Jak ušetřit 8 000 € pouhým kliknutím na tlačítko

Kolik ve skutečnosti stojí přepisování dokumentů, které dostanete vytištěné nebo ve formátu PDF, ale které musíte vrátit do formátu aplikace MS Word, aby je bylo možno dál používat?

Většina z nás se ani nezastaví, aby takový výpočet provedla, protože se (nesprávně) zdá, že jde jen o pár drobných. Důkladný výzkum zaměřený na technologie provozního výzkumu se věnoval širokému spektru organizací a ukázal, že těchto „pár drobných“ je ve skutečnosti hodně peněz. Neuvěřitelně hodně peněz.

Hovoříme o ročním plýtvání v řádu 200–500 hodin práce v organizaci s 50 kancelářskými pracovníky. Vezmeme-li v úvahu platové podmínky v České republice, jde přibližně o 8 000 € (slovy: osm tisíc eur) za rok v organizaci s 50 zaměstnanci! A co když vaše organizace zaměstnává 200–500 lidí, což je častý případ v organizacích veřejné správy? Sami si můžete vypočítat, o kolik hodin a peněz jde.

Ve státních organizacích představuje přepisování dokumentů jeden z nejvýznamnějších faktorů přispívajících k nízké produktivitě kancelářské práce. Nejde jen o do nebe volající plýtvání penězi. Přepisování vytváří „úzká hrdla“ v postupech, což se odráží v nižší rychlosti a pružnosti při reakci organizací na změny v potřebách zákazníků. Zbytečná práce snižuje motivaci k digitalizaci procesů, zvyšuje chybovost kopií a frustraci. Sečteno a podtrženo – všechny tyto faktory přispívají ke konkurenční nevýhodě ve světě, který je stále „digitálnější“ a práce s papírovými dokumenty v něm má stále méně místa. Řešení celého problému je, zdá se, jednoduché: naskenovat dokumenty, převést text z nich a archivovat je s pomocí programu pro optické rozpoznávání znaků (používá se i anglická zkratka OCR).

Výzkum provedený světovým lídrem trhu s produkty OCR, společností ABBYY, potvrzuje, že profesionální software pro rozpoznávání textu zvládne „přepisování“ až 100× rychleji než profesionální písařka. ABBYY FineReader 12 je nejnovější verze softwaru OCR této společnosti. Pomohla ušetřit peníze a zefektivnit pracovní procesy již stovkám společnosti v Rumunsku. Kromě převádění skenů na dokumenty ve formátech MS Office s možností úprav software také správně zachovává formátování, tabulky, názvy oddílů v záhlaví apod. Po dokončení procesu rozpoznávání je na uživateli, aby se rozhodl, ve kterém formátu chce výsledek uložit (Word, Excel, nebo dokonce PDF/A – standard pro tvorbu archivu) a jestli hraje zásadní roli ověření veškerých znaků v dokumentu. Veškeré zásadní kroky se provádějí pouhým kliknutím myší, takže práce se softwarem je velmi snadná. To znamená, že není nutné žádné další školení – investice do produktu se začne vracet okamžitě po jeho nasazení.

Bez ohledu na to, jaký úkol před vaší organizací stojí, zda jde o digitalizaci archivu nebo jen o opakovanou potřebu převádět tištěné dokumenty nebo soubory PDF – nové technologie, např. ABBYY FineReader, pro vás představují snadno použitelné řešení za rozumnou cenu. V obou situacích mohou takový produkt bez problémů používat i zaměstnanci bez specifických znalostí a školení v oblasti IT. A přesně to je důvod, proč jsou nové technologie tak cenné: představují snadná řešení složitých a zbytečných problémů za rozumnou cenu. Ušetřit několik tisíc eur s pomocí aplikace FineReader je tak snadné! Pospěšte si! Stáhněte si bezplatnou zkušební verzi z webové stránky: www.ABBYY.cz