Jak vybrat spolehlivý nástroj na vytěžování dokladů?

Jak ale poznáte nástroj, který skutečně funguje? Poradíme vám, na co se zaměřit, aby vám software na vytěžování dokladů opravdu pomohl a nepřidělával práci.

Na trhu najdete řadu řešení – každé má jiný přístup, možnosti a úroveň podpory. Některé fungují jako krabicové řešení, jiné vám vývojáři přizpůsobí na míru. Klíčové je zhodnocení požadovaných funkcí a toho, kolik vám nástroj ušetří peněz.

Co je to vytěžování dokladů?

Vytěžování dokladů je systém automatického rozpoznávání dat a údajů při přepisu dokumentů do strukturované podoby. Obvykle se využívá v účetnictví, logistice, personalistice nebo při správě smluv.

Software na vytěžování dokladů stojí na OCR – technologii, která zpracuje psaný text do digitální podoby. Moderní způsoby ale umožňují využití dalších technologií. Klíčovou roli hraje umělá inteligence, která rozšiřuje aplikace na vytěžování dat o možnost učení nových formátů.

Správné funkce rozhodují

Nástroje na vytěžování dokladů fungují různě. Na trhu najdeme robustní řešení i menší webové aplikace. Při výběru se zaměřte na vlastnosti, které určují, jak vám software ve skutečnosti pomůže.

• Přesnost a schopnost učení – kvalitní aplikace vytěží maximum dokladů bez ručního zásahu uživatele. Důležitá je také funkce přizpůsobení se novým formátům. Nástroje s vlastní AI se průběžně učí a adaptují na nové typy dokladů.
• Integrace a otevřenost – při výběru je důležité napojení na účetní a jiné nástroje. S jakými aplikacemi komunikuje a jak? Stěžejní je podpora různých formátů (PDF, PNG, JPEG) při vytěžování.
• Rychlost zpracování – aplikace na vytěžování dat vám ušetří hlavně čas. Komplikované nahrávání a další úpravy ale mnohdy zaberou podobné množství času jako ruční přepis. Hledejte software s vlastní mobilní aplikací a možností nahrávání na sběrný e-mail.
• Bezpečnost a legislativa – na bezpečnost dat se klade stále větší důraz. Zajímejte se proto, kdo má přístup k datům a jak se ukládají. Základ je soulad s GDPR a legislativními požadavky (např. na archivaci).
• Práce s dokladem – převod z papíru do digitálu už nestačí. Kvalitní aplikaci umožňuje archivaci včetně časového razítka včetně „košilky“ s metadaty. Efektivní firemní workflow podpoří také nastavení schvalovacího procesu a přístupových práv.

Rychlá a efektivní podpora je základ

Při digitalizaci nejde jen o moderní nástroje. Záleží také na přístupu společnosti, které posíláte peníze. V krizových obdobích jako podání daňového přiznání potřebujete rychlou odpověď a dostupnou zákaznickou podporu.

Vyberte si dodavatele s lidským přístupem. Spolehlivá firma vám dá kontakt na konkrétního projektového manažera nebo obchodního zástupce. Kvalitní zákaznická podpora navíc pomůže s překonáním bariéry při zavádění nového systému.

Kolik stojí aplikace na vytěžování dokladů?

Cena aplikace, tedy kolik stojí vytěžování dokladů, je bezpochyby jeden z rozhodujících faktorů. Nestavějte ale cenu do popředía nad novou aplikací přemýšlejte jako nad investicí. Do budoucna vám ušetří spoustu času a starostí – tudíž i peněz.

Pozor si dejte na skryté náklady za neefektivitu. Pokud účetní stráví hromadu času opravou špatně vytěžených dokladů, aplikace nepřinese kýžený výsledek. Počítejte také s náklady spojenými s chybovostí při vytěžování – například penále za chybně podané daňové přiznání.

Snadná automatizace účetnictví

Aplikace na vytěžování dokladů ušetří desítky hodin měsíčně. Zároveň snižují chybovost a zbaví vás účetní rutiny. Důležitý je ale správný výběr – software na vytěžování s vlastní umělou inteligencí se učí z praxe a respektuje skutečnou práci účetních.

Automatizace účetnictví funguje jen při správné volbě nástroje. Zbytečně složitý nástroj hází uživatelům klacky pod nohy a stane se spíše přítěží. Stejně tak jako nástroj bez funkční uživatelské podpory a s omezenými možnostmi integrace.

Správná volba nástroje na vytěžování dokladů vám ušetří čas a zjednoduší účetnictví. Výběr neuspěchejte a srovnávejte různé parametry. Vždy myslete na to, co vám nástroj přinese v praxi a kolik vám ušetří peněz – jedině tak nešlápnete vedle.

Jak začít? Například díky bezplatnému vytěžování s českou firmou Redque a jejich aplikací Alice.

Autor: Ing. Martin Dušek, marketingová agentura PRESSPROJEKT