Spočítejte si...

Zavřít

Jedete na služební cestu? Spočítejte si cestovné

Téměř každý zaměstnanec byl svým zaměstnavatelem někdy vyslán na pracovní či služební cestu. Vzniká mu tím nárok nejen na cestovné, ale někdy i na stravné. Kolik tyto sazby činí, jak se náhrada vypočítá a kdy je na ně nárok?

Téměř každý zaměstnanec občas opustí své stálé pracoviště a je na vyžádání svého zaměstnavatele vyslán na služební cestu či třeba jen na jednodenní školení ve stejné obci. Zpravidla mu tím vzniká nárok na proplacení tzv. cestovních náhrad. Ty obsahují nejen příspěvek na stravné, ale i náhradu za dopravu a ubytování.

Kdy si lze účtovat cestovné?

Podle platného zákoníku práce se cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

  1. pracovní cestě,
  2. cestě mimo pravidelné pracoviště,
  3. cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
  4. přeložení,
  5. přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
  6. výkonu práce v zahraničí.

Zřejmě nejčastějším případem bývá pracovní cesta, kterou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo místo jeho pracoviště. K získání náhrady často dokonce postačí i účast na školení ve vedlejším domě.

Nárok na poskytnutí cestovních náhrad nemají pouze zaměstnanci v běžném pracovním poměru, ale existuje i u dohod konaných mimo pracovní poměr. Podmínkou je sjednání nároku cestovného v písemné dohodě a zároveň uvedení místa pracoviště zaměstnance.

Co vše si lze naúčtovat?

Při splnění určitých podmínek je možné nechat si vyúčtovat:

  1. jízdní výdaje,
  2. jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny (při pracovní cestě delší než 7 dnů),
  3. výdaje za ubytování,
  4. zvýšené stravovací výdaje,
  5. nutné vedlejší výdaje.

Jízdní výdaje

Jedná se o náhradu jízdních výdajů za použití libovolného dopravního prostředku, ke kterému dal zaměstnavatel svolení. Zaměstnanec pak zaměstnanci proplatí příslušné jízdní doklady. Pracovní cesta může být teoreticky uskutečněna i na kole, sněžným skútrem nebo na lodi, ale vždy je třeba mít souhlas zaměstnavatele. Pokud zaměstnavatel zaměstnanci zajistil bezplatnou dopravu například služebním vozem, žádnou náhradu mu už neposkytne.

Naopak v případě, že zaměstnavatel určil k přepravě veřejnou hromadnou dopravu (například autobus nebo vlak) a zaměstnanec přesto použije své vlastní auto, náleží mu náhrady jen do té výše, kolik by ho stála jízdenka. Smí-li zaměstnanec jet vlastním soukromým vozidlem, má nárok na náhradu za spotřebované pohonné hmoty a základní náhradu na opotřebení (amortizaci), a to podle počtu ujetých kilometrů.

Základní náhrada pro rok 2008
Základní náhrada cena v Kč / 1 km
osobní silniční motorové vozidlo 4,10 Kč (s přívěsem 4,72 Kč)
jednostopá vozidla a tříkolky 1,10 Kč
Průměrné ceny pohonných hmot na rok 2008
Benzín 91 oktanů 30,60 Kč
Benzín 95 oktanů 30,90 Kč
Benzín 98 oktanů 33,10 Kč
Motorová nafta 31,20 Kč

Spotřeba pohonných hmot se vypočte aritmetickým průměrem z údajů uvedených ve velkém technickém průkazu vozidla. Pokud zaměstnanec předloží doklad o koupi pohonných hmot, vychází se z aktuální nakupované ceny paliva.

Výdaje k návštěvě člena rodiny

Trvá-li pracovní cesta déle než 7 kalendářních dnů, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny.

Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytne zaměstnavatel nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, pokud se se zaměstnancem nedohodne na době kratší.

Výdaje za ubytování

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.

Stravné

Denní sazby při tuzemské pracovní cestě
Délka pracovní cesty Výše stravného
Od 5 do 12 hodin min. 58 Kč – 69 Kč
12 až 18 hodin min. 88 Kč – 106 Kč
Nad 18 hodin min. 135 Kč - 165 Kč

Zaměstnavatel může konkrétní výši stravného stanovit v kolektivní smlouvě nebo ve své vyhlášce, ale vždy se musí řídit zákonem daným rozmezím sazeb. Ovšem pokud svému zaměstnanci zajistí plné bezplatné stravování, stravné již neposkytuje. V případě, že zaměstnanec dostane pouze některé z běžných jídel typu snídaně, oběd, večeře, dochází ke krácení stravného o 70, 35 nebo 25 % denní částky stravného.

Pokud se jedná o zahraniční pracovní cestu, stravné se poskytuje v cizí měně. Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel z níže uvedených sazeb pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Plný nárok na stravné má zaměstnanec za podmínky, že stráví na území cizího státu alespoň 12 hodin. V opačném případě se stravné krátí. Pod 1 hodinu však vůbec nenáleží.

Denní sazby při zahraniční pracovní cestě ve vybraných státech
stát výše stravného stát výše stravného
Německo 45 EUR Francie 45 EUR
Rakousko 45 EUR Itálie 45 EUR
Dánsko 50 EUR Polsko 35 EUR
Irsko 50 EUR Litva 40 EUR

Nutné vedlejší výdaje

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Jedná se třeba o nezbytné náklady na parkovné atd.

Cestovní pojištění

Nezapomeňte si sjednat cestovní pojištění. Vybereme vám to nejlepší a sjednáte ho online i v den odjezdu. Porovnat nabídky

Příklad:

Pan Novák byl svým zaměstnavatelem vyslán na 5denní školení do Ostravy, přičemž na cestu z Prahy do Ostravy a zpět použil se souhlasem zaměstnavatele soukromé motorové vozidlo. Nejkratší trasa jedním směrem přitom činí 328 km. Náklady za ubytování v hotelu činily 4 000 Kč a ani zaměstnavatel ani ubytovací zařízení panu Novákovi neposkytli žádné stravování.

Pro výpočet stravného je rozhodující první a poslední den trvání pracovní cesty. V našem případě první den trvala 17 hodin a poslední den 11 hodin. Zaměstnavatel nemá sjednané vyšší sazby stravného, proto použijeme sazby minimální podle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí.

Výpočet náhrady za používání vozidla
počet km sazba celkem
Praha - Ostrava 328 km 4,10 Kč/km 1 345 Kč
Ostrava – Praha 328 km 4,10 Kč/km 1 345 Kč
celkem 2 690 Kč
Výpočet náhrady za pohonné hmoty
počet km sazba* celkem
Praha - Ostrava 328 km 2,30 Kč/km 754 Kč
Ostrava – Praha 328 km 2,30 Kč/km 754 Kč
celkem 1 508 Kč

* Výpočet sazby:
spotřeba vozidla je 7,5 l/100km = 7,5 l x 30,90 Kč= 231,75
231,75 :100 = 2,3175 zaokr. 2,30 Kč za 1 km

Stravné
1.den 88 Kč
2. – 4.den 552 Kč
5.den 58 Kč
celkem stravné 698 Kč
Náhrady celkem
Typ náhrady částka
náhrada za používání vozidla 2 690 Kč
náhrada za pohonné hmoty 1 508 kč
náklady na ubytování 4 000 Kč
stravné 698 Kč
Celkem 8 896 Kč

Zaměstnavatel panu Novákovi za celkové cestovní náhrady vyplatí 8 896 Kč.

widgety

Na co si dát pozor

Sazby náhrad za použití soukromého motorového vozidla, průměrná cena pohonných hmot a výše stravného u nás i v zahraničí se vždy k 1.1. kalendářního roku mění vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad. Toto platí i pro cesty do zahraničí. Nezapomeňte předložit vyúčtovaní cestovních náhrad zaměstnavateli nejpozději do 10 dnů od návratu.

Anketa

Jezdíte na služební cesty?

17 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 28. 9. 2009 23:09