Hlavní navigace

Skladové hospodářství: jak ho vést správně a přehledně

Komerční sdělení  Autor: Optimio
Díky vedení skladové evidence máte vždy přehled o tom, co se na skladě děje. Přečtěte si, pro koho je vedení skladu povinné a jak na to.

Sdílet

Jak evidovat zásoby správně a přehledně

Prodáváte zboží, vyrábíte vlastní výrobky nebo třeba vlastníte e-shop? Pak musíte vést skladovou evidenci.

Ve všech případech totiž nakupujete zásoby, které hned neprodáte. Typicky sem patří třeba činnost pekařů, provozovatelů restaurací, truhlářů, švadlen nebo výrobních firem.

Zákon rozlišuje 4 druhy zásob:

  • materiál – např. mouka, sklo, šrouby obaly pro přepravu,

  • zboží – pořízené produkty určené k dalšímu prodeji v nezměněném stavu,

  • zásoby vlastní výroby – nedokončená výroba, polotovary vlastní výroby a hotové výrobky

  • a vyjmenovaná zvířata podle českých účetních předpisů.


Zásoby evidují všechny firmy a živnostníci, kteří vedou účetnictví, a také fyzické osoby, které vedou daňovou evidenci.

Podnikatelé, kteří poskytují služby a žádné zásoby nemají, pochopitelně skladovou evidenci nemusí vést.

Co je to skladová evidence

Skladová evidence (někdy také skladové hospodářství) firmám a živnostníkům slouží k udržování přehledu o:

  • zásobách, 

  • počátečním a konečném stavu zásob

  • a jejich pohybech v průběhu roku. 

Jednotlivé druhy zásob se zachycují na skladových kartách a jsou vedeny v jednotkách:

  • měrných (např. kusech, kilogramech, tunách, metrech, litrech)

  • a peněžních –⁠ k vyčíslení hodnoty zásob se používají oceňovací metody jako aritmetický vážený průměr, FIFO nebo pevné ceny.

Vždy aktuální přehled a průkaznost při kontrole

Jedině s poctivě a přehledně vedenou skladovou evidencí máte vždy aktuální přehled o uskladněném zboží, materiálu a výrobcích. 

Skladové karty vám umožňují sledovat pohyby zásob na skladě (přírůstky, úbytky, nákupy nebo prodeje). To znamená, že přesně víte, kdy je potřeba objednat další zboží, nebo které vám naopak na skladě už leží dlouho a je nejvyšší čas ho prodat.

Skladová evidence přijde vhod i při kontrole z finančního úřadu – slouží totiž jako podklad k prokázání stavu zásob. Bez jejich poctivého vykazování totiž nemáte správci daně jak prokázat, že jste daňové výdaje vynaložené na pořízení zásob použili pro účely podnikání, a nikoliv k osobnímu účelu.

V neposlední řadě vám skladová evidence pomůže i s inventarizací majetku na konci roku. To je proces, kdy se zjišťují konečné stavy zásob podle účetnictví nebo daňové evidence, a porovnávají se se stavem skutečným.

Příklad: Při fyzické inventuře zjistíte, že na skladě máte 30 ks vyrobených židlí. Podle účetnictví by jich mělo být 31 a neexistuje žádný doklad, který by dokazoval opak. To znamená, že vám vzniklo manko (škoda). Kdybyste židlí ve skutečnosti měli víc než v účetních zápisech, vznikl by vám přebytek.

Povinné údaje na skladových kartách

Každému druhu zboží, materiálu nebo výrobku vytvořte vlastní skladovou kartu a uveďte na ni následující údaje:


  • označení, o jakou zásobu se jedná (název),

  • datum naskladnění či vyskladnění,

  • způsob pořízení (naskladnění) a důvod vyskladnění zásob,

  • číslo dokladu,

  • počet kusů,

  • měrnou jednotku.


Za výdej zásob ze skladu se považuje například prodej či výdej zásob do výroby. Příjem na skladové kartě představují nákupy zásob a převody dokončených výrobků na sklad.

Evidence a vykazování zásob: papír versus skladový systém

Legislativa podnikatelům ukládá povinnost vést skladovou evidenci, ale neříká, jak má přesně vypadat. Bez skladových karet se neobejdete, ale jejich zvolená podoba je čistě na vás. Na výběr máte mezi papírovou a elektronickou podobou.


Ručně vedená evidence

Najdou se podnikatelé, kteří skladovou evidenci vedou ručně na papírových formulářích, případně si pomáhají třeba tabulkami v Excelu. Tento způsob je ale zdlouhavý, často vede k nepřesnostem a větší chybovosti.

Elektronická evidence

Z toho důvodu je evidenci zásob mnohem pohodlnější řešit elektronicky. Skladový software od Money S3 vás třeba automaticky upozorní na nedostatek množství materiálu na skladě. Nebo vám ke každému typu zboží umožní nahrát fotografii (případně čárový kód) a díky tomu máte jistotu, že vždy vyskladníte správný produkt.

Majitelé e-shopů navíc neupravují stav zásob ručně. Data se po naskladnění/vyskladnění zboží automaticky synchronizují, takže stav zásob na e-shopu vždy odpovídá aktuálnímu stavu zásob na skladě.

S růstem objemu produktů na skladě se skladová evidence vedená ručně stává nepřehlednou a časově náročnou. Proto se určitě vyplatí investovat do skladového softwaru, který šetří rutinní práci zaměstnanců a zrychlí chod skladu.

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).