Spočítejte si...

Zavřít

Jak propojit účetnictví s bankou? - rada odborníků

Rozvoj technologií je nezadržitelný. Co bylo dříve nemyslitelné, je dnes samozřejmostí. Podnikatelský účet a účetnictví již nemusí být oddělené, ale mohou spolupracovat. Jak nejlépe propojit firemní účet s účetnictvím, co je k tomu třeba a komu se to vyplatí?

Ladislav Kročák - Citibank

Ladislav Kročák, obchodní ředitel divize CitiBusiness Citibank

Na úvod je třeba uvést, že používání dálkového přístupu k účtům je dnes již standardem a defacto nutností s ohledem na pohodlí a časové úspory pro uživatele.

Nejpopulárnějším a nejmobilnějším způsobem je internetové bankovnictví, které umožňuje klientovi využívat počítačové spojení odkudkoli, jednoduše zadat platby včetně zahraničních, zkontrolovat příchozí transakce, zůstatky na účtech apod. Internetové bankovnictví umožňuje také propojit účet s účetnictvím firmy a získat tak další nezanedbatelnou časovou výhodu, nehledě na úsporu manuální práce spojenou s ručním přepisem dát, a eliminuje tím možnost lidské chyby při této činnosti.

Řada dnes na trhu běžně dostupných účetních softwarů, které používají také malé a střední společnosti, má již v sobě zakomponovanou možnost napojení na internetové bankovnictví bank působících na našem trhu, včetně Citibank. Pokud klient zjistí, že konkrétní účetní program napojení na Citibank internetové bankovnictví nemá, není to problém. Na našich internetových stránkách je volně k dispozici program pro vytvoření převodového můstku mezi účetním programem a internetovým bankovnictvím Citibank. K dispozici je také možnost ověřit si správnost nastavení systému převodu pomocí testovací verze.

V případě, že si klient není postupem úplně jistý, může kdykoliv kontaktovat svého Firemního bankéře, který mu ochotně a přímo ve firmě pomůže s instalací.

Jan Kolář - ČSOB

Jan Kolář, ředitel PC bankovnictví ČSOB

Jak nejlépe propojit firemní účet s účetnictvím?

Mnoho velkých i středních firem využívá vlastní účetní software, ze kterého potřebuje vyexportovat data určená pro banku a naopak importem dat z banky získat požadované informace (výpisy, avíza, kurzovní lístky) zpět do svého účetnictví.

Firemní účet vedený u banky může klient propojit se svým účetnictvím prostřednictvím bankovní aplikace, která umožňuje kromě ručního pořízení dat právě napojení na účetní systémy, společně se zajištěním exportu a importu dat.

Při exportu dat z účetního SW do bankovní aplikace má klient možnost nastavit vybrané kontrolní procedury a chování aplikace při výskytu případných chyb ve zpracování. S již naimportovanými daty může před jejich odesláním do banky dále pracovat (opravovat, mazat, apod.). Po provedení elektronického podpisu jsou dispozice prostřednictvím některého z vybraných komunikačních kanálů (modem, internet) odeslány do banky.

Naopak po stažení dat z banky (výpisy, avíza, kurzovní lístky) má klient možnost vybrané informace importovat zpět do svého účetnictví, a tam s nimi dále pracovat.

Co je k tomu třeba?

Soubor s importovanými příkazy z účetního SW nebo daty z banky musí mít pro možnost importu definovánu předem danou strukturu.

Podmínkou tedy je, aby účetní systém klienta z hlediska struktury přenášených údajů odpovídal datovým formátům, se kterými pracuje bankovní (PC) aplikace. V případě, že tomu tak není, využívá se ke konvertování dat do potřebného formátu tzv. konverzních můstků. ČSOB pro své klienty toto zajišťuje dodavatelsky.

Klient dále samozřejmě potřebuje některou z bankovních aplikací, které export a import dat umožňují. V případě ČSOB jsou to například aplikace ČSOB BusinessBanking 24, ČSOB MultiCash 24 a ČSOB Edifact 24. Tyto kanály elektronického bankovnictví jsou určeny zejména firemní klientele.

Komu se to vyplatí?

Export a import dat využijí zejména firmy (např. billingové), které zpracovávají velké množství položek (řádově tisíce až statisíce položek). A to jak pro export dat z účetního SW, tak import dat z banky. Takovýto postup se však může vyplatit i malým firmám, protože se téměř vždy jedná o úsporu času a práce s duplicitním zápisem stejných dat.

Význam v budoucnu ještě poroste a to zejména s nástupem elektronické výměny faktur, kdy bude možné přenášet elektronická data z faktury do účetního SW a odtud pak ve formě platebních příkazů do banky. Z banky pak jako zaúčtované položky z výpisu opět do účetního SW, a to bez nutnosti taková data ručně přepisovat.

