Každá chyba při správě obchodních a finančních dokumentů se může firmám těžce vymstít

Praha, 16. března 2007 - S blížícím se datem účinnosti směrnice o trzích s finančními nástroji doporučuje společnost Iron Mountain podnikům modernizovat jejich metodiku archivování dokumentů.

Vzhledem k tomu, že nová směrnice EU o trzích s finančními nástroji (MiFID) vstoupí v platnost již za osm měsíců, vybízí přední světový dodavatel služeb v oboru ochrany a úschovy informací společnost Iron Mountain organizace, aby prověřily své zásady správy a řízení dokumentů a přizpůsobily je novým požadavkům. Uvedená směrnice, která začne platit od listopadu tohoto roku, vyžaduje, aby osoby odpovědné za správu dokumentů ve finančních institucích upravily indexační a vyhledávací procesy tak, aby auditoři měli přístup k důležitým informacím uloženým v archivech organizací. Společnost Iron Mountain ve snaze přitáhnout pozornost organizací k včasnému řešení těchto problémů a ochránit je tak před vysokými pokutami, zveřejnila tři základní doporučení pro řízení přehledného a efektivního archivu.

Ukládejte, nehromaďte

Nejobvyklejší příčina nadměrných výdajů na ukládání a archivaci dokumentů tkví v přístupu, který postrádá jakoukoliv kategorizaci. Organizace, obávající se penalizací za neplnění archivačních povinností, dokumenty nekategorizují, a uschovávají tak vše po dobu 50 let bez ohledu na důležitost jednotlivých dokumentů. Podle odhadů společnosti Iron Mountain lze 20 až 40 % dokumentů jejích nových klientů bez obav zlikvidovat cestou vypracování a zavedení archivačních zásad, které plně odpovídají požadavkům zákona.

Přizpůsobte indexaci svému podniku

Velmi nákladnou chybou mnoha podniků je také to, že jimi uplatňované archivační zásady nemají žádnou vazbu s každodenním životem jejich organizace. Správa dokumentů musí být přizpůsobena organizaci, nikoliv naopak. Správným přístupem k archivaci lze ušetřit hodiny drahé práce – a právě v tomto aspektu může pomoci odborník na správu dokumentů a poradit, jak nejlépe upravit archiv společnosti a jeho indexaci.

Připravte se na nejhorší

Efektivní správa dokumentů je důležitý aspekt, na němž bude záviset existence společnosti v případě katastrofy. Je pravda, že celá řada společností má vypracované krizové plány, ovšem je důležité, aby krizovému plánu odpovídal i systém správy dokumentů a aby tak zaměstnanci měli přístup k informacím, které potřebují, když systémy selžou.

„Pročištění archivu nejen pomůže organizacím ke splnění požadavků nové směrnice, ale sníží jim i náklady, které vydávají na hromadění již nepotřebných údajů,“ řekl Andy Maurice, vedoucí poradenství společnosti Iron Mountain. „Kancelářských prostor je ve Velké Británii nebývalý nedostatek a uchovávání již nepotřebných informací je zbytečné plýtvání.“

„Dobře uspořádaný archív rovněž významně zkrátí dobu potřebnou pro vyhledání zásadních obchodních informací – což je důležité pro potřeby auditu i další zákonné prověrky.“

Iron Mountain – Iron Mountain Europe je členem skupiny Iron Mountain Inc. (NYSE: IRM) největší firmy v oboru externí správy a úschovy dat na světě. Iron Mountain Europe působí na 56 trzích v 18 evropských zemích. Další informace můžete nalézt na adrese www.ironmountain.cz

Iron Mountain pomáhá podnikům a organizacím po celém světě snižovat náklady spojené s úschovou a ochranou informací. Nabízí komplexní správu dokumentů, řešení pro ochranu dat, řízenou skartaci včetně poradenských služeb spolu s dlouholetými zkušenostmi se snižováním nákladů spojených s informační bezpečností a řízením rizik spojených s dodržováním legislativy a zákonných předpisů, ochranou životně důležitých informací a kontinuitou provozu. Společnost byla založena v roce 1951 a nyní je spolehlivým partnerem více než 90 000 firem ze Severní i Latinské Ameriky, Evropy, Asie a Tichomoří.

V současnosti zaměstnává více než 17 000 pracovníků a v roce 2005 dosáhla obratu 2,1 miliardy dolarů.