Téměř každý zaměstnanec občas opustí své stálé pracoviště a je na vyžádání svého zaměstnavatele vyslán na služební cestu či třeba jen na jednodenní školení ve stejné obci. Zpravidla mu tím vzniká nárok na proplacení tzv. cestovních náhrad. Ty obsahují nejen příspěvek na stravné, ale i náhradu za dopravu a ubytování.
Kdy si lze účtovat cestovné?
Podle platného zákoníku práce se cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:
- pracovní cestě,
- cestě mimo pravidelné pracoviště,
- cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
- přeložení,
- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
- výkonu práce v zahraničí.
Zřejmě nejčastějším případem bývá pracovní cesta, kterou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo místo jeho pracoviště. K získání náhrady často dokonce postačí i účast na školení ve vedlejším domě.
Nárok na poskytnutí cestovních náhrad nemají pouze zaměstnanci v běžném pracovním poměru, ale existuje i u dohod konaných mimo pracovní poměr. Podmínkou je sjednání nároku cestovného v písemné dohodě a zároveň uvedení místa pracoviště zaměstnance.
Co vše si lze naúčtovat?
Při splnění určitých podmínek je možné nechat si vyúčtovat:
- jízdní výdaje,
- jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny (při pracovní cestě delší než 7 dnů),
- výdaje za ubytování,
- zvýšené stravovací výdaje,
- nutné vedlejší výdaje.
Jízdní výdaje
Jedná se o náhradu jízdních výdajů za použití libovolného dopravního prostředku, ke kterému dal zaměstnavatel svolení. Zaměstnanec pak zaměstnanci proplatí příslušné jízdní doklady. Pracovní cesta může být teoreticky uskutečněna i na kole, sněžným skútrem nebo na lodi, ale vždy je třeba mít souhlas zaměstnavatele. Pokud zaměstnavatel zaměstnanci zajistil bezplatnou dopravu například služebním vozem, žádnou náhradu mu už neposkytne.
Naopak v případě, že zaměstnavatel určil k přepravě veřejnou hromadnou dopravu (například autobus nebo vlak) a zaměstnanec přesto použije své vlastní auto, náleží mu náhrady jen do té výše, kolik by ho stála jízdenka. Smí-li zaměstnanec jet vlastním soukromým vozidlem, má nárok na náhradu za spotřebované pohonné hmoty a základní náhradu na opotřebení (amortizaci), a to podle počtu ujetých kilometrů.
Základní náhrada | cena v Kč / 1 km |
---|---|
osobní silniční motorové vozidlo | 4,10 Kč (s přívěsem 4,72 Kč) |
jednostopá vozidla a tříkolky | 1,10 Kč |
Benzín 91 oktanů | 30,60 Kč |
---|---|
Benzín 95 oktanů | 30,90 Kč |
Benzín 98 oktanů | 33,10 Kč |
Motorová nafta | 31,20 Kč |
Spotřeba pohonných hmot se vypočte aritmetickým průměrem z údajů uvedených ve velkém technickém průkazu vozidla. Pokud zaměstnanec předloží doklad o koupi pohonných hmot, vychází se z aktuální nakupované ceny paliva.
Výdaje k návštěvě člena rodiny
Trvá-li pracovní cesta déle než 7 kalendářních dnů, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny.
Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytne zaměstnavatel nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, pokud se se zaměstnancem nedohodne na době kratší.
Výdaje za ubytování
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.
Stravné
Délka pracovní cesty | Výše stravného |
---|---|
Od 5 do 12 hodin | min. 58 Kč – 69 Kč |
12 až 18 hodin | min. 88 Kč – 106 Kč |
Nad 18 hodin | min. 135 Kč - 165 Kč |
Zaměstnavatel může konkrétní výši stravného stanovit v kolektivní smlouvě nebo ve své vyhlášce, ale vždy se musí řídit zákonem daným rozmezím sazeb. Ovšem pokud svému zaměstnanci zajistí plné bezplatné stravování, stravné již neposkytuje. V případě, že zaměstnanec dostane pouze některé z běžných jídel typu snídaně, oběd, večeře, dochází ke krácení stravného o 70, 35 nebo 25 % denní částky stravného.
Pokud se jedná o zahraniční pracovní cestu, stravné se poskytuje v cizí měně. Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel z níže uvedených sazeb pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Plný nárok na stravné má zaměstnanec za podmínky, že stráví na území cizího státu alespoň 12 hodin. V opačném případě se stravné krátí. Pod 1 hodinu však vůbec nenáleží.
stát | výše stravného | stát | výše stravného |
---|---|---|---|
Německo | 45 EUR | Francie | 45 EUR |
Rakousko | 45 EUR | Itálie | 45 EUR |
Dánsko | 50 EUR | Polsko | 35 EUR |
Irsko | 50 EUR | Litva | 40 EUR |
Nutné vedlejší výdaje
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Jedná se třeba o nezbytné náklady na parkovné atd.
Cestovní pojištění
Nezapomeňte si sjednat cestovní pojištění. Vybereme vám to nejlepší a sjednáte ho online i v den odjezdu. Porovnat nabídky
Příklad:
Pan Novák byl svým zaměstnavatelem vyslán na 5denní školení do Ostravy, přičemž na cestu z Prahy do Ostravy a zpět použil se souhlasem zaměstnavatele soukromé motorové vozidlo. Nejkratší trasa jedním směrem přitom činí 328 km. Náklady za ubytování v hotelu činily 4 000 Kč a ani zaměstnavatel ani ubytovací zařízení panu Novákovi neposkytli žádné stravování.
Pro výpočet stravného je rozhodující první a poslední den trvání pracovní cesty. V našem případě první den trvala 17 hodin a poslední den 11 hodin. Zaměstnavatel nemá sjednané vyšší sazby stravného, proto použijeme sazby minimální podle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí.
počet km | sazba | celkem | |
---|---|---|---|
Praha - Ostrava | 328 km | 4,10 Kč/km | 1 345 Kč |
Ostrava – Praha | 328 km | 4,10 Kč/km | 1 345 Kč |
celkem | 2 690 Kč |
počet km | sazba* | celkem | |
---|---|---|---|
Praha - Ostrava | 328 km | 2,30 Kč/km | 754 Kč |
Ostrava – Praha | 328 km | 2,30 Kč/km | 754 Kč |
celkem | 1 508 Kč |
* Výpočet sazby:
spotřeba vozidla je 7,5 l/100km = 7,5 l x 30,90 Kč= 231,75
231,75 :100 = 2,3175 zaokr. 2,30 Kč za 1 km
1.den | 88 Kč |
---|---|
2. – 4.den | 552 Kč |
5.den | 58 Kč |
celkem stravné | 698 Kč |
Typ náhrady | částka |
---|---|
náhrada za používání vozidla | 2 690 Kč |
náhrada za pohonné hmoty | 1 508 kč |
náklady na ubytování | 4 000 Kč |
stravné | 698 Kč |
Celkem | 8 896 Kč |
Zaměstnavatel panu Novákovi za celkové cestovní náhrady vyplatí 8 896 Kč.
Na co si dát pozor
Sazby náhrad za použití soukromého motorového vozidla, průměrná cena pohonných hmot a výše stravného u nás i v zahraničí se vždy k 1.1. kalendářního roku mění vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.
Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad. Toto platí i pro cesty do zahraničí. Nezapomeňte předložit vyúčtovaní cestovních náhrad zaměstnavateli nejpozději do 10 dnů od návratu.