Spočítejte si...

Zavřít

Posíláme dokumenty přes datové schránky (návod a video)

Naučíme vás využívat schránky pro sebe, šetřit čas i peníze. Konec běhání na úřady pro razítka do daňových přiznání. Dokumenty pošlete za pět minut a zadarmo.

V minulém díle jsme zřídili datovou schránku a nyní ji začneme používat. Datová schránka je pro občany a OSVČ zcela bezplatná, potřebujete jen počítač s administrátorskými právy a přístupem na internet.

Podpora dvou prohlížečů

Abyste mohli snadno používat oficiální aplikaci datových schránek (DS), potřebujete povolit instalaci doplňku s názvem 602XML Filler. Podporované jsou dva prohlížeče: Firefox a Internet Explorer. Do DS se sice přihlásíte i bez tohoto doplňku, ale nebudete moci otevřít zprávu a dál s ní pracovat. DS si o doplněk řekne sama, nemusíte se o nic starat. Potřebujete však administrátorská práva k počítači, kde jej budete instalovat.

Přihlašujeme se

Pro přihlášení použijete uživatelské jméno a heslo. Heslo si kdykoli můžete změnit a k pravidelné změně vás bude nutit u samotná DS. Po přihlášení ještě musíte opsat obrázek prostřednictvím zabezpečení captcha. Bledě modrý text je velmi špatně vidět, takže někteří uvítají možnost slovo hláskovat automatem.

Po přihlášení vám DS zobrazí hlášení o počtu nových zpráv. Můžete listovat v jednotlivých boxech nebo si měnit nastavení schránky.

Posílá e-maily a SMS

V sekci nastavení si můžete nastavit, kdy a jak vás má DS informovat o příchozí poště. Na výběr máte z e-mailu a SMS, přičemž odeslání informační SMS stojí 3 Kč, ale e-mail je zadarmo.

Máte-li elektronický podpisový certifikát, můžete jej k DS přiřadit a pomocí něj se pak přihlašovat. K používání DS však není nutností.

Přijímejte zprávy od kohokoli

Zajímat vás bude volitelná služba Poštovní zpráva. Pokud si potvrdíte příjem poštovních zpráv (ve výchozím stavu je vypnutý), může vám kdokoli poslat datovou zprávu, tj. i soukromý subjekt, a vy ji přijmete. V opačném případě můžete komunikovat jen s úřady a orgány veřejné moci. Pokud byste chtěli datovou zprávu odesílat nejen úřadům, musíte o tuto službu požádat na webu České pošty. Odeslání poštovní zprávy soukromým subjektům je zpoplatněno a budeme mu věnovat v jiném článku.

Daně 2010, daňový servis

Vytváříme datovou zprávu – reálný příklad

Samotné poslání dokumentu pomocí DS je velmi snadné. Pokud znáte číslo DS příjemce, jednoduše jej přímo vyplníte. Jestliže jej neznáte, příjemce snadno vyhledáte. Například, po slovech „obvodní soud“ vám schránka zobrazí všechny obvodní soudy a vy si vyberete ten, kterému chcete poslat zprávu. DS vám dovolí vyhledat jen příjemce z řad úřadů a orgánů veřejné moci, soukromé subjekty nenajdete, přestože DS mají. Je to podobné jako u e-mailové adresy: její vlastník ji vám musí sdělit, jinak na ni e-mail nepošlete, jde o neveřejné údaje. Podobně můžete poslat datovou zprávu téměř komukoli, ale musíte znát číslo jeho DS.

Níže je popsaný reálný příklad zaslání dokumentu Krajskému soudu v Ostravě.

Vytvořil jsem jednoduché sdělení formou běžného dopisu v dokumentu word (pozor, DS neumějí nové formáty .docx, je nutné je ukládat v .doc). Soudu jsem v dokumentu sdělil, že v příloze zasílám plnou moc. Plnou moc jsem naskenoval a uložil do formátu .jpg. Tím jsem měl připravené podklady, které jsem potřeboval zaslat soudu do sobotní půlnoci.

Běžně bych dopis podepsal, přiložil plné moci, zalepil do obálky, vypsal podací lístek, dodejku a zásilku zanesl druhý den na poštu a zaplatil poštovné ve výši 27 Kč. Jenže já mám datovou schránku, takže šetřím čas i peníze.

Po vybrání adresáta (soudu) klikám na potvrzovací tlačítko a vytvářím novou datovou zprávu. Datová zpráva obsahuje průvodní informace o odesílateli a příjemci a samozřejmě vložené dokumenty. Automaticky se vyplnil odesílatel (já) a příjemce (soud). Pro lepší orientaci vyplňuji jednací číslo, protože jej znám. Nyní je potřeba vybrat do zprávy přílohy. Klikám na dopis uložený ve wordu a zároveň vkládám přílohu naskenované plné mocí ve formě obrázku. Provádím poslední kontrolu a potvrzovacím tlačítkem celou datovou zprávu odesílám. Celý proces trval necelých 5 minut a garantuji vám, že poslání dopisu přes poštu by zabralo několikanásobně více času, nehledě na finanční úsporu.

A to je vše, přátelé, datová zpráva byla odeslána, já jsem splnil svoji povinnost a v termínu odeslal soudu požadované dokumenty. Podobně je snadné podat daňové přiznání, žádost o sociální dávky apod. Nepotřebujete žádný elektronický podpis. Jednoduše napíšete dopis v textovém programu, vložíte jej jako přílohu a odešlete. Velmi snadné a úsporné.

Snadná kontrola a archivace

V záložce odeslané zprávy máte přehled o datových zprávách, které jste odeslali. DS vše archivuje pod dobu 90 dnů od doručení nebo odeslání zprávy. Chcete-li zachovat zprávu napořád, stačí ji uložit do počítače nebo na disk a kdykoli ji můžete v programu 602XML Filler vyvolat a celou vytisknout včetně všech příloh.

Šetří čas i peníze, vyplatí se vám ji pořídit

A tím končí exkurze do datových schránek. Nepotřebujete už papíry, stačí vše poslat elektronicky a bez podpisu. Sami vidíte, že celý proces je velmi snadný a datová schránka se vám vyplatí. Nic vás nestojí a umožní vám komunikovat (nejen) s úřady bez nutnosti chodit na poštu.

Otázky a odpovědi

Někteří čtenáři mají oprávněné obavy, že dokument odeslaný přes DS je "jen" elektronický a může nastat komplikace u společností, které chtějí potvrdit jeho odeslání či podání. Typicky jde o banky a finanční instituce, které při žádosti o úvěr téměř vždy vyžadují na daňové přiznání razítko finančního úřadu, a to někdy dokonce na každý list. Zeptali jsme se proto na tento problém specialisty na datové schránky ze společnosti Software 602, pana Pavla Durdila:

Je elektronický dokument plnohodnotným dokumentem?

Uložená datová zpráva, která byla poslána datovou schránkou, je opatřena elektronickým podpisem a časovým razítkem, které dokládají, kdo a kdy datovou zprávu odeslal a má podle zákona stejný právní účinek jako listinný originál. Vycházíme-li z předpokladu, že žádná banka nechce přicházet o své potenciální klienty, měla by takový elektronický dokument bez problémů akceptovat. Zákon jí to umožňuje. Doporučuji tedy všem, kteří tento pohodlný způsob podání daňového přiznání zvolí, aby se přihlásili do své datové schránky a odeslanou datovou zprávu s daňovým přiznáním si uložili na svůj disk pro pozdější dokladování.

Mohu poslat daňové přiznání přes datovou schránku přímo bance?

Od 1. 7. 2010, kdy budou právnické a fyzické osoby moci v systému datových schránek neomezeně komunikovat mezi sebou, bude možné daňové přiznání podané přes datovou schránku přímo přeposlat bance do její datové schránky. Opět vycházím z toho, že banka si bude vážit svých klientů a tuto komunikaci povolí.

Daňové přiznání přes datové schránky

Prostřednictvím datové schránky můžete snadno podat daňové přiznání. Chcete-li mít naprostou jistotu, že finanční úřad daňové přiznání přijme bez potíží, využijte pouze interaktivní daňová přiznání nebo oficiální formulář EPO Ministerstva financí, který rovněž datové schránky podporuje. Jen tak máte garantovaný bezchybný proces podání daňového přiznání.

Pokud pro daňové přiznání použijete jiný dokument (např. ve formátu PDF, v excelu apod.), zákon to sice umožňuje, ale předpis Ministerstva financí stanovuje, že daňové přiznání přes datové schránky musí být posláno jako jedna datová zpráva. A toto garantuje pouze naše interaktivní daňové přiznání nebo využití EPO. V opačném případě raději zavolejte svému správci daně, zda formulář jiného typu zaslaný přes datovou schránku skutečně přijme. Finanční úřady pracují samostatně a je velmi pravděpodobné, že názory na formát daňového formuláře budou velmi rozdílné. To se netýká příloh, které můžete vkládat libovolně v podporovaných formátech.

Důvod je snadný: zatímco v případě použití naší a EPO varianty daňového přiznání se vše na úřadě zpracuje strojově, v ostatních případech je toto potřeba zpracovat ručně, což při množství podání přes datové schránky je komplikované.

Anketa

Jak budete letos podávat/zasílat daňové formuláře?

32 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 21. 11. 2014 8:13