Část příjmu si můžete nechat vyplácet formou cestovních náhrad

Pokud používáte pro služební účely vlastní auto, musíte dostat cestovní náhrady. Kdy na ně máte nárok, kolik dostanete a jak se daní?

Leckdo používá pro služební účely vlastní vůz. Pokud s ním jedete na pracovní cestu, musí vám zaměstnavatel kromě stravného vyplatit i cestovní náhrady.

Náhradu dostanete za služební cestu

Na cestovní náhradu za použití vašeho vlastního auta pro pracovní účely máte nárok v rámci pracovní cesty. Tou je cesta k výkonu práce do jiného místa, než je vaše pravidelné pracoviště. Započítává se výkon práce na místě i cesta tam a zpět.

Pro vznik nároku na cestovní náhradu ale nestačí, že si usmyslíte, že na pracovní cestu pojedete svým autem. Zaměstnavatel vám to nejprve musí odsouhlasit, nejlépe písemně. V opačném případě vám ale použití vlastního auta na „služebku“ nemůže ani nařídit. Buď se tedy oba dohodnