Spočítejte si...

Zavřít

Jak komunikovat s úřady, aby vám podání e-mailem nezapřely?

Proč posílat dopis poštou, když jej můžete poslat elektroniky e-mailem? Jenže co když se úřad bude ošívat, že mu nic nepřišlo a e-mail se „ztratil“?

Různá podání jako žádosti, vyjádření, návrhy, odvolání, stížnosti, námitky atp. musíte úřadům podat včas. Pokud využijete služeb pošty, stačí podání v poslední den lhůty, která je vám určena zákonem nebo rozhodnutím, jež napadáte, odeslat – podat na poště (a není rozhodné, kdy podání úřadu dojde); pokud se však doručování provádí elektronicky (e-mailem), musí podání v den konce lhůty úřadu dojít.

Elektronicky bez zaručeného podpisu

Jistý občan dostal od městského úřadu pokutu za dopravní přestupek. Proti jejímu udělení se odvolal. Úřad však odmítl jeho odvolání jako opožděné. Bránil se tedy správní žalobou u soudu. Uvedl, že odvolání podal včas formou e-mailu bez zaručeného elektronického podpisu dne 12. prosince 2013, tedy ve lhůtě 15 dní od doručení rozhodnutí správního orgánu dne 29. listopadu 2013.

Následně potvrdil odvolání dne 17. prosince 2013 shodným podáním, které již bylo podepsáno uznávaným elektronickým podpisem zaslaným ze stejné elektronické adresy. Včasné e-mailové podání ze dne 12. prosince 2013 je tedy klíčové, ale úřad ho ve svém rozhodnutí vůbec nezmínil.

Stěžovatel poznamenal, že mu elektronická podatelna úřadu nezaslala potvrzení o přijetí zprávy ze dne 12. prosince 2013, ostatně jak je nezasílá nikdy. To, že odvolání bylo odesláno, dokazoval občan potvrzením o odeslání – tzv. printscreen. Soud však řekl, že žalobcem předložený důkaz o odeslání odvolání (printscreen) nic neprokazuje. Při elektronickém podání účastníka řízení je totiž rozhodný okamžik dojití podání správnímu orgánu, zatímco printscreen je s to prokázat nanejvýš odeslání podání, nikoliv zda (a kdy) podání došlo správnímu orgánu.

Soud tedy konstatoval, že podání ze dne 12. prosince 2013 správnímu orgánu nedošlo, žalobce o doručení nepředložil žádný důkaz a správní orgán jeho doručení nezjistil ani ve své podatelně. Občan se tedy obrátil s kasační stížností na Nejvyšší správní soud. Ovšem ani tady nepochodil.

Pokud neobdržíte v odpovědi na svůj e-mail od úřadu doručenku, pošlete totéž ještě vytištěné poštou doporučeně, jinak může úřad tvrdit, že jste mu nic neposlali.

Pokud neobdržíte elektronickou doručenku, spěchejte na poštu

Když se účastník řízení rozhodne komunikovat se správním orgánem prostřednictvím e-mailu, který je nezaručeným prostředkem komunikace, je jeho povinností prokázat, že podání správnímu orgánu skutečně došlo, resp. nese riziko, že tento způsob komunikace z nějakého důvodu selže a podání správnímu orgánu včas nedojde.

Již dříve, při řešení jiného případu, Nejvyšší správní soud rozhodl, že pokud stěžovatel-občan komunikující s úřadem nebo soudem elektronicky neobdržel potvrzení o doručení, nemohl si být jist, zda jeho podání bylo doručeno. Měl se tedy pokusit o opakované doručení, popřípadě o doručení jinou formou, poštou či osobním doručením.

Při řešení tohoto dalšího případu konstatoval Nejvyšší správní soud, že stěžovatel neprokázal, že jeho podání ze dne 12. prosince 2013 bylo vůbec doručeno. Tato skutečnost mu jde k tíži. Je otázkou, proč postupoval při podávání odvolání tak, jak tvrdí, že postupoval, nota bene když si je, jak tvrdí v kasační stížnosti, vědom toho, že konkrétní správní orgán údajně nikdy nezpravuje účastníky řízení o tom, že jejich podání bylo e-mailem doručeno. Posledním dnem lhůty pro podání odvolání byl 16. prosinec 2013, stěžovatel tak měl možnost využít i jiné, „bezpečnější“ formy doručení podání.

Co to pro vás znamená

Standardem pro posouzení včasnosti e-mailového podání ke správnímu orgánu je okamžik jeho dojití (doručení). Pro zachování lhůty tak nestačí poslední den lhůty elektronické podání odeslat. Pokud se účastník řízení rozhodne komunikovat se správním orgánem prostřednictvím e-mailu, který je nezaručeným prostředkem komunikace, je jeho povinností prokázat, že podání správnímu orgánu skutečně došlo, resp. nese riziko, že tento způsob komunikace z nějakého důvodu selže a podání správnímu orgánu včas nedojde. (Podle rozsudku Nejvyššího správního soudu spis. zn. 6 As 276/2015–31, ze dne 23. 3. 2016).

Občan tedy odeslal podání obyčejnou elektronickou poštou bez zaručeného podpisu. Potvrzení podatelny o dojití e-mailu neměl, printscreen obrazovky úřadům ani soudu nestačil, měl tedy smůlu – a pokutu, proti které se odvolával, musel zaplatit.

Jestliže tedy neobdržíte od úřadu elektronickou doručenku, kterou by odeslat měl, ale ne vždy je to standard, pošlete podání pro jistotu ještě vytištěné poštou v listinné podobě – stačí, když je podáte k poštovní přepravě poslední den lhůty – kdy podání skutečně dojde, je už nerozhodné.

13 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 26. 11. 2016 12:23