Jak si zřídit datovou schránku pro fyzické i právnické osoby?

Co je datová schránka?

Datová schránka je informační systém veřejné správy, který umožňuje podávat a přijímat úřední dokumenty v elektronické podobě. Tento způsob komunikace v současné době nahrazuje klasické doručování dokumentů v listinné podobě. Jedná se vlastně o projekt, jehož cílem je rychlejší, levnější a spolehlivější vyřízení úředních dokumentů jak pro uživatele datových schránek, tak pro orgány veřejné správy.

Legislativní úprava

Legislativní úpravou datových schránek se v České republice zabývá zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Zřizovatelem a správcem je Ministerstvo vnitra ČR.

Zřízení datové schránky

Způsoby zřízení datové schránky se liší podle osoby žadatele. Jinak probíhá zřízení v případě fyzické osoby, jinak u živnostníka, právnické osoby nebo orgánů veřejné správy. Podívejme se na tuto problematiku podrobněji.

Zřízení datové schránky pro FO:

Pro fyzické osoby jsou datové schránky nepovinné. Záleží jen na osobním rozhodnutí potenciálního žadatele. Pokud se fyzická osoba pro zřízení datové schránky rozhodne, k vlastnímu zřízení dochází do třech pracovních dnů od podání žádosti.

FO – způsoby podání žádosti:

První možností pro podání žádosti je CZECH POINT, který lze nalézt na vybraných pobočkách České pošty, městských úřadů nebo městských částí. Druhou možností je zaslání žádosti společně s úředně ověřeným podpisem poštou na adresu Ministerstva vnitra. S tím je spojený poplatek za ověření podpisu ve výši 30 Kč. Třetí možností je elektronická pošta, kdy žadatel zašle vyplněnou a podepsanou žádost elektronickým podpisem na příslušnou adresu ministerstva vnitra.

Náležitosti žádosti FO:

Žádost, stejně jako kterýkoliv jiný úřední dokument, má také své předepsané náležitosti: 

• jméno a příjmení žadatele, popřípadě jeho změny,
• rodné příjmení,
• datum a místo narození (v případě cizinců stát, na jehož území se osoba narodila),
• státní občanství,
• úředně ověřený podpis osoby.

Přístup do datové schránky FO:

Přístup do datové schránky má osoba, pro niž byla datová schránka zřízena. Dále je to osoba zmocněná, pro niž byla datová schránka zřízena a má stanovený rozsah jejího užívání. Dále je tzv. administrátor, který činí úkony ve vztahu k pověřeným osobám a ministerstvu.

Zpřístupnění datové schránky:

Přihlášení do datové schránky umožňuje ministerstvo vnitra pomocí přístupových údajů nebo elektronických prostředků. Vyhláška ministerstva dále stanovuje technické podmínky a bezpečnostní zásady pro přístup do datové schránky. Přístupové údaje zasílá ministerstvo do vlastních rukou žadatele, bezodkladně po zřízení datové schránky. K vlastnímu zpřístupnění pak dojde prvním přihlášením a nejpozději do 15. dnů ode dne doručení přístupových údajů.

Znepřístupnění datové schránky FO:

Ke znepřístupnění datové schránky dochází ke dni:

• úmrtí zřizující osoby,
• nabytí právní moci rozhodnutí o zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům,
• rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého,
• omezení osobní svobody (vazba, výkon trestu odnětí svobody, ochranné léčení).

Zřízení datové schránky pro PO:

Právnické osoby, které jsou zapsané v obchodním rejstříku, mají datovou schránku zřízenou automaticky. V případě, že PO ještě zapsána není, je jí schránka zřízena bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o zapsání PO do obchodního rejstříku. PO má nárok na zřízení jedné datové schránky a stejně jako u FO je její zřízení bezplatné.

Náležitosti žádosti PO

• název nebo obchodní firma,
• identifikační, registrační nebo evidenční číslo subjektu,
• adresa sídla,
• jméno, příjmení, datum narození a adresa pobytu osoby, která jedná jménem společnosti,
• stát registrace právnické osoby,
• úředně potvrzený podpis osoby, která je oprávněná jednat jménem právnické osoby.

Přístup do datové schránky PO:

K přístupu do datové schránky je oprávněn statutární orgán PO, člen tohoto orgánu a vedoucí organizační složky podniku v zahraničí. Dále je to pověřená osoba v jím určeném rozsahu.

Zpřístupnění datové schránky PO:

Stejně jako u FO, tak u PO jsou přístupové údaje zasílány ministerstvem do vlastních rukou. Na žádost PO může ministerstvo zaslat tyto údaje do vlastních rukou také pověřeným osobám.

Znepřístupnění datové schránky PO:

Ke znepřístupnění datové schránky dochází ke dni:

• výmazu z evidence stanovené zákonem,
• zrušení společnosti a v případě notáře nebo soudního exekutora ke dni zániku funkce,
• žádosti osoby, pro níž byla datová schránka zřízena (zrušení nejpozději 3. pracovní den po dni podání žádosti)

Doručování dokumentů

Pokud to povaha dokumentu umožňuje a pokud FO a PO má přístupnou svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokumenty jejím prostřednictvím. K doručení pak dochází okamžikem přihlášení osoby do datové schránky. Tento způsob doručení má stejnou váhu jako doručení do vlastních rukou. V případě, že se osoba do datové schránky nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání dokumentu do schránky, dokument se považuje za doručený posledním dnem této lhůty.

Výhody a nevýhody datových schránek

Mezi hlavní výhody datových schránek patří rychlost doručení, úspora času a přístupnost z jakéhokoliv místa, kde je připojení k internetu. Výhodou zejména pro úřady je jistota toho, že se příjemce nemůže vyhnout doručení poslaného dokumentu. Určitou nevýhodou pro uživatele datových schránek je nutnost jejich pravidelného vybírání. Dále není vhodná pro ty osoby, které nemají přístup k internetu, nebo jim nechodí mnoho úřední korespondence. Aby se uživatelé datových schránek vyhnuli tomu, že jí zapomenou včas vybrat, mohou si nastavit příchozí upozornění emailem nebo smskou.