Ne všechny výdaje se dají ovšem považovat za daňově uznatelný náklad, často i výdaje, které firmy považují za naprosto opodstatnitelné. Pro pochopení celé problematiky je potřeba pochopit rozdíl mezi pojmy výdaj a daňově uznatelný náklad. Ne každý výdaj totiž může ponížit náš daňový základ.
Daňově uznatelný náklad je definovaný zákonem o daních z příjmů jako výdaj, který je vynaložený na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Je nutné prokázat, že takový náklad opravdu vznikl. Nejčastějším důkazním prostředkem je faktura, smlouva apod. Samozřejmě tento náklad musí souviset s příslušným účetním obdobím.
Zákon ale některé vybrané výdaje neuznává jako daňově uznatelné náklady. Jako daňově neuznatelné jsou např. náklady na reprezentaci. Mnoho podnikatelů se na nás obrací s tím, že tyto náklady jsou spojené s výkonem jejich činnosti a bez nich by nemohli dosahovat příjmů. Zákon však mluví jasně.
Výdaje/náklady daňově neúčinné můžeme rozdělit do 4 základních skupin.
1. skupina – náklady, které jsou vždy daňově neuznatelné
- Reprezentace,
- nesmluvní pokuty a penále,
- dary,
- ostatní sociální náklady,
- účetní opravné položky,
- účetní rezervy apod.
2. skupina – náklady daňově uznatelné pouze do výše souvisejícího příjmu
Manka a škody, které jsou daňovým nákladem do výše náhrady (náklad na škodu může být plně daňově uznatelným v případě poškození živelnou pohromou nebo škody způsobené neznámým pachatelem).
Hodnota neodpisovaného hmotného majetku (pozemku) při jeho prodeji fyzickou osobou.
3. skupina – náklady daňově uznatelné podle podmínek v zákoně o daních z příjmu
- Výdaje na pracovní a sociální podmínky zaměstnanců.
- Odpisy dlouhodobého majetku.
- Finanční leasing.
4. skupina – náklady, které jsou daňově uznatelné, pokud byly i zaplaceny
- Pokud má být pojistné na sociální a zdravotní pojištění daňově uznatelným nákladem, musí být zaměstnavatelem i uhrazeno, a to nejpozději do konce následujícího měsíce po uplynutí zdaňovacího období.
- Daň z nemovitých věcí.
- Smluvní pokuty a úroky z prodlení (platí jenom pro pokuty, penále, úroky a poplatky z prodlení vyplývající ze závazkového vztahu).
Firemní oblečení
Dalším velkým problémem pro podnikatele je, zda a případně jak je možné si uplatnit oblečení jako daňově uznatelný náklad. Takový náklad mohou do svého účetnictví promítnout pouze v případě, že dané oblečení používají pouze k výkonu své pracovní činnosti, v některých případech by mělo být opatřeno logem společnosti a některé firmy k tomu mají i interní směrnice.
Uplatňujete oblečení jako daňově uznatelný náklad?
Nezřídka se stává, že nám klient přinese doklad od obleku, klientky doklad od kabelek. V některých případech doporučujeme, aby takové náklady klient ve svém účetnictví neuváděl. V některých případech je však naprosto jasné, že to je daňově uznatelný náklad, zejména u obchodníků, kteří potřebují dostatečně reprezentovat svoji firmu.
Co nejvíce podnikatelé řeší?
Náklady na reprezentaci
Pohoštění, občerstvení, dary jsou daňově neúčinné.
Reklamní nebo propagační předmět
Musí být označen názvem obchodní firmy nebo ochrannou známkou poskytovatele tohoto předmětu. Zároveň nesmí hodnota tohoto předmětu přesáhnout hranici 500 korun bez DPH a nesmí být s výjimkou tichého vína předmětem spotřební daně.
Firemní stravování zaměstnanců a nápoje pro zaměstnance
Příspěvky na stravování zajišťované prostřednictvím jiných subjektů a poskytované až do výše 55 % ceny jednoho jídla za jednu směnu, maximálně však do výše 70 % stravného vymezeného pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů při trvání pracovní cesty 5 až 12 hodin za směnu, která trvá min. 3 hodiny.
Nealkoholické nápoje
Hodnota nealkoholických nápojů poskytovaných zaměstnavatelem zaměstnancům na pracovišti je osvobozena od daně z příjmu u zaměstnanců. U zaměstnavatele je daňovým nákladem pouze voda (a to i balená).
Náklady na pracovní oblečení a jeho údržbu
Jedná se pouze o oblečení, které zaměstnanec může nosit pouze v průběhu pracovního výkonu. Částky za opotřebení nářadí zaměstnance i příspěvek na udržování oblečení je možné paušalizovat.
Náklady na zabezpečení přechodného ubytování
Pokud obec trvalého bydliště není shodná s obcí přechodného ubytování, nepeněžní plnění poskytnuté zaměstnavatelem ve formě přechodného ubytování je osvobozeno od daně z příjmu maximálně do hodnoty 3500 Kč měsíčně.
Doprava, přeprava a cestovní náhrady zaměstnancům
Práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, pokud zákon nestanoví jinak, jsou pro zaměstnavatele daňově účinné. U zaměstnance jde o zdanitelný příjem, a to ve výši obvyklého jízdného.
Cestovní náhrady na tuzemskou a zahraniční pracovní cestu
Zaměstnanci vzniká nárok na stravné, ubytování, dopravu, náklady spojené se služební cestou, kapesné (pouze u zahraniční pracovní cesty).
Odborný rozvoj a rekvalifikace zaměstnanců
Aby se pro zaměstnavatele jednalo o daňově účinný náklad a zároveň u zaměstnance o příjem osvobozený od daně z příjmů, musí to být nepeněžní forma úhrady zaměstnanci (zaměstnavatel zasílá peněžní prostředky rovnou vzdělávacímu zařízení, ne na účet zaměstnance) a vzdělání/rekvalifikace musí souviset s předmětem činnosti zaměstnavatele.
Kultura, rekreace, tělovýchova
Vždy se jedná o daňově neúčinný náklad pro zaměstnavatele. Nepeněžní plnění poskytnuté zaměstnavatelem zaměstnanci za účelem benefitu rekreace je od daně z příjmu osvobozeno do částky 20 000 Kč za rok vč. rekreace pro rodinného příslušníka.
Pojistné na penzijní a životní pojištění
Do 50 000 korun za rok dohromady pro penzijní (důchodové) připojištění a životní pojištění při splnění podmínek je osvobozeno od daně z příjmů a neodvádí se z něj ani sociální a zdravotní pojištění (daňový odečet pro zaměstnance na penzijní spoření a taky na životní pojištění v rámci daňových úlev je 24 000 Kč).
