Nezaplacená faktura: jak na vymáhání nezaplacených faktur?

S neuhrazenými fakturami se živnostníci, drobní podnikatelé, ale i menší či větší firmy potýkají poměrně často. A vůbec přitom nezáleží na tom, zda se jedná pouze o drobné částky, nebo jde naopak o větší finanční obnos. I jedna nezaplacená faktura totiž může podnikatele dostat do problémů, což v nejhorších případech vede k zadlužení, nebo dokonce k insolvenci.

S vymáháním menších částek podnikatelé většinou váhají. Obvykle se totiž pojí s časovými průtahy a právní náklady značně převyšují sumu na faktuře. Z toho důvodu končí řada nezaplacených faktur promlčením nebo jejich odprodáním za nižší hodnotu, což pro podnikatele samozřejmě znamená zásadní finanční ztrátu.

Jak postupovat, pokud klient neplatí?

Dojde-li k tomu, že zákazník fakturu neuhradí, je potřeba začít takovou situaci co nejrychleji řešit. Samozřejmě se může jednat pouze o opomenutí, problém s platebním příkazem nebo třeba situaci, kdy váš e-mail zapadl do spamu, a proto je dobré klienta upozornit, že k úhradě nedošlo. Pokud je ovšem zákazník ve špatné finanční situaci, otálet s vymáháním faktury se rozhodně nevyplatí. Mohlo by to dopadnout tak, že si budete muset pohledávku odepsat a své peníze už nikdy neuvidíte.

Upomínky na nezaplacenou fakturu

Prvním krokem, který byste měli v rámci vymáhání nezaplacené faktury po uplynutí termínu splatnosti podniknout, je odeslání upomínky. Podle oboru podnikání a konkrétních okolností, které vznik pohledávky provázely, se u některých plateb běžně toleruje zpoždění. V praxi se tak první upomínka dlužníkovi posílá zhruba sedm dní po datu splatnosti.

V prvotní fázi by upomínka nezaplacené faktury měla být vždy pouze slušným připomenutím závazku, který dlužník neuhradil. Už v tuto chvíli se však vyplatí vystupovat rozhodně a srozumitelně sdělit zákazníkovi, co po něm požadujete. Podoba upomínky je přitom individuální a je nutné přizpůsobit ji konkrétní situaci.

Jestliže se opravdu jedná o situaci, kdy klient na uhrazení faktury zapomněl, přehlédl ji v přijaté poště nebo došlo k nějaké administrativní chybě, zaslání upomínky obvykle situaci rychle vyřeší. Pokud se tak ale nestane, pravděpodobně jde o nějaké finanční problémy na straně dlužníka, a je namístě zaslat mu další, o něco důraznější upomínku.

Ve druhé upomínce můžete sáhnout po striktnějším (ale stále slušném) vyjadřování, přičemž není na škodu zmínit negativní důsledky, které by vlivem neuhrazení dlužné částky mohly nastat. Pokud jste si ve smlouvě ujednali zvláštní smluvní podmínky, můžete tak připomenout třeba sankce za jejich nedodržení (smluvní pokuty), ale někdy postačí upozornit dlužníka na to, že s ním v případě nezaplacení již nebudete dále spolupracovat.

Zveřejnění dlužníka

Další z možností, ke kterým se při vymáhání faktur po splatnosti můžete uchýlit, je zveřejnění dlužníka na internetu. V rámci ochrany osobních údajů je to sice u fyzických osob nepřípustné, u právnických osob si však takové jednání můžete v některých případech dovolit. Musíte si ale být naprosto jistí oprávněností své pohledávky.

Zveřejnit dlužníka je možné na různých portálech, kam patří například Centrální registr dlužníků. Vždy ovšem věnujte maximální pozornost stanoveným pravidlům a nezapomeňte dlužníka o tomto kroku informovat. Díky jeho zveřejnění můžete varovat ostatní firmy a OSVČ před neplatícím subjektem, ale zároveň jeho prostřednictvím možná najdete dalšího věřitele, s nímž můžete později podat návrh na zahájení insolvenčního řízení.

Předžalobní výzva

Pokud dlužník i přes veškerou vaši snahu a upomínání zaplatit nehodlá, nezbývá nic jiného než se zaplacení faktury domáhat soudní cestou. Důrazným upozorněním, že hodláte řešit situaci tímto způsobem, je předžalobní výzva, kterou je nutné dlužníkovi zaslat nejméně sedm dnů před podáním samotné žaloby. Jinak by vám totiž soud nemusel přiznat náhradu nákladů řízení, pokud budete ve sporu úspěšní.

Předžalobní výzva by měla obsahovat označení dlužníka i věřitele, výši dluhu, okolnosti jeho vzniku, výzvu k uhrazení dlužné částky, ale také skutečnost, že se svou pohledávku chystáte vymáhat prostřednictvím soudního řízení. Nesmí chybět ani datum a váš podpis, nebo případně podpis právního zástupce.

Výzvu je nutné odeslat poštou, přičemž je dobré zvolit dopis s dodejkou. Díky tomu budete mít následně v ruce důkaz o tom, že adresát zásilku přijal, nebo z jakého důvodu mu nemohla být doručena. Další možností je pak doručení výzvy prostřednictvím datové schránky (má-li ovšem povolené přijímání soukromých zpráv). Pokud ani po doručení předžalobní výzvy dlužník nezaplatí, můžete dále řešit situaci za pomoci soudu.

Podání žaloby

Soudní poplatek za podání žaloby činí až 5 % ze žalované částky, přičemž tuto sumu je možné v případě úspěšného sporu získat zpět, pokud jste včas odeslali dlužníkovi předžalobní výzvu a jste schopní tuto skutečnost soudu doložit. Podat žalobu na dlužníka pak můžete sami, nebo za pomoci právního zástupce.

Podle zákona musí žaloba obsahovat tyto informace:

• přesné označení žalobce, žalovaného i jejich právních zástupců,
• označení soudu, kterému je podání určeno,
• označení žaloby (co je žalováno),
• popis rozhodných skutečností,
• označení důkazů, které žalobce k prokázání skutečnosti navrhuje (žalobní petit),
• co žalobce ve věci navrhuje za řešení (jakého rozhodnutí se domáhá),
• datum a podpis.

Pokud bude žaloba podána u soudu bezchybně a žalobce doloží veškerá svá tvrzení pomocí listinných důkazů, může soud rozhodnout bez jednání platebním rozkazem. V opačném případě pak může být nařízeno jednání, přičemž někdy je nutné další dokazování a soud může žalovanému poslat výzvu, aby se k žalobě vyjádřil.

V případě, že soud rozhodne ve váš prospěch, uloží dlužníkovi povinnost zaplatit dluh ve stanovené lhůtě.Součástí tohoto rozhodnutí bude také poučení, že pokud tak neučiní, může následovat soudní výkon daného rozhodnutí, nebo dokonce exekuce.

Teprve na základě pravomocného a vykonatelného rozhodnutí soudu je možné podat návrh na soudní výkon rozhodnutí, a to k okresnímu soudu v místě trvalého bydliště dlužníka. Výslovně zde pak musíte označit, který majetek by měl být výkonem postižen. Další variantou je podání exekučního návrhu, kde místní příslušnost soudního exekutora není nijak omezena.

Nezaplacená faktura: promlčení

Promlčecí lhůta začíná běžet den po termínu, kdy byla faktura splatná, a činí 3 roky.

Prodej pohledávky

Pokud vám zákazník nezaplatil, opakovaně nereaguje na výzvy a odmítá přistoupit na navrhovaný splátkový kalendář, jedním z dalších řešení je prodej pohledávky společnosti, která se specializuje na jejich vymáhání. V tomto případě je ovšem vhodné postupovat co nejrychleji, přičemž o uskutečnění prodeje a změně věřitele je nutné dlužníka následně informovat.

Co dělat, aby se situace v budoucnu neopakovala?

Základním preventivním opatřením, které vás v budoucnu ušetří problémů s vymáháním nezaplacených faktur, je vaše vlastní pečlivost a důslednost. Vždy proto uzavírejte smlouvy v písemné formě, nechte si vše písemně potvrdit a mějte v pořádku veškerou dokumentaci. I ve chvíli, kdy s obchodními partnery komunikujete pouze prostřednictvím e-mailů, byste měli všechny dodatky ke vzájemné dohodě vždy zanést do smlouvy. E-mailová komunikace totiž jako důkaz v budoucnu nemusí stačit.

Ideální je vytvořit si pro každou spolupráci složku, do které uložíte veškeré důležité dokumenty, kam patří například podepsaná platná smlouva, podepsaná objednávka, dodací listy nebo faktury. Samozřejmě byste měli dbát také na správnost veškerých údajů, protože špatně uvedené informace by při budoucím vymáhání pohledávek mohly zkomplikovat dokazování.

Abyste zabránili tomu, že vám zákazníci nebudou platit, je dobré si své obchodní partnery ještě před začátkem spolupráce prověřit. Můžete tak získat důležité informace o jejich platební morálce nebo případné insolvenci. K tomu slouží například portál justice.cz nebo již zmiňovaný Centrální registr dlužníků.

Jako dobrá prevence fungují také platby předem, nebo alespoň částečné uhrazení pohledávky ve formě zálohy. Významnější a větší zakázky je pak možné rozdělit do několika fází, které se budou hradit zvlášť, čímž efektivně zamezíte vzniku vysokého dluhu.

Mezi nejčastější výmluvy zákazníků, kteří pohledávku nezaplatili, patří tvrzení, že jim faktura vůbec nedorazila. Z toho důvodu je dobré nechat si od svého obchodního partnera potvrdit přijetí každé faktury, abyste měli v budoucnu důkaz o tom, že jste ji opravdu odeslali a zákazníkovi byla doručena. Ideální je nechat si vystavenou fakturu podepsat (v případě e-mailu opatřit elektronickým podpisem), nebo ji poslat doporučeně s dodejkou.