Elektronická kancelář s Adobe Acrobat

S pomocí programu Adobe Acrobat se dají s PDF soubory provádět veškeré tradiční kancelářské úkony digitálně a probíhají tak rychleji a efektivněji. V tomto článku uvedeme příklady organizování, schvalování a zabezpečení dokumentů a práce s formuláři.

Asi každý z nás se už někdy setkal s počítačovým souborem ve formátu PDF. Většina lidí také ví, že PDF formát (Portable Document Format) je vhodný pro „fixaci“ vzhledu jakéhokoli dokumentu, což znamená, že dokument, jakkoli graficky bohatý, zachovává svůj vzhled bez ohledu na to, na jakém počítači a s jakým operačním systémem je soubor otevírán. Známý je také fakt, že k otevření PDF dokumentů stačí bezplatný program Adobe Reader (dříve nazývaný Adobe Acrobat Reader). Adobe Acrobat toho umí ale mnohem víc!

Organizování dokumentů

Do PDF souboru můžeme převést prakticky jakýkoli počítačový soubor – text, graf, obrázek, tabulku, e-mail a další – a více souvisejících dokumentů pak také spojit do PDF Portfolia. V elektronické složce se, na rozdíl od papírové, snáze vyhledá požadovaná informace, je možné ji zabezpečit a spolehlivě archivovat v archivačním formátu PDF/A.

Práce s formuláři

Formuláře se vyskytují v různých formátech od DOC, XLS až po PDF a často je provází dva typické neduhy. Zaprvé je vyplňujeme až po vytištění i přesto, že jsou rozesílány elektronicky. Druhým častým jevem je, že byť jsou formuláře ve formátu PDF, elektronicky je vyplnit nelze. Opět zbývá dokument pouze vytisknout, ručně vyplnit a doručit zpět, aby jej někdo opět přepsal do počítače.

Pomocí Adobe Acrobat lze ale vyplnitelný PDF formulář připravit z nejrůznějších souborů, a co víc, zautomatizovat jejich přijímání a zpracování. Acrobat v dokumentu, který nemá definovaná formulářová pole, automaticky identifikuje místa pro vyplnění a převede je na pole, která pak lze jednoduše vyplnit. Další pole můžeme přidávat a odebírat i ručně a nastavit jejich vlastnosti – mohou to být textová pole, rozevírací nabídky, zaškrtávací políčka a další.

Připomínkování

Než můžeme nějaký dokument považovat za finální, často projde několika „kolečky“, kdy se upřesňují různé detaily. I proces připomínkování lze v PDF dokumentu řešit stejným způsobem, jako by to příjemci dělali na papíře. Mohou tak části obsahu přeškrtnout a přepsat, podtrhnout, zvýraznit text (obdoba zvýrazňovače), přidávat lístky s poznámkou nebo dotazy (obdoba barevných nalepovacích papírků) a podobně. Nemohou ale udělat jedinou věc, a to měnit původní obsah dokumentu. Změny je možné jen navrhovat, čímž se zajistí, že se dokument nemůže měnit bez vědomí jeho autora, zároveň však jsou všechny změny zaznamenány, a to včetně identifikace jejich autorů.

Pro vkládání poznámek do PDF slouží stejné typy nástrojů, jaké známe z papírového světa: „nalepovací“ lístečky, korekturní značky pro škrtání, přepisování i vkládání textu, barevné zvýrazňovače, razítka, tužka, šipka a další. Na spodním okraji okna dokumentu pak přehledně vidíme všechny poznámky v dokumentu seřazené podle autora, stránky, typu nebo stavu.

Zabezpečení PDF dokumentů

Jakmile je dokument finální, nastává poslední fáze, a to jeho zabezpečení. Na ni lze pohlížet z několika úhlů – od autentizace, tedy průkaznosti, že dokument skutečně pochází od deklarovaného autora, přes ochranu před nepovolaným přístupem k obsahu dokumentu, až po ochranu proti neoprávněné změně.

Pomocí Adobe Acrobat může autor zabezpečit dokumenty několika způsoby. Heslem, a to buď už pro nakládání se souborem (otevření souboru, tisk, uložení, přeposlání), nebo pro provedení změn či kopírování obsahu souboru, elektronickým podpisem, který zajišťuje autentizaci autora, nebo zašifrováním pomocí elektronického certifikátu, který povoluje otevření souboru pouze určeným osobám.

Další informace o aplikaci Adobe Acrobat naleznete na stránce:

http://www.ado­be.com/cz/pro­ducts/acrobat­.html