Charakter některých profesí vyžaduje časté služební cesty, a to jak po České republice, tak mnohdy i do zahraničí. K tomuto účelu zaměstnavatelé poskytují svým pracovníkům služební vozy, aby nemuseli využívat jiné prostředky dopravy nebo vlastní automobily. Použití služebních vozů je přitom potřeba zahrnout do daňového přiznání. Jak je to s daněmi v případě soukromých cest?
Firemní vozidlo je standardně užíváno v souvislosti s výkonem práce. Někdy však zaměstnavatelé poskytují zaměstnancům také služební auto k soukromým účelům. Jedná se o určitý druh zaměstnaneckého benefitu, avšak vzhledem k tomu, že je služební vůz majetkem zaměstnavatele, doporučuje se, aby si v rámci jeho užívání zaměstnanec sjednal pojištění odpovědnosti.
Možnost využívat firemní automobil k soukromým účelům je poskytována nejčastěji klíčovým zaměstnancům, jako jsou manažeři nebo například obchodní zástupci. Pro řízení služebního vozu je přitom zapotřebí nejen vlastnit platný řidičský průkaz, ale také projít pracovně-lékařskou prohlídkou a absolvovat speciální interní školení, které je součástí BOZP.
Do zdanitelných příjmů zaměstnance je potřeba zahrnout 1 % (za každý i započatý kalendářní měsíc) ze vstupní ceny motorového vozidla (vč. DPH), které zaměstnavatel bezplatně poskytuje k používání pro služební i soukromé účely. Pokud je tato částka nižší než 1000 korun za měsíc, považuje se za příjem částka 1000 korun. Při používání nízkoemisního motorového vozidla (například elektromobilu) se pak počítá s částkou ve výši 0,5 % ze vstupní ceny vozidla.
Výše uvedené platí nejen pro zaměstnance, ale také například pro statutární orgány využívající bezplatně služební auto pro soukromé cesty. Do 1 % počítaného ze vstupní ceny auta přitom nejsou zahrnuty náklady na pohonné hmoty spotřebované během soukromé cesty. Ty musí zaměstnavatel dodanit, nebo mu je zaměstnanec musí kompenzovat, a to buď dotankováním do původního stavu nádrže, nebo proplacením.
Je-li navíc majitelem služebního vozidla právnická osoba a její zaměstnanci nebo statutární orgán jej používají k soukromým cestám, nemůže daná společnost uplatňovat paušální výdaj na dopravu. V takovém případě mohou být uplatňovány pouze skutečné náklady na základě výkazu z knihy jízd. Pakliže by byl služební vůz využíván jen pro účely výkonu práce, může si právnická osoba vybrat, zda bude uplatňovat skutečné náklady, nebo měsíční paušál na dopravu ve výši 5000 korun.
Co se týká osob samostatně výdělečně činných (OSVČ), ty mají v rámci daně z příjmů dvě možnosti, jak uplatňovat výdaje na používání auta k podnikání. Dotyčný si může zvolit, zda bude uplatňovat paušál na dopravu, nebo se bude řídit skutečnými výdaji na základě evidovaných dokladů.
Pakliže chce uplatňovat skutečnou výši výdajů, dle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, má povinnost vést knihu jízd, kam bude zapisovat veškeré uskutečněné pracovní cesty, kterými se dané výdaje prokáží. Využívá-li ale OSVČ služební vůz k pracovním i k soukromým účelům, je potřeba, aby výdaje na provoz krátila v poměru pracovních a soukromých cest.
V případě využití paušálu na dopravu není nutné vést knihu jízd. V daňovém přiznání se uplatní paušální výdaj, který činí 5000 korun za každý měsíc, kdy bylo auto k podnikání použito. V rámci tohoto paušálu jsou zahrnuty také výdaje na pohonné hmoty a parkovné, takže ty již nelze uplatnit zvlášť. Naopak ostatní výdaje na provoz, jako jsou například opravy, pojištění, dálniční známky a podobně, nejsou součástí paušálu a poplatník je uplatňuje ve skutečné prokázané výši.
Je-li podnikatelem navíc využíván služební vůz k soukromým účelům, uplatňuje se výdajový paušál zahrnující pohonné hmoty a parkovné ve výši 4000 korun měsíčně. Ostatní výdaje, které jsou uplatňovány zvlášť, se stanoví jako 80 % z jejich skutečné prokázané výše. Paušál na dopravu je přitom možné u fyzických osob uplatnit maximálně na 3 vlastní automobily.
Jak bylo výše již několikrát zmíněno, důležitý účetní doklad týkající se používání služebních vozů představuje takzvaná kniha jízd. Tento dokument má povinnost vést každý podnikatel, který využívá alespoň jedno vozidlo pro účely výkonu práce a uplatňuje při tom reálné výdaje. Kniha jízd slouží jako důkaz, že je služební auto skutečně využíváno pro zajištění příjmů firmy.
Do tohoto dokladu se zapisují všechny pracovní cesty realizované příslušným služebním vozidlem. Zápis do knihy jízd provádí zaměstnanec nebo OSVČ, a to v ideálním případě bezprostředně po skončení pracovní cesty. Dokument může mít jak tištěnou, tak elektronickou podobu a jednotlivé zápisy by měly vždy obsahovat následující informace:
Zaměstnanec by si měl se svým zaměstnavatelem domluvit, kdo bude platit výdaje za pohonné hmoty v případě soukromých cest. Někteří zaměstnavatelé jsou ochotni hradit tyto výdaje za zaměstnance, avšak není to samozřejmě jejich povinnost. V souvislosti s náklady na pohonné hmoty je potřeba si také ujasnit, co je ještě klasifikováno jako služební cesta a co už je cesta soukromá.
Dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, se za pracovní dobu považuje doba, během níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci nebo po kterou je zaměstnanec k výkonu práce připraven na pracovišti. Za pracovní dobu se tedy nepovažuje cesta do práce a z práce, jelikož se nejedná o výkon práce. Výdaje spojené s těmito cestami si tak zaměstnanec hradí sám, pokud není se zaměstnavatelem domluven jinak.
Dále je potřeba dohodnout se také na tom, zda a případně v jakém poměru se zaměstnanec bude podílet na hrazení nákladů spojených s údržbou vozidla. Za škodu způsobenou při používání služebního auta během soukromé cesty pak zodpovídá v plném rozsahu zaměstnanec.