E-archiv ČMHB zrychlí schvalování hypotečních úvěrů

Praha, 17. dubna 2003 – Téměř dva miliony dokumentů v rozsahu 5,5 milionu stran obsahuje elektronický archiv Českomoravské hypoteční banky (ČMHB), jehož zpětné zpracování bylo dokončeno 15. dubna. Jde zřejmě o dosud unikátní krok v této oblasti v českém bankovním sektoru.

K vytvoření e-archivu vedlo ČMHB několik důvodů. „Zjednodušení procesů při schvalování a správě úvěrů je nutným předpokladem toho, abychom byli schopni klienty obsloužit ještě rychleji. Vyhledání elektronicky uloženého dokumentu trvá podstatně kratší dobu než při klasické archivaci. Neopomenutelným faktem je i vyšší ochrana a bezpečnost uložených dokumentů,“ říká Ivan Gavran, ředitel odboru IT a řízení projektů ČMHB, a dále pokračuje: „Samozřejmě tento systém přináší i čistě ekonomický efekt v podobě úspor nákladů na materiál, prostory, komunikaci a lidskou práci. ČMHB má centrálu v Praze a síť poboček a hypotečních kanceláří po celé ČR. Centrální elektronický archiv je tedy řešením, díky kterému jsme schopni zefektivnit vnitrobankovní procesy včetně vyřízení žádosti o úvěr.“

Elektronická správa dokumentů a možnost práce s nimi v rámci příslušných aplikací jsou dalším krokem k širšímu využití moderních informačních technologií v ČMHB. Banka v budoucnu počítá se zavedením elektronické podatelny, která umožní přijímat veškeré dokumenty v elektronické formě. První vlaštovkou v tomto směru jsou již používané e-faktury.

Elektronický archiv ČMHB obsahuje z převážné většiny dokumenty přímo související s hypotečními úvěry, zbývající část tvoří faktury, korespondence, vnitřní sdělení apod. Proces elektronického zpracování je jednoduchý. Poté co klient bance předá podklady ke schválení úvěru, dokumenty jsou naskenovány, indexovány podle typu a uloženy do elektronické knihovny. „Při schvalování, správě
a čerpání úvěru již pracujeme pouze s elektronickou složkou. Zároveň jsou do knihovny vkládány další dokumenty vytvořené či doložené později,“ dodává Ivan Gavran.

První nové dokumenty v elektronické podobě uložila ČMHB do e-archivu předloni v září. Současně však přistoupila ke zpětnému zpracování starších dokumentů.

Režim archivace a zpracování dokumentů v ČMHB se z právního hlediska v důsledku zavedení elektronického zpracování a správy dokumentů nemění a je plně v souladu se zákony o ochraně osobních údajů, o archivaci a o bankách.