Pracujte rychleji a efektivněji s PDF dokumenty

Každý uživatel se již pravděpodobně setkal se soubory ve formátu PDF. Ty jsou běžně využívány státními institucemi, firmami a samozřejmě také běžnými uživateli, kteří mají zájem sdílet obsah v profesionální kvalitě.

Většina ale stále ještě nezná další výhody PDF dokumentů, způsoby jejich vytváření a funkce, které lze při práci s nimi využít.

Formát Adobe PDF vytvořila společnost Adobe a jeho hlavní přednosti spočívají v tom, že příjemce dokumentu nemusí mít na svém počítači nainstalovanou stejnou softwarovou aplikaci, v jaké autor původní PDF soubor vytvořil, a přesto má možnost dokument otevřít a zobrazit. PDF soubor se totiž zobrazí na všech počítačích tak, jak byl vytvořen, což výrazně usnadňuje výměnu informací mezi uživateli.

Vytvořit dokument ve formátu PDF je velmi snadné. K tomuto účelu je možné využít buď samotný Adobe Acrobat (pokud je na počítači nainstalován), nebo jiné programy, které nabízejí možnost uložení vytvořeného dokumentu ve formátu PDF. Je však možné, že vám program uložení tímto způsobem nenabídne, potom stačí vybrat možnost Tisk a dále místo tiskárny zvolit formát Adobe PDF. Obsah dokumentu se poté nevytiskne, ale pouze se převede do formátu PDF.

Připomínkování a komentování

Dokumenty PDF se od dalších formátů běžně využívaných při práci v kanceláři, jako jsou docx, xlsx nebo pptx, liší v tom, že v nich nelze měnit obsah. Existuje u nich ale možnost přidávat komentáře a připomínky. PDF je tak vhodným formátem pro sdílení citlivých dokumentů, jako jsou smlouvy, rozpočty, návrhy nebo prezentace, u kterých se jejich autor nemusí obávat, že někdo bude měnit obsah bez jeho vědomí. Co ale formát PDF umožňuje, je prohlížení, připomínkování nebo porovnávání PDF dokumentů, k čemuž stačí mít na počítači nainstalovaný Adobe Reader, který je dostupný ke stažení zdarma. Pro pokročilejší úpravy je vhodné využít aplikaci Adobe Acrobat.

Když uživatel dokument ve formátu PDF nasdílí, příjemci jej mohou prohlížet a zapisovat do něj připomínky. Elektronické připomínkování potom velmi připomíná práci s papírovými dokumenty. Připomínkování lze provádět přeškrtáním části textu, zvýrazněním, přidáním komentářů pomocí štítků, doplňováním nebo škrtáním textu, ale vždy pouze nedestruktivním způsobem, tedy že autor dokumentu následně pozná veškeré prováděné změny, které ale nemají žádný vliv na původní obsah.

Pokud je k jednomu dokumentu potřeba komentářů od více osob, je možné názory každého vyjádřit pomocí příkazu v záložce Poznámky. Autor pak může všechny poznámky sjednotit a v rámci jednoho dokumentu je mezi sebou porovnat.

Práce s více dokumenty a porovnávání

Velkou výhodou práce s Adobe Acrobat je možnost automatického porovnávání souborů PDF. Jde o funkci, která je vhodná zejména v takových situacích, kdy existuje více variant stejného dokumentu. Tuto funkci oceníte zejména při porovnávání rozsáhlých dokumentů, např. smluv, což každému ušetří spoustu času a úsilí. Po otevření rozdílných verzí v Acrobatu dojde k porovnání nejen textových, ale i grafických prvků. Ani sebedrobnější změna tak neunikne pozornosti.

Pokud je u vás běžnou praxí práce s více typy dokumentů, jako jsou tabulky, prezentace nebo video, jistě vám značně zmenší námahu vložit vše do jednoho dokumentu PDF. Možnosti kombinací jsou téměř neomezené, a tak lze kombinovat textové formáty, kresby, fotografie a další multimediální obsah. Snadno lze také následně přizpůsobit velikost souborů a uspořádat je v libovolném pořadí bez ohledu na jejich velikost a umístění.

Do PDF je tedy možné vkládat jak klasické textové formáty, tak audio, video, webové stránky nebo videa. Ze zdrojových souborů je také možné odstranit rozdílné záhlaví a zápatí, sjednotit je a do dokumentu následně přidat např. vodoznak.

Závěrem

Uvedené funkce však nejsou tím jediným, co aplikace Adobe Acrobat svým uživatelům nabízí. Vedle zmiňovaných existuje také například možnost zabezpečení dokumentů pomocí hesel a oprávnění, dále tvorba a automatické zpracování formulářů, archivace e-mailů do souborů PDF, digitální podepisování a další. Další informace o možnostech využití programu Adobe Acrobat se dozvíte na stránkách www.adobe.cz.