Špatně zaúčtovaný software může vést ke konfliktu s finančním úřadem či dokonce policií

Praha, 5. prosince 2005 – Špatná evidence softwaru v účetnictví může tuzemské firmy dostat do velkých problémů. Podle zkušeností organizace BSA, která sdružuje výrobce komerčního softwaru, se mohou společnosti dostat například do konfliktu s finančním úřadem, pokud neevidují pořízený software jako drobný nehmotný majetek.

„Účetní oddělení si totiž často chtějí ušetřit práci s inventarizací softwaru a celou hodnotu pořízeného softwaru zaúčtují rovnou do nákladů bez další evidence. Ačkoli tak učiní v souladu s účetní metodikou, finanční úřad může odmítnout uznat následně vynaložené náklady spojené s údržbou a technickým zhodnocením softwaru,“ vysvětlil problém Jan Hlaváč, tiskový mluvčí aliance BSA.

Daňoví poradci proto doporučují klientům programové i hardwarové vybavení, které nesplňuje podmínky pro zařazení do dlouhodobého majetku firmy, účetně evidovat. „Doporučujeme tento drobný nehmotný nebo drobný hmotný majetek účtovat na podrozvahových účtech, a to až do jeho vyřazení z používání. Pak je jednoduše prokazatelné, že firma oprávněně vykazuje náklady spojené s provozem, případně technickým zhodnocením výpočetní techniky,“ řekl auditor a bilanční účetní Pavel Novotný z firmy AUDIT NOVOTNÝ.

Praxe je ovšem taková, že mnoho podniků – a to i velkých – jako nehmotný majetek evidují pouze software v hodnotě nad 60 tisíc korun, který tak splňuje podmínku pro zařazení do dlouhodobého nehmotného majetku. Zároveň si ovšem dávají měsíčně do nákladů desetitisícové výdaje na správu informační infrastruktury bez ohledu na to, zda se jedná o dlouhodobý nebo drobný nehmotný majetek. „Záleží samozřejmě na uvážení správce daně při finanční kontrole, každopádně se ale těžko prokazují vynaložené náklady na údržbu či technické zhodnocení něčeho, co podle účetnictví firmy vlastně neexistuje,“ dodal Novotný.

Důsledná evidence softwaru může manažerům také zásadně pomoci v případě, že policie firmu prošetřuje kvůli podezření z užívání nelegálního softwaru. Management totiž může snadněji prokázat, jaký software firma užívá a kde je instalovaný. „Případy, kdy firmu vyšetřuje policie kvůli podezření z nelegálního užívání softwaru, se totiž rok od roku množí. Z více jak 90 procent se jedná o trestní ohlášení některého ze zaměstnanců,“ dodal Jan Hlaváč.

Podle zkušeností BSA ale firmám dělá problémy účetní doklady a licenční dokumentaci k pořízenému softwaru vůbec dohledat a dopouštějí se různých chyb. To se promítá i v případném soudním řízení. Chybou je například skartování účetních dokladů k softwaru v době, kdy se ještě programy užívají. „Pokud účetní doklady slouží i pro jiné účely – související například s ochranou autorských práv – jsou firmy ze zákona povinny uchovávat je po celou dobu užívání softwaru, byť z pohledu účetnictví mohou být doklady už vyřazené,“ dodal auditor a bilanční účetní Pavel Novotný.

Firmy by měly pečlivě evidovat i software, který získaly jinou cestou než nákupem, například darem či převodem z jiného vlastníka. Musí být schopny doložit patřičné darovací či převodní smlouvy – může to ale být i doklad, že se jedná o výhru ze soutěže. „Policie bude chtít tyto doklady vidět, protože slouží jako důkaz o legálním nabytí softwaru. Pečlivá evidence softwaru je nutností, bez ní se může stát dohledání účetních dokladů k jednotlivým licencím doslova noční můrou. Policie totiž může chtít ověřit doklady staré několik let,“ upřesnil Jan Hlaváč z BSA.

Paradoxně firmy evidenci a inventarizaci softwaru značně podceňují, byť by se bez něj neobešly a jeho užívání zásadně ovlivňuje firemní hospodářské výsledky. Podle zkušeností BSA je to bohužel i proto, že v mnoha firmách vědomě užívají software nelegálně. Nemají tedy co evidovat. „Pokud firma s padesáti zaměstnanci legálně drží licence jen na deset instalací kancelářského softwaru, tak management má co vysvětlovat. Může to být i pádný důkaz pro soud, že vedení firmy v tomto ohledu pochybilo. Manažeři se totiž často u soudu vymlouvají, že o instancích nelegální softwaru nevěděli. Účetnictví však mluví jasnou řečí,“ shrnul Jan Hlaváč, tiskový mluvčí BSA.

Jednatelé a vedení firem mohou nést odpovědnost za případný nelegální software užívaný ve společnosti, a to i v případech, kdy se nepodaří nalézt konkrétního viníka instalace nelegálního softwaru. Firmám za užívání nelegálního software hrozí vysoké peněžité tresty, propadnutí věci či dokonce odnětí svobody až na pět let – v případě bezprostředních pachatelů. Dále musí obvykle zaplatit vysoké finanční částky poškozeným softwarovým firmám. „Ty podle autorského zákona mohou požadovat až dvojnásobek licenčních poplatků. Navíc si společnost musí samozřejmě legální software řádně zakoupit. Uhrazením vzniklé škody totiž nedojde k legalizaci už užívaného nelegálního softwaru,“ dodal Jan Hlaváč.

Účinnou obranou proti softwarovému pirátství je precizní evidence softwaru, která je úzce napojená na účetnictví. Společnosti mohou získat více informací z odborných serverů, které se problematice věnují: www.zeptejtesesama.cz a www.SWMpoint.cz.

Míra tuzemského softwarového pirátství za loňský rok dosáhla 41 procent. To oproti roku 2003 představuje nárůst o jeden procentní bod. Pro českou ekonomiku situace představuje ztrátu 132 milionů amerických dolarů. Vyplývá o z květnové studie, kterou pro BSA vypracovala analytická společnost IDC.