Může váš zaměstnavatel kontrolovat e-maily?

Odesílat soukromé e-maily v pracovní době připadá mnoha zaměstnancům naprosto přirozené. Problém je, že dosud není uspokojivě vyřešen konflikt mezi právem zaměstnance na ochranu soukromí včetně listovního tajemství a právem jeho zaměstnavatele kontrolovat, co dělá v pracovní době, k čemu a jak využívá firemní informačně komunikační systémy. V praxi se totiž střetávají dva rozdílné zájmy chráněné právním řádem.

Na jedné straně je to ústavně zaručené právo na ochranu listovního tajemství, které je ve prospěch zaměstnanců a vztahuje se i na zprávy zasílané elektronickou poštou. Naproti tomu je to právo zaměstnavatele kontrolovat, jak zaměstnanci plní své úkoly, využívají pracovní dobu a výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele k vykonávání svěřených prací. Při řešení této otázky by měl být základním principem pohled, že práva obou stran by měla být v rovnováze. Na jedné straně by tak mělo být respektováno právo na zachování tajemství listovních zpráv, ale zároveň by měl mít zaměstnavatel možnost kontrolovat výkon práce svých zaměstnanců.

Tolerance neznamená skutečný souhlas

Přiměřené používání služebního počítače a telekomunikačních zařízení pro soukromé účely se vesměs u zaměstnavatelů toleruje. Nejlepším řešením je totiž rozumný kompromis, ve kterém se za přesně určených podmínek stanoví pravidla pro posílání soukromé korespondence z podnikové sítě. Vynucení a kontrola dodržování absolutního zákazu využívání podnikového systému elektronické komunikace pro soukromou potřebu zaměstnance si ze strany zaměstnavatele většinou vyžaduje značné úsilí a výsledek je přitom obvykle pochybný, a navíc neodpovídá vynaložené námaze a nákladům.

Ovšem umožnění soukromé elektronické komunikace v práci nesmí být na úkor plnění pracovních úkolů zaměstnance. Není proto nic špatného, když zaměstnavatel zaměstnancům povolí podle konkrétních podmínek jen limitovaný počet e-mailů, např. 10 týdně. Pak lze zaměstnancům uložit povinnost udržovat (a jen po omezenou dobu povolit archivovat) privátní e-maily odděleně od služebních ve zvláštní složce (třeba i jednotně nazvané např. „soukromé“) a tuto složku vyprazdňovat minimálně například jednou týdně, aby se neblokovala kapacita systému.

Zákoník práce to přenechává soudům

Problémy s elektronickou poštou se pokouší řešit také nový zákoník práce, ale jeho ustanovení nepřinášejí nic převratného a podstatná část řešení této problematiky je tak ponechána rozhodovací praxi soudů a státních orgánů.

Podle zákoníku práce (§ 316 odst. 1) nesmějí zaměstnanci bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení.

Seznam adresátů ano, obsah e-mailů ne

Tento výše popsaný zákaz a jeho dodržování je váš zaměstnavatel oprávněn kontrolovat. Pokud vám tedy neudělí souhlas s používáním jeho zařízení i k soukromým účelům, měl by váš zaměstnavatel vystačit s monitoringem elektronické pošty, aby případně zjistil, že ji nezneužíváte ke své privátní potřebě. Přitom však nesmí zasáhnout do vašeho soukromí a nesmí se seznámit s obsahem vašich privátních e-mailových zpráv, ani nesmí narušit jejich tajemství.

Nevýhodou pro zaměstnavatele je, že porušení těchto pravidel vám musí zaměstnavatel věrohodně a objektivně prokázat. Může pro to použít třeba seznam adres odesílatelů a příjemců elektronické pošty, ale ne obsah e-mailů.

Z toho vyplývá, že váš zaměstnavatel by měl pouze monitorovat adresáty vámi odesílaných e-mailů, hlavičky zpráv (předměty, názvy) a názvy příloh, které jsou k e-mailům připojeny, ale nikoli obsah. Při sledování těchto kritérií by měl být zaměstnavatel schopen rozpoznat, zda skutečně užíváte nebo neužíváte e-mail výhradně k plnění svých pracovních povinností, aniž by přitom narušil tajemství přepravovaných zpráv.

Narušit soukromí lze jen výjimečně

Sledovat obsah e-mailové korespondence může zaměstnavatel pouze ve výjimečných případech. To řeší § 316 odst. 2 zákoníku práce. Je to možné v případě, kdy k tomu má zaměstnavatel závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze jeho činnosti. Výjimky z ústavní ochrany listovního tajemství totiž mohou vyplývat pouze ze zákona, tak je tomu např. v případě zadržení a otevření poštovních zásilek při vyšetřování (závažných) trestných činů.

Legálně narušit vaše soukromí a kontrolovat obsah vaší privátní e-mailové korespondence lze výjimečně, při splnění všech stanovených podmínek. Je to však možné například u zaměstnavatele v podobě finanční instituce, bezpečnostní agentury, softwarové firmy apod., tedy tam, kde jsou zpracovávány závažné a citlivé nebo utajované informace týkající se zaměstnavatele a jeho činnosti nebo jeho klientů nebo tam, kde je chráněno obchodní tajemství, know-how apod. Pokud k takovéto kontrole dojde, musí vás zaměstnavatel přímo informovat o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

Na e-maily může myslet pracovní smlouva

Příslušná informace může být i součástí pracovní smlouvy nebo dodatku k ní. Pokud zaměstnavatel zvolí formu vnitřního předpisu, s nímž seznámí zaměstnance, může v něm upravit nejen otázky kontroly elektronické pošty, ale též stanovit zejména pravidla efektivní práce s e-mailovým systémem, zásady práce s důvěrnými informacemi, pravidla firemní kultury (podoby) e-mailů aj. A eventuelně tam může upravit možnost používání elektronické pošty a příslušných technických prostředků zaměstnavatele k soukromým účelům zaměstnanců. Neměl by však zapomenout přidat svému zaměstnanci upozornění na možné právní důsledky zneužití systému a porušení předepsaných pravidel.