Budoucnost zpracování dat: rychlé a bezchybné zadávání důležitých dat

Jste jako klienti spokojení, když vám banka poskytuje kvalitní a rychlé služby? Určitě ano. Hromada různých dokumentů je zpracována během několika minut – a vše je připraveno.

Jistě si myslíte, že to tak prostě chodí – vaše společnost nepochybně také dělá vše pro to, aby zákazníkům dokázala poskytovat služby nejvyšší možné kvality. Podívejme se však do zákulisí vaší společnosti o něco podrobněji. Mnoho zaměstnanců pracuje s ohromným množstvím tištěných dokumentů. Tyto dokumenty je nutno zpracovat, naskenovat a uložit a informace z nich by se měly uložit do ERP systému společnosti.

Není těžké zjistit, že zadávání různých jmen, kontaktních údajů, čísel účtů, částek a dalších údajů z dokumentů vyžaduje od úředníků značné úsilí. Jde o únavnou, jednotvárnou práci, jež je velmi náročná na zrak a vyžaduje značnou pozornost. A když je takové práce příliš, je pravděpodobné, že se začnou objevovat chyby. Chyby ovšem nelze tolerovat – je nanejvýš důležité, aby údaje byly zaznamenávány správně. Zaměstnanci proto musejí pracovat o poznání pomaleji a opakovaně kontrolovat zadávané údaje, což znamená, že pracují pod větším tlakem. A výsledkem je únava nepřiměřená typu práce.

 

Jak se toho lze vyvarovat? Jak lze zvýšit efektivitu pracovníků v kanceláři?

Tento problém má zjevné a jednoduché řešení: dokumenty lze naskenovat nebo nafotit a text z nich znovu vytvořit pomocí technologie optického rozpoznávání znaků (OCR – Optical Character Recognition). Spolehlivé programy OCR umožňují snadný a přesný převod nafocených a naskenovaných dokumentů či dokumentů PDF na formáty MS Office s možností úprav. Už tedy nebudete muset přepisovat text. Software poskytuje pohodlný způsob ověřování zkopírovaných informací, čímž se významně snižuje pravděpodobnost chyby. Takový software je vhodný i k vytváření kopií dokumentů s možností vyhledávání do elektronických archivů, protože informace pak lze nalézt snadno během několika sekund.

V České republice je ABBYY FineReader pravděpodobně nejoblíbenějším řešením OCR. FineReader mnohokrát prokázal, že je spolehlivým softwarem se snadným ovládáním. Kromě standardních funkcí OCR nabízí i spoustu dalších užitečných funkcí, např. automatickou instalaci prostřednictvím sítě a správce plánování úloh. Dokáže navíc převést všechny vaše oblíbené knihy na nejpoužívanejší formáty e-knih.

Neustále rostoucí obliba programů OCR, jako je např. FineReader, je do značné míry spojena s finančními přínosy, které jsou s jejich používáním spojeny. Podívejme se blíže na pár čísel.

V průměrné české společnost s 50 zaměstnanci se ročně věnuje 480 (!) hodin přepisování textů z tištěných, naskenovaných nebo nafocených dokumentů. Převedeno na peníze jde o náklady ve výši 3 000 €. A kupříkladu celkové náklady na licence ABBYY FineReader pro tak velkou společnost činí přibližně 1 600€. To znamená, že taková investice se vrátí asi za 6 měsíců. Návratnost investice (ROI) v případě takového nákupu je z úhlu pohledu 2 let 275 %.

Technologie OCR vám tedy nejen dávají příležitost výrazně usnadnit kancelářským pracovníkům práci. Nabízejí také chytrou investici, která se rychle vrátí a ušetří vaší společnosti peníze.

Stáhněte si zdarma zkušební verzi aplikace ABBYY FineReader z www.ABBYY.cz a zajistěte efektivitu a motivovanost svých kancelářských pracovníků i rychlé zpracovávání dokumentů bez zbytečné únavy.