Spočítejte si...

Zavřít

Pracovně cestujete? Nenechte se ošidit!

Cestování je pro někoho koníčkem, pro jiného hlavní pracovní náplní. Většina zaměstnanců alespoň občas absolvuje pracovní cestu a v souvislosti s ní jim vznikne nárok na vyplacení náhrady výdajů. To, co vám zaměstnavatel proplatí, záleží i na vás!

Pracovní cesta může být občasným zpestřením nudného sezení v kanceláři nebo také každodenní rutinou. Záleží na tom, jste-li třeba účetní, nebo obchodní cestující. Ať tak, či tak, vyšle–li vás zaměstnavatel plnit pracovní úkoly mimo vaše pravidelné pracoviště, ocitnete se na pracovní cestě a máte nárok na proplacení určitých výdajů.

Na cestovní náhrady je zákon

Poskytování náhrad výdajů zaměstnancům při pracovních cestách se řídí zákonem č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů. Jiným osobám než zaměstnancům v pracovním poměru jsou cestovní náhrady poskytovány jen v případě, mají-li to výslovně sjednáno ve smlouvě, na jejímž základě práci konají (např. smlouva o pracovní činnosti, smlouva o provedení práce, smlouva mandátní atd.). Na podnikatele se zákon o cestovních náhradách vztahuje pouze v omezené míře prostřednictvím zákona o daních z příjmů.

Lepší podmínky je třeba si vyjednat

Zákon o cestovních náhradách je poměrně liberální – stanoví určité pravidla, ale zároveň poskytuje značný prostor pro sjednání individuálních podmínek poskytování cestovních náhrad. V praxi to znamená, že zákonem mají zaměstnanci v této oblasti zaručena pouze základní práva a jejich případné rozšíření si musí dohodnout sami při uzavírání pracovní smlouvy nebo prostřednictvím odborů v rámci kolektivního vyjednávání. Nebudou-li tyto požadavky zakotveny v pracovní nebo kolektivní smlouvě, může v budoucnu nastat problém s jejich uplatněním.

Co je pracovní cesta

Za pracovní cestu se považuje každá cesta, na kterou je zaměstnanec vyslán svým zaměstnavatelem za účelem plnění pracovních úkolů mimo své pravidelné pracoviště. Jedná se o dobu od nástupu na cestu, dobu výkonu práce mimo pravidelné pracoviště až po návrat z této cesty. V případě zahraniční pracovní cesty se jedná o dobu cesty z České republiky do zahraničí, dobu pracovní cesty v zahraničí a dobu cesty ze zahraničí do České republiky. Každá pracovní cesta se přitom pro účely zákona o cestovních náhradách posuzuje samostatně.

Pravidelným pracovištěm se rozumí místo vymezené konkrétní adresou nebo územím jednoho města či obce, na němž se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnou, popř. místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. U zaměstnanců, u nichž častá změna pracoviště vyplývá ze zvláštní povahy povolání, je možno jako pravidelné pracoviště dohodnout i místo pobytu.

Co není pracovní cesta

Pracovní cestou není cesta nesouvisející s plněním pracovních úkolů a povinností, tedy např. ani cesta z místa bydliště do zaměstnání a zpět. Pokud by zaměstnavatel hradil zaměstnanci výdaje za cesty do práce, nemohl by si je uplatnit jako daňový náklad a zároveň by takovýto příjem zaměstnance nemohl být považován za náhradu výdajů podle zákona o cestovních náhradách nepodléhající dani z příjmu. Neplatí to pouze tehdy, je-li v odůvodněných případech jako pravidelné pracoviště sjednáno místo pobytu zaměstnance nebo je-li v dohodě o provedení práce sjednáno, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci cestovní náhrady jako při pracovní cestě i při cestě z obce jeho pobytu do místa výkonu práce a zpět.

Podmínky pracovní cesty určuje zaměstnavatel

Než zaměstnanec nastoupí pracovní cestu, měl by mu zaměstnavatel určit např. formou cestovního příkazu místo nástupu a ukončení pracovní cesty, místo výkonu práce, dobu jejího trvání, způsob dopravy, popř. i další podmínky pracovní cesty. Je přitom povinen pouze přihlédnout k oprávněným zájmům zaměstnance. Zaměstnanec není oprávněn tyto určené podmínky pracovní cesty svévolně měnit a např. odjet na pracovní cestu jindy nebo místo autobusu použít vlastní automobil. Riskoval by tak neproplacení jízdních výdajů a nejspíše i sankce za nerespektování příkazů zaměstnavatele.

Na co máte nárok

Zákon o cestovních náhradách přiznává zaměstnancům jednak nárokové náhrady a za určitých okolností i náhrady dobrovolně přiznávané (např. kapesné při zahraničních pracovních cestách).

Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu náleží:

  • náhrada prokázaných jízdních výdajů,
  • náhrada prokázaných výdajů za ubytování,
  • stravné za stanovených podmínek,
  • náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů,
  • náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny v případě tuzemských pracovních cest trvajících déle než sedm po sobě jdoucích kalendářních dnů.

Náhrada jízdních výdajů

Zákon o cestovních náhradách v platném znění náhrady jízdních výdajů blíže nespecifikuje. Zaměstnanec má v právo na proplacení všech výdajů, které utratil za dopravu během pracovní cesty za podmínek stanovených zaměstnavatelem. To, zda zaměstnanec může použít autobus, osobní vlak, rychlík první či druhé třídy nebo třeba letadlo, se bude řídit především tím, jaký druh dopravy bude uveden v cestovním příkazu, a dále např. příslušným vnitropodnikovým předpisem nebo ustanovením kolektivní smlouvy. Výdaj přitom bude muset zpravidla prokázat příslušným dokladem (jízdenkou, letenkou, účtenkou za taxíka atd.).

Použije-li zaměstnanec s předchozím souhlasem zaměstnavatele své (nebo např. i vypůjčené) motorové vozidlo, náleží mu za jeho použití podle dohody se zaměstnavatelem náhrada buď ve výši ceny jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy nebo základní náhrada za každý kilometr jízdy a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Dlužno dodat, že mnozí zaměstnavatelé se používání jiných než služebních vozidel na pracovních cestách svých zaměstnanců brání, vědomi si různých komplikací (mj. převzetí hmotně právní odpovědnosti v případě, že zaměstnancem použité vozidlo není havarijně pojištěno atd.).

Náhrada výdajů za ubytování

Pro proplacení výdajů za ubytování během pracovní cesty platí obdoba toho, co bylo uvedeno u jízdních výdajů. Pokud zaměstnavatel žádným způsobem neupřesní způsob ubytování ani např. nestanoví maximální výši ceny za ubytování, je volba ubytovacího zařízení na zaměstnanci. Tak jako jindy se i v tomto případě vyplatí zachovat při volbě ubytovacího zařízení přiměřenost významu zastávané pracovní pozice, délce cesty a firemním zvyklostem. Asi lze očekávat, že s proplacením účtu za prezidentské apartmá v pětihvězdičkovém hotelu by většina zaměstnanců měla jisté obtíže. Pokud zaměstnanci žádné výdaje za ubytování na pracovní cestě nevzniknou (např. přespí u známých nebo mu bezplatné ubytování zajistí zaměstnavatel), nebude mít logicky na vyplacení žádné náhrady za ubytování nárok.

Stravné

Stravné představuje náhradu výdajů za stravování během pracovní cesty, přičemž na rozdíl od jiných výdajů je zaměstnanec nemusí prokazovat. Zákon zaměstnavateli umožňuje vnitřním předpisem stanovit, resp. se zaměstnanci individuálně či kolektivně sjednat výši stravného diferencovaně podle podmínek pracovní cesty nebo např. podle pracovního zařazení zaměstnanců. Obecně platí, že výši stravného určuje zaměstnanci zaměstnavatel před vysláním na pracovní cestu (nikoliv až následně!) v rámci zákonem, resp. vyhláškou stanoveného rozpětí. Zaměstnanec má nárok na stravné nejméně ve výši spodní hranice daného rozpětí, a to i v případě, kdy zaměstnavatel výši stravného neurčil.

Podle vyhlášky č. 449/2003 Sb. za každý kalendářní den tuzemské pracovní cesty v roce 2004 přísluší zaměstnanci stravné, které činí:

  • 58 až 69 Kč, trvá-li pracovní cesta pět až 12 hodin,
  • 88 až 106 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,
  • 138 až 165 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Bude-li mít zaměstnanec na pracovní cestě zajištěno bezplatné stravování, stravné se mu neposkytuje. Bude-li mít bezplatné stravování zajištěno pouze částečně (např. obvyklé je ubytování v hotelu se snídaní), může být stravné kráceno, a to nejméně o 20 % a nejvýše o 40 % z určené výše stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Toto krácení však musí zaměstnavatel zaměstnanci sdělit před vysláním na pracovní cestu (cestovním příkazem, vnitřním předpisem, v kolektivní či pracovní smlouvě), jinak stravné krátit nemůže.

Za určitých okolností zaměstnanec může získat stravné i u kratších pracovních cest. Zákon totiž říká, že znemožní-li zaměstnavatel vysláním na pracovní cestu, která trvá méně než 5 hodin, zaměstnanci stravovat se obvyklým způsobem, může mu poskytnout stravné až do výše 58 Kč. Na druhou stranu zákon stanoví, že v kolektivní smlouvě (nikoli tedy jednostranným rozhodnutím zaměstnavatele) pro zaměstnance, u nichž častá změna pracoviště vyplývá ze zvláštní povahy povolání (např. řidiči, kurýři atd.), lze sjednat i nižší než zákonem, resp. vyhláškou dané denní sazby stravného.

Náhrady prokázaných nutných vedlejších výdajů

Zaměstnanec na pracovní cestě může mít různé další nutné výdaje, jejichž proplacení bude požadovat po svém zaměstnavateli. Jedná se například o různé poplatky za použití telefonu, kopírky, parkovné atd. S ohledem na skutečnost, že nikde není přesně vymezeno, o jaké výdaje se jedná, a výdaje jsou vyúčtovávány až následně po ukončení pracovní cesty, záleží na posouzení zaměstnavatele, jaké výdaje zaměstnanci uzná a proplatí a jaké nikoliv.

Zálohy a vyúčtování

Zaměstnanec může zaměstnavatele před vysláním na pracovní cestu požádat o poskytnutí přiměřené zálohy na výdaje, a ten je v tomto případě povinen mu ji až do výše předpokládané náhrady vypočtené podle zákona o cestovních náhradách poskytnout. V případě zahraničních pracovních cest je záloha poskytována v cizí měně, popř. formou cestovního šeku nebo zapůjčení služební platební karty.

Do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen se zaměstnavatelem pracovní cestu vyúčtovat, tzn. zejména předložit mu písemné doklady potřebné k vyúčtování a zároveň mu vrátit nevyúčtovanou zálohu. Zaměstnavatel je v téže lhůtě po předložení písemných dokladů zaměstnancem povinen provést vyúčtování pracovní cesty a vyplatit mu příslušné náhrady výdajů.

Anketa

Jak často jezdíte na služební cestu?

1 názor Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 19. 8. 2007 20:18