou jim přístupové údaje zaslány poštou nebo do jejich vlastní datové schránky. První přihlášení do datové schránky se provede prostřednictvím stránky mojedatovaschranka.cz. K přihlášení obvykle dojde pomocí uživatelského jména a hesla, které byly doručeny.
Doručování fikcí, nebo otevřením schránky
Po změně hesla a zadání e-mailové adresy je datová schránka připravena k použití. Přihlašování do datové schránky uživatelským jménem a heslem je označeno jako nejméně bezpečné – doporučuje se způsob autentizace, který bezpečnost používání datové schránky zvýší (např. bankovní identita).
Pokud se někdo (rozuměj kterýkoli člen statutárního orgánu SVJ) do schránky přihlásí, zpráva se považuje za doručenou dnem přihlášení. Ode dne doručení běží stanovené lhůty, například lhůta pro odvolání proti rozhodnutí. A i když schránku nikdo neotevře, bude dokument považován za doručený.
Podstatou je fikce doručení. Po 10 dnech od doručení do datové schránky je zpráva považována za doručenou, i když nikdo schránku neotevřel. A jak jinak, se všemi právními důsledky. Bude to, jako když někdo nepřebírá poštu.
Pasti používání datových schránek
I samotné nahlédnutí do schránky má své důsledky. K doručení dojde i v okamžiku přihlášení (!!) oprávněné osoby. Jak jsme uvedli výše, má to vliv na běh různých lhůt. Doručeny touto cestou budou všechna rozhodnutí a výzvy správních orgánů. Když se cosi promešká, má to své náklady a důsledky.
Tyto na svých bedrech nesou členové statutárního orgánu, povinnost péče řádného hospodáře je neúprosná. Další pastí kromě fikce doručení je skutečnost, že zprávy jsou ve schránce uloženy po omezenou dobu.
Po uplynutí lhůty 90 dnů je zpráva automaticky smazána. K jejímu obsahu se již není možno dostat (!!). Ano, zprávy ze systému po 90 dnech zmizí.
Co udělat a neopomenout
Krok první je aktivovat službu notifikace (!!). Je-li tato aktivní, pak pokaždé, když je do datové schránky doručena zpráva, systém zasílá automaticky upozornění. E-mailem je to zdarma, prostřednictvím SMS zprávy je Českou poštou účtován 3korunový poplatek. Avízo o doručené zprávě se hodí. Oznámení o zprávě bude doručeno na zadaný e-mail nebo prostřednictvím SMS.
Doručené zprávy je nutné přečíst, archivovat, vyřídit. Kdo si řekne, že zprávu, přílohu, prostě vytiskne a uloží, by měl mít na vědomí, že v případě vytištění nemá originál, ale kopii. Komunikace s úřady je nutné dokázat zdokladovat a taková kopie nemusí mít potřebnou váhu.
Již jsme zmínili, že doručená zpráva je v „datovce“ uložena 90 dní. Pak se automaticky smaže. Existují ale dokumenty, které je nutné uchovat delší dobu. Autorizovanou konverzi do listinné podoby nabídne Czech POINT, není to ale zdarma. I každá započatá stránka konvertovaného dokumentu stojí 30 korun.
Zprávy lze uložit do počítače. Nastupuje otázka řešení ochrany dat a toho, kdo ke zprávám má a může mít přístup. Přímo v datové schránce je dispozici Českou poštou, s.p., nabízená a zpoplatněná služba „Datový trezor“. Služba automaticky archivuje datové zprávy starší 90 dnů od doručení.
Ročně účtovaná cena se odvíjí od volby počtu uložených zpráv. Za 20 zpráv uživatel zaplatí 120 korun ročně, za 5000 zpráv už činí roční poplatek 29,5 tis Kč. Uživatel ale nemusí dokumenty až tak třídit, zakládat, hlídat časová razítka.
Co to znamená pro vlastníky
Náklady na správu opět vzrostou. Někdo to zaplatit musí a zaplatí to vlastníci bytů. Přístup k datové schránce SVJ má statutární orgán, tedy oprávněná osoba, § 8 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb. Oprávněná osoba může stanovit osobu pověřenou (§ 8 odst. 6 výše uvedeného zákona).
Co se týká obsluhy datových schránek, jedna věc je počítačová gramotnost, druhá vlastnictví počítače a potřebného HW a SW vybavení. Jak jsme zmínili, přečíst, archivovat, vyřídit. Klíčové je, kdo schránku otevřel a kdy. Lhůty jsou někdy neúprosné. Praxe zkušeného úředníka velí zavést knihu doručené pošty, vést archiv.
Vše na poli fungování vlastníků očividně směřuje k tomu, že bude najat profesionální předseda SVJ, který bude potřebné zajišťovat na profi úrovni, na klíč. Zadarmo to nebude…
Pohled statutárního orgánu
Je-li statutární orgán, výbor SVJ tříčlenný, dostane svůj přístup do schránky každý člen. Interně je nutné stanovit pravidla pro obsluhu datové schránky – kdo schránku otevírá a zodpovídá za vyřízení. Prostě jednoznačně určit osobu, která bude mít správu datové schránky na starost. Promeškat lhůtu by se mohlo nevyplatit.
A ano, statutární orgán může přístup do datové schránky poskytnout tzv. pověřené osobě. Třeba vybírání datových schránek se smluvně přenese na správcovskou firmu. Může být nastaven i administrátor. Možná se najdou správcovské firmy, které to zahrnou do paušálu za správu. Jiné zavedou měsíční poplatek, řekneme třeba 150 korun měsíčně.
Podstatné je, že každá z osob se do datové schránky přihlašuje zásadně jen prostřednictvím svých přístupových údajů. Takto lze určit, kdo je za úkon odpovědný. Člen statutárního orgánu SVJ má své povinnosti. Je tu odpovědnost, povinnosti a důsledky. Neznalost zákona neomlouvá. Datové schránky jsou další povinností při výkonu funkce. Jedno je jisté, není vlastně jisté, co všechno ještě bude povinné a co si legislativci pro provozování soukromě vlastněných domů vymyslí příště.
Povinnost statutárů společenství s péčí řádného hospodáře obsluhovat datové schránky, které jím stát povinně zřídil, bude cosi stát. Ano, esvéjéčka nově budou muset opět sáhnout svým členům, vlastníkům bytů do kapes. Účetně půjde o náklad na vlastní správní činnost. Ten se mezi vlastníky jednotek rozdělí rovným dílem, nikoli podle velikosti podílů na společných částech. Zadarmo to nebude a bydlení ve vlastním se prodražuje.
ČLÁNKY DO MAILU