Zbyněk Žák, specialista na alternativní distribuční cesty HVB Bank

Možnost propojení účetních systémů s bankovními účty je jedním z nejčastějších dotazů firemních klientů na funkčnost systémů přímého bankovnictví. Obecně je tento požadavek realizován instalací systému přímého bankovnictví, který je schopen načíst platby exportované z účetnictví a pomocí zabezpečovacích nástrojů vlastních danému systému přímého bankovnictví je odeslat do banky. V opačném směru systémy přímého bankovnictví poskytují informace o provedených transakcích, např. ve formě elektronických výpisů z účtu, které je možno do účetnictví importovat.

Zásadní podmínkou je kompatibilita dat exportovaných účetnictvím s požadavky systémů přímého bankovnictví na formát platebních příkazů. Jelikož je škála účetních systémů velice široká a rozmanitá, je formát platebních příkazů definován systémy přímého bankovnictví. Dá se však říci, že každý systém obsahuje specifické požadavky na uspořádání platebních příkazů exportovaných z účetnictví. Proto většina účetních systémů nabízí větší množství exportních formátů s různými názvy.

HVB Bank nabízí svým firemním klientům systémy přímého bankovnictví připravené osvědčenými dodavateli těchto systémů. Konkrétně se jedná o produkty MultiCash, HomeCash a Gemini. Jedná se o systémy multibankovní, takže např. systém MultiCash, který nalezneme i v nabídce několika dalších bank na našem trhu, může klient použít pro obsluhu účtů vedených ve více bankách nabízejících daný produkt. Skutečnost, že více bank používá systém stejného dodavatele, který je co do vzhledu a funkčnosti nezávislý na konkrétní bance, a že požadavky na formát dat pro spolupráci s účetnictvím jsou jednotné, vede k reálnému předpokladu, že dodavatelé účetních systémů při tvorbě exportních formátů vezmou daný systém přímého bankovnictví v úvahu a propojení nabídnou již v základní nabídce účetního systému. Dá se tedy říci, že formáty platebních příkazů pro systém MultiCash (pro systém HomeCash jsou formáty prakticky totožné) jsou na našem bankovním trhu jedním ze standardů a pravděpodobnost kompatibility s účetnictvím klienta je velmi vysoká.

Jak prakticky ověřit perspektivu spolupráce klientova účetnictví se systémy přímého bankovnictví?

HVB Bank pro své stávající i potenciální klienty připravila detailní informace popisující formáty platebních příkazů a výpisů nabízených systémů. Klienti se mohou též obracet na specializované pracoviště banky, kde je možno s určitostí potvrdit kompatibilitu klientova účetnictví s vybraným systémem přímého bankovnictví ještě před jeho závaznou objednávkou.

Společným jmenovatelem systémů přímého bankovnictví je jejich rychlost (klient může podat platební příkaz v daný den později než jinou cestou) a nižší poplatek banky za zpracování. Propojení systémů přímého bankovnictví s účetnictvím navíc přináší nesmírně efektivní přípravu a odeslání platebních příkazů do banky ve velkých objemech (co do počtu transakcí i částky) a minimalizaci počtu chyb při přípravě platebních příkazů. Import elektronických výpisů do účetnictví je stejnou výhodou i při práci s účetním systémem.

Závěrem lze tedy říci, že pro vlastníky systémů přímého bankovnictví z řad firemních klientů je propojení na účetnictví výhodou, při objemu platebního styku již v řádu několika desítek platebních příkazů denně je nutností.

Některé účetní programy můžete získat i zdarma. Stáhněte si je a vyzkoušejte ze serveru Slunečnice.cz.

Redakce

Propojení účetního programu s firemním účtem se stává nutností zejména pro firmy, které provádějí denně transakce na účtu. Kromě úspory času (a tím i peněz) má výhodu i ve snížení chybovosti, kdy není třeba údaje přepisovat ručně. Význam propojení účtu s účetnictvím dále poroste se zavedením elektronických faktur apod.

Dnes je elektronický přístup k účtu (ať již internetovým bankovnictvím, nebo home bankingem) standardem v každé bance a téměř každý účetní program by měl zvládat s účtem komunikovat. Přesto se mohou vyskytnout potíže s nekompatibilním formátem exportovaných a importovaných dat. V takovém případě jsou banky zpravidla připraveny pomoci a vytvořit „převodní můstek“ pro převod dat.

Anketa

Využíváte propojení účetního programu s bankovním účtem?

3 názory Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 4. 3. 2005 18:53