Platební karta pro státní správu

Platební karty jsou dnes v České republice zcela běžným doplňkem bankovního účtu. Platba kartou je pohodlná, bezpečná a proto ji stále více spotřebitelů využívá ke každodenním nákupům. Málokdo však ví, že vedle standardních debetních a kreditních karet pro fyzické či právnické osoby existují i tzv. Government procurement cards, tedy platební karty, které umožňují organizacím státní správy rychle a efektivně nakupovat zboží. Výhodou tohoto řešení je především úspora času státních zaměstnanců a minimalizace administrativních úkonů (byrokracie) spojených se zásobováním státních úřadů.

Cílem následujících řádek je vysvětlit, proč se tyto karty používají, kde se s nimi setkáte a co je jejich hlavním přínosem.

JAK TO VŠECHNO ZAČALO

S návrhem na zavedení karet pro státní správu přišlo anglické Ministerstvo financí v říjnu roku 1997. Tato iniciativa byla bezprostřední reakcí na výsledek šetření Národního kontrolního úřadu na Ministerstvu obrany Spojeného království. Při něm se prokázalo, že výdaje spojené s pořízením zboží, objednávkou, zjištěním cenových nabídek, vydáním platebního příkazu atd. mnohonásobně převyšují hodnotu nakoupeného zboží. Bylo spočítáno, že náklady na pořízení jednoho visacího zámku v ceně 80 pencí (cca 35 Kč) činí neuvěřitelných 90 liber (přes 4 000 Kč)! Na základě těchto zjištění vypsalo Ministerstvo financí výběrové řízení a následně podepsalo smlouvu s asociací Visa a pěti bankami na dodání speciálních platebních karet vládním institucím.

Ještě před spuštěním programu si britské Ředitelství financí a plánování zdrojů objednalo nezávislou studii, která měla zhodnotit, jaké úspory může toto opatření státní správě přinést. Renomovaná auditorská firma KPMG vyčíslila možnou úsporu na provozních nákladech až o 50 % u každé transakce. To samozřejmě neznamená, že reálné náklady automaticky klesnou ve stejném poměru, nicméně je to velmi slibný závěr. Po provedení vnitřního auditu se britská stání správa nakonec rozhodla projekt realizovat a jako dodavatele platebních karet vybrala banku Barclays.

Poté následovalo půlroční období zkušebního provozu. Platební karty byly používány k nákupu přesně definovaného zboží, konkrétně kancelářských potřeb, knih, kancelářského vybavení a dalšího drobného zboží. Po úspěšném ukončení testovacího provozu bylo rozhodnuto spustit program „naostro“ a nabídnout platební karty všem složkám státní zprávy, které o ně projeví zájem. Toto rozhodnutí je navíc v souladu se strategií britské vlády, která si vytýčila cíl „provádět veškeré pravidelné nákupy zboží elektronickou cestou“.

ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA

  • Platební karta pro státní správu spadá do kategorie tzv. charge karet. U těchto karet hradí držitel výdaje zpravidla jedenkrát měsíčně na základě faktury.
  • Karta je vydána vybraným zaměstnancům a slouží k nákupu zboží/služeb s nízkou hodnotou přímo od dodavatele.
  • Odpadá nutnost vypisovat objednávku, uzavírat smlouvu, či složitě účetně evidovat pohyby financí.
  • Místo mnoha desítek faktur dostane účtárna každý měsíc pouze jednu fakturu od banky.
  • Každý držitel karty může mít individuálně nastavený limit. V Anglii je to zpravidla 500 liber na jednu transakci a strop 1 000 liber měsíčně.
  • Limity lze snižovat i zvyšovat pouhým telefonátem. Změna se může týkat jedné transakce, nebo může být trvalá.

JAK KARTA FUNGUJE?

  • Držitel karty obdrží od příslušného nadřízeného orgánu oprávnění používat kartu
  • Vyplněná žádost o vydání karty je předána Ředitelství financí a plánování zdrojů, které mimo jiné stanoví přesné limity pro každého držitele karty a poté odešle žádost vydavatelské bance.
  • Banka připraví karty a zašle je příslušnému oddělení státní správy do pěti pracovních dnů.
  • Držitelé mohou začít používat kartu ihned u všech dodavatelů, kteří přijímají karty Visa.
  • Objednávka se zasílá přímo dodavateli e-mailem, přes internet, faxem. Objednávku lze rovněž vyřídit telefonicky nebo osobně.
  • Držitelé karet si vedou evidenci o transakcích a objednaném zboží. Zpravidla k tomu stačí jednoduchá excelová tabulka.
  • Dodavatel zadává transakci přes platební terminál včetně identifikačního čísla držitele karty.
  • Zboží je uvolněno okamžitě po provedení platby.
  • Zboží je dodáno přímo držiteli karty, nebo na jiné smluvené místo odběru.
  • Finanční částka je připsána na účet dodavatele během 2–4 dnů.
  • Držitelé karet dostávají měsíční výpis z kartového účtu. Držitel karty kontroluje výpis podle vlastní evidence o transakcích.
  • Ředitelství financí a plánování zdrojů vypracuje konsolidovaný výkaz zahrnující měsíční výdaje celého oddělení a vydá příkaz k platbě.

V ČEM SPOČÍVÁ PŘÍNOS PLATEBNÍCH KARET PRO STÁTNÍ SPRÁVU?

Je zřejmé, že hlavním přínosem je úspora času a energie při nákupech s nízkou hodnotou. Takto uvolněné zdroje se pak mohou použít k jiným účelům. Z pohledu dodavatele je největší výhodou rychlost platby. Běžně může zpracování transakce trvat až 28 dnů, zatímco takto mají záruku, že dostanou zaplaceno během 2–4 dnů.

Implementace programu platebních karet pro státní správu stále probíhá a některé přednosti tohoto řešení se plně projeví až časem. Zkušenosti z Velké Británie ukazují, že většina řídících pracovníků se k této iniciativě staví kladně. Negativní ohlasy byly zaznamenány pouze u středního managementu, většinou však vyplývaly z neochoty ke změně stávajícího systému nebo nedůvěry k zaměstnancům.

V průběhu prvních let byly identifikovány tyto jednoznačné výhody:

  • Koncoví uživatelé jsou spokojení, protože:
    • koupí přesně to, co chtějí
    • preferují přímý kontakt s dodavateli
    • vítají samostatnost v rozhodování
  • Proces nákupu zboží/služeb s nízkou hodnotou se výrazně zjednodušil
  • Flexibilita nákupů
  • Minimální manipulace s hotovostí
  • Méně složitý proces skladování a distribuce
  • Minimalizace administrativních úkonů
  • Přímý kontakt s dodavateli minimalizuje chyby vznikající při komunikaci
  • Flexibilní kontrola výdajů
  • Méně starostí s urgencí faktur, dodacích listů apod.
  • Zlepšení vztahů s dodavateli
  • Větší přehled o nakupovaném zboží, jeho množství, frekvenci nákupů atd.
  • Automatizace plateb – jedna faktura
  • Kratší dodací lhůty