Jaké jsou aktuální možnosti evidence tržeb a pokladních systémů? (Porovnání)

Bez EET můžete k evidenci tržeb použít tužku a papír, vytvořit si tabulku v Excelu nebo využít pokladní systém. Pokud máte stovky prodejů měsíčně, určitě tušíte, že je pro vás relevantní pouze poslední možnost. V následujícím textu se dozvíte, jaké máte možnosti, na co si dát pozor a kolik to bude stát. Zaměříme se přitom na menší podnikatele, kteří nechtějí platit víc, než je nezbytné, nebo hledají bezplatné a funkční řešení s využitím toho, co již mají k dispozici.

V březnu roku 2022 vláda České republiky dospěla k rozhodnutí ukončit provoz Elektronické evidence tržeb (EET). V důsledku tohoto rozhodnutí neexistuje od počátku roku 2023 ani povinnost, ani možnost předávat informace o tržbách Finanční správě. Přesto mohou subjekty až do konce roku 2023 konzultovat data, která byla v minulosti systému EET odeslána, a to prostřednictvím aplikace Elektronická evidence tržeb. Kromě toho je k dispozici i možnost vyžádání detailního výpisu z těchto záznamů.

Toto rozhodnutí eliminuje nutnost využívání pokladních systémů při prodeji. Avšak zákonné povinnosti vyžadují, aby tržby byly i nadále řádně evidovány – a to jak z hlediska účetního zpracování, tak z hlediska potenciální kontroly ze strany finančního úřadu. Jednou z možností je manuální zaznamenávání každého prodeje do záznamní knihy či deníku. Jinou metodou je digitalizace procesu, přímo prostřednictvím účetního softwaru. V každém případě musí obchodní subjekty, na vyžádání, poskytnout zákazníkovi doklad o transakci.

Ruční zaznamenávání finančních transakcí v současné éře technologie nemusí být vždy nejpraktičtějším řešením, zejména u subjektů s vyšším počtem transakcí. Proto je stále častější využití nejrůznějších pokladních systémů, známých také jako POS (Point of Sale).

Existuje řada bezplatných aplikací dostupných pro mobilní zařízení či počítače. Ačkoliv nemusí mít vždy všechny pokročilé funkce, nabízejí pro mnohé subjekty adekvátní řešení. Výhody zahrnují možnost tisku dokladu přímo na místě, rychlejší zpracování transakce, snadné dohledání historie plateb a minimalizaci chyb díky automatizaci. Elektronická evidence také zjednodušuje práci účetních a působí profesionálněji na klientelu, což může pozitivně ovlivnit obraz daného obchodního subjektu.

Bezplatné systémy POS většinou nenabízejí pokročilejší funkce, jako např. skladové hospodářství, podrobné statistiky prodeje nebo třeba mapu stolů. Také zpravidla nenabízejí zákaznickou podporu, nicméně mnoha obchodníkům a řemeslníkům může takové řešení plně postačovat.

Je praktičtější, abyste se při výběru těchto aplikací obchodníci zaměřovali na produkty vytvořené v České republice nebo s českou podporou. Důvod? Zajišťují kompatibilitu s místní legislativou a v případě jakýchkoli změn, například opětovného zavedení elektronické evidence tržeb, lze očekávat, že tyto české systémy budou schopny reagovat mnohem rychleji než jejich mezinárodní protějšky.

V době rozmachu EET existovalo mnoho bezplatných aplikací, nicméně s jejím zrušením byl ukončen jejich vývoj a není jistota, že bude v případě jakýchkoliv legislativních změn obnoven. Pořád ale existuje výběr a uvádím pár tipů.

Profi Účtenka

Pokladna od renomovaného hráče na trhu představuje jednoduchý, avšak funkční nástroj. Nabízí tvorbu položek, kategorizaci, kalkulační prodej, uzávěrky a umožňuje platby jak v hotovosti, tak kartou.

Je intuitivní v ovládání, ideální pro dlouhodobé využití a výhodou je i dostupná zákaznická podpora. Pokročilé funkce jako správu zákazníků, rozdělení plateb, parkování účtu samozřejmě nečekejte.

Elementary POS

Elementary POS ve svém bezplatném balíčku přináší poměrně hodně funkcí. Klíčovou výhodou je, stejně jako u Profi Účtenky, neomezený počet položek a stálá funkčnost bez obav z vypršení „trial“ doby.

Aplikace zahrnuje základní funkce a přidává statistiky prodejů, vzdálenou kancelář, základní správu skladu, podporu více pokladen, řízení uživatelů. Na rozdíl od předchozí aplikace je zde navíc komfortní automatické zálohování dat do cloudu, což minimalizuje riziko jejich ztráty.

PEXESO Kalkulačka

V pokladním světě se prezentuje PEXESO ve své zjednodušené verzi, která upoutá oko svým designem a zároveň nabízí funkce jak pro položkový, tak kalkulačkový prodej. Má pěkně zpracované přehledy prodejů. Jejím kamenem úrazu je slabá aktualizovanost – jev, který u bezplatných aplikací nepřekvapuje.

Fakturační systémy

Pro ty, kteří nevyžadují plnohodnotnou pokladnu, ale spíše potřebují efektivní nástroj pro vystavování faktur, stojí za zmínku služby jako Fakturoid či iDoklad. Tyto platformy nabízí přívětivé webové rozhraní a intuitivní mobilní aplikace.

V rámci bezplatných verzí nabízí uživatelům vše podstatné. Samozřejmě, placené verze lákají svými rozšířenými a často velmi užitečnými funkcemi. Zajímavá je i integrace iDokladu v Profi Účtence, které ale zajímavé funkce nabízí až s placenými tarify.

Pestrý výběr aplikací a řešení

Na českém trhu s placenými pokladními systémy panuje bohatá diverzita. K dispozici je široké spektrum kvalitních a ověřených řešení, mezi kterými jsou významné rozdíly v ceně i funkcionalitě. Klíčovou roli při výběru hraje uživatelské rozhraní; některé systémy mohou být intuitivní a přívětivé, zatímco jiné mohou být pro některé uživatele méně srozumitelné. Je praktické využívat nabídky těch firem, které umožňují vyzkoušet své systémy bez závazků.

Pro rychlý přehled o funkcionalitě systému mohou být užitečná promovidea dostupná na webových stránkách daných firem.

Aplikace pro mobily a tablety

Pro základní orientaci v moři kvalitních českých pokladních systémů nabízím seznam prověřených aplikací určených pro operační systém Android. Proč zrovna Android? Hardware pro tento operační systém je nejen široce dostupný, ale v mnoha případech i praktičtější než tradiční počítače či notebooky.

Klíčem pro výběr konkrétních systémů byla dostupnost základních funkcí, jako je propojení s platebním terminálem, skladové hospodářství, otevřené účty, vzdálená správa a další, pro reálné podnikání nezbytné funkcionality. Další kritérium pak byla rozšířenost, český původ, množství stažení a kladné recenze v obchodě Google Play.

Český původ je nezbytný pro splnění všech zákonných náležitostí, které by mohly v budoucnu přijít. A nemusí jít jen o opětovné zavedení EET. Všechny uváděné částky jsou včetně DPH. Informace byly získány z webu jednotlivých produktů, z infolinky i z testování všech zmíněných pokladen.

Dotykačka (Seyfor, a. s.)

Jde o nejpoužívanější pokladní systém na českém trhu. Nabitý funkcemi nabízí vše od základních pokladních operací přes správu uživatelů až po integraci platebních terminálů. 

Poskytuje přehled o tržbách, podporuje tvorbu porcí, správu zákazníků a věrnostní programy, umožňuje snadnou tvorbu denního menu a obsahuje řadu dalších nástrojů usnadňujících každodenní provoz. Firma Seyfor nabízí mimo samotné aplikace i vlastní hardware a platební terminál včetně nejrůznějšího příslušenství (tiskárna, skener, zákaznický displej aj).

Tento systém se pyšní opravdu širokou škálou praktických funkcí. Dokáže zpracovávat tisíce účtů a položek a podporuje neomezený počet uživatelů a transakcí. Uživatelé ocení funkce, jako je přehledné zobrazení obsazenosti stolů, speciální akce typu happy hours, možnost objednávání s sebou a sledování spotřeby ingrediencí. Systém je vhodný pro podniky s rozsáhlými skladovými položkami, kde je potřeba efektivní vzdálená správa.

Tento pokladní systém představuje flexibilní řešení vhodné pro různé typy podnikání. Je ideální nejen pro restaurace, kavárny a bary, ale i pro obchody, stánkový prodej a poskytovatele služeb včetně řemeslníků a živnostníků. Díky své univerzálnosti se stává výhodnou volbou pro podnikatele z různých oborů. Tomu napomáhá i možnost integrace Dotykačky s dalšími systémy, jako jsou účetní programy, e-shopy, kamerové systémy, objednávkové systémy a platební terminály. To přináší možnost vytvářet komplexní obchodní ekosystém, který lze efektivně ovládat.

Zákaznický servis je u Dotykačky na vysoké úrovni s nepřetržitou technickou podporou dostupnou každý den v týdnu. K tomu nabízí i podrobné návody a videa, které jsou součástí licence, stejně jako pravidelná bezplatná školení pro zákazníky.

Nabízené tarify jsou

• SNADNO – 7289,04 Kč/rok,
• NAPLNO – 14 694,24 Kč/rok a
• NEOMEZENĚ – 24 567,84 Kč/rok.

Pokud se obejdete bez práce se skladem, bude vám stačit tarif SNADNO. Do mého srovnání však patří až tarif NAPLNO, který bude vyhovovat většině podnikatelů. Nejvyšší tarif nabízí navíc funkce pro hotely a objednávkové služby. Cenu všech tarifů je možné ještě snížit při pořízení pokladny spolu s platebním terminálem.

Elementary POS (eetplus s.r.o.)

Novější pokladní systém je navržený pro různé obory podnikání, umožňuje používat Android telefon nebo tablet jako plnohodnotnou pokladnu. Firma vyvíjí systém od roku 2018, ale i přes relativně krátkou dobu vývoje si aplikaci oblíbilo ohromné množství uživatelů po celém světě a počtem instalací dotáhla Dotykačku. 

Jedná se o komplexní pokladní software, který je zároveň elektronickou pokladnou, umožňuje udržovat přehled o tržbách a jejich export do XLS (MS Excel) reportů, tvořit uzávěrky, provádět inventuru, tisknout účtenky na přenosných tiskárnách a přijímat platební karty i realizovat platby přes QR kód.

Dále podporuje řízení skladu v reálném čase, načítání čárových kódů, online i offline prodej a mnoho dalších funkcí specifických pro různé druhy podnikání, jako jsou prodejny, restaurace či stánkaři. Velkou výhodou je možnost vytváření libovolného počtu pokladen a jejich společná správa. Unikátní je také funkce vlastního designu účtenek. Prodej je možný položkami, kalkulačkou nebo QR kódem.

Součástí systému je Elementary POS Kancelář, což je online platforma pro správu firemních údajů, prodejních položek, kategorií a skladů. Dále zde můžete detailně zkoumat statistiky prodeje, zobrazovat i tisknout účtenky, nahlížet na stav hotovosti v pokladnách nebo nastavovat práva uživatelů. Kancelář také poskytuje API pro integraci s externími aplikacemi. Snadné je rozšíření o zákaznické displeje nebo objednávkové obrazovky do kuchyně nebo na bar.

Zajímavou funkcí je objednání prostřednictvím QR kódů. Tato funkce umožňuje zákazníkům pohodlně vytvořit objednávku přímo ze svého chytrého telefonu. Stačí naskenovat QR kód umístěný v provozovně a můžete vybírat z nabízených produktů. Po odeslání dojde k vytvoření objednávky, kterou obsluha vidí přímo v pokladně.

Elementary POS se nabízí v bezplatné verzi, která umožňuje tisk na USB a Bluetooth tiskárnách, neomezený počet pokladních zařízení a účtenek, automatické zálohování do cloudu a další funkce. Prémiová verze pak za roční poplatek 1548 Kč přidává detailní sledování prodejů, pokročilé exportní možnosti a řízení skladu v reálném čase.

Firma nabízí také nejvyšší tarif Individual za 7080 Kč za rok, kde získáte rychlejší podporu, možnost individuálního nastavení systému a detekci podezřelého chování obsluhy. Do mého srovnání je tedy logickou volbou tarif Premium. 

KASAmax (KASAmax EU s.r.o.)

Pokladní aplikace KASAmax je navržena tak, aby vyhovovala různým typům podnikání, jako jsou obchody, stánkový prodej, služby a gastro provozy. Aplikace umožňuje markování položek buď s pevně stanovenou cenou, nebo s libovolnou částkou a také poskytuje výběr sazeb DPH podle potřeb konkrétního podnikání.

Mezi další klíčové funkce patří pokladní uzávěrky, markování na více účtů a podrobné přehledy transakcí. Vzdálená správa prostřednictvím KASAmax Backoffice umožňuje správu map stolů, skladových operací, zákaznických slev, dárkových poukazů a integračních funkcí s e-shopy.

V oblasti prodeje aplikace nabízí rychlé účtování, podporu pro různé typy platby, možnost nastavení slev, přehled účtenky před vystavením, automatický tisk a odeslání účtenek na e-mail, správu otevřených účtů a integraci s platebními terminály. Správa sortimentu zahrnuje organizaci položek a skupin, podporu měrných jednotek a konfiguraci barev a ikon.

KASAmax Backoffice (Kancelář) poskytuje přehled o aktuálních transakcích, stavu skladu, cenících a kurzovních lístcích, což zjednodušuje správu podniku. Tato backoffice řešení také umožňují tisk bonů a přehlednou kontrolu nad provozovnou.

Obecná nastavení pokladny nabízí přizpůsobení uživatelského rozhraní, režim proti uspání zařízení a zámek na otáčení obrazovky. Je zde i možnost nastavit notifikace o změnách z KASAmax Backoffice, testovací režim a podpora pro různé typy poplatníků DPH. Systém dále nabízí integraci s platebními terminály, napojení na e-shopy, režim prodeje s sebou a inovativní možnosti markování, včetně platby QR kódem.

KASAmax je k dispozici pro 30denní bezplatné zkušební období, s možností přechodu na Lite verzi, která je bezplatná, ale má funkční omezení a, co je podstatné, je limitována počtem účtenek na měsíc.

Uživatelé mohou zakoupit aplikaci s 6měsíční, 12měsíční nebo neomezenou licencí.

Neomezenou licenci nelze bohužel zakoupit pro kancelář ani pro mobilního číšníka, a tak pro plnohodnotný pokladní systém budete nuceni platit pravidelně. Nevýhodou může být pro někoho také samotný systém nákupu různých aplikací. Samostatně se prodává

• pokladna – 4222,90 Kč/rok,
• kancelář – 4222,90 Kč/rok a
• mobilní číšník – 3617,90 Kč/rok.

Pro mé srovnání použiji součet funkcí i ceny za pokladnu a kancelář, což činí 8445,80 Kč na rok.

KASAFIK (KASA FIK s.r.o.)

Tento pokladní systém představuje moderní řešení pro správu a zpracování objednávek s možností online vzdáleného ovládání. Je navržen tak, aby uspokojil nejrůznější typy podniků a usnadnil správu jak na místě, tak na dálku. Aplikace je vybavena objednávkovým a vyvolávacím systémem, který usnadňuje zákazníkům objednávání a platbu prostřednictvím mobilních zařízení, což je ideální pro venkovní akce, festivaly a koncerty (platí až od tarifu MASTER).

Systém umožňuje snadné a rychlé vystavování účtenek, efektivní správu objednávek, tisk do kuchyně, správu stolů a účtů. Samozřejmostí je online dohled, který zajišťuje, že můžete sledovat prodeje a operace na pokladně kdykoliv a odkudkoliv. Je zde k dispozici pokročilá správa skladu a analytické funkce pro předpovídání obchodních trendů a lepší řízení podniku.

Firma nabízí kvalitní zákaznickou podporu, a to formou vzdáleného přístupu, ale i pomoc na místě.

V nabídce jsou dva základní tarify:

• STANDARD – 4922,28 Kč/rok a
• PREMIUM – 11 093,28 Kč/rok.

Tarif Standard je vhodný, pokud vám stačí 2000 položek v ceníku, nepotřebujete pracovat se skladem a nepotřebujete vzdálenou správu. Tarif Premium má sice překvapivě omezení na 10 000 položek, ale pokud se s tímto spokojíte, získáte plnohodnotný pokladní systém. Tarif Premium je také součástí mého velkého srovnání. 

PEXESO (EkoBIT, spol. s r. o.)

Pokladna se nabízí ve variantě pro gastroprovoz a pro obchod. Obě verze stojí stejně a liší se vzhledem a způsobem práce. Systém podporuje práci s produkty a skladem. Podporuje EAN kódy a jejich snadné propojení s e-shopem. Tento pokladní systém lze připojit k obchodním vahám a umožňuje účtování podle hmotnosti zboží. 

Systém zahrnuje všechny důležité funkce jako nastavení parametrů pro produkty, správa vratek a objednávek, propojení s váhami a výpočet ceny podle času či hmotnosti. Také umožňuje účtování zboží pomocí čtečky čárových kódů, správu skladů, propojení s platebními terminály a síťová řešení pro centrální pokladny pro větší obchodní řetězce. Pokladna zahrnuje pokročilé správy produktů, skladů, účtů a finančních transakcí s hotovostí. Dále nabízí vzdálenou správu pokladen, obsáhlé statistiky a reporty a věrnostní programy pro zákazníky.

Nelze opomenout ani další obecné funkce, jako jsou zákaznické displeje, platby elektronickými stravenkami a správa více uživatelů. K tomu je připojení periferií jako čtečky čárových kódů, pokladní zásuvky a bezpečnostní kamery. K dispozici jsou i funkce pro zálohování dat na různá média nebo do cloudu a různé doplňkové moduly, včetně věrnostního systému.

Firma nabízí dvě základní verze systému, a to

• se skladem – 7114,80 Kč/rok
• a bez skladu – 5662,80 Kč/rok.

Toto patří spíše k levnějším řešením, které může ale dále narůst při dokoupení rozšiřujících modulů. Jedním z potenciálních benefitů tohoto systému je možnost jednorázového nákupu, která uživatelům umožňuje získat trvalou licenci. Je třeba však poznamenat, že po uplynutí prvního roku zákazníci přicházejí o přístup k zákaznické podpoře. Tu je nicméně možné dále dokupovat.

Výhody a nevýhody

Rychlý přehled pozitivních a negativních vlastností jednotlivých pokladních systémů:

1. Dotykačka

+ Jednička na trhu
+ Nespočet funkcí pro každé odvětví
+ Poskytuje také hardware, a to včetně vlastního řešení platebního terminálu
+ Nonstop podpora
− Nejdražší z nabízených aplikací
− Nenabízí žádnou variantu zdarma (prvních 30 dní zdarma)
− Pro každou pokladnu nutná samostatná licence

2. KASA FIK

+ Moderní pokladna s velkým množstvím funkcí pro všechny typy podnikání
+ Dvojka na trhu s pokladními aplikacemi
+ Nabízí také vlastní hardware pro bezproblémový chod
− Zdarma pouze na 10 dní
− V ceně licence pouze jedna pokladna (mobilní číšník v ceně)

3. KASAmax

+ Možnost zakoupit doživotní licenci (platí pro pokladnu; pro kancelář je v nabídce jen předplatné)
+ Funguje i na zařízeních firmy Apple
+ V nabídce obchodu vlastní hardware
− Pro plnou správu a přehled nutné zakoupit dvě aplikace (Pokladna a Kancelář)
− Mobilní číšník jen za příplatek

4. Elementary POS

+ Nabízí použitelnou verzi zdarma
+ Nízká cena za licenci Premium
+ V rámci jedné licence neomezený počet pokladen a mobilních číšníků
− Chybí mapa stolů
− Adresář zákazníků neumožňuje nastavovat slevové programy

5. PEXESO

+ Možnost jednorázové platby (podpora je takto zaplacena na jeden rok)
+ Snadno konfigurovatelný systém
+ Nižší cena oproti většině konkurence
− Někomu nemusí vyhovovat vzhled aplikace
− Za rozšiřující moduly se platí dodatečně 

Jak si vybrat?

Trh s pokladními systémy je rozmanitý, odpovídá různorodým potřebám podnikatelů. V našem článku jsme vám představili výběr nejčastěji používaných pokladních systémů v České republice. Při hledání naleznete i mnoho dalších možností, i když tyto mohou mít na trhu menší zastoupení.

Pro ty, kteří váhají s výběrem nejvhodnějšího řešení, je dobrým krokem obrátit se na odborníka, který pomůže s výběrem a eventuálně s instalací systému. Ta bývá obvykle jednoduchá a intuitivní, stejně jako následné nastavení, avšak specifika se mohou lišit v závislosti na typu podnikání. Ať už jde o malou řemeslnou dílnu, prodejnu oděvů, či potravinářský obchod s tisíci produkty, každá situace vyžaduje individuální přístup.

Přestože následná změna pokladního systému v budoucnu může proběhnout hladce, a někdy dokonce s finančním bonusem od nového poskytovatele, měli by podnikatelé pamatovat na riziko ztráty prodejních dat a statistik. Je tedy důležité pečlivě zvážit všechny aspekty před provedením změny. Vyberte si pokladní systém, který nejen splní vaše aktuální požadavky, ale bude také schopen růst s vaším podnikáním do budoucna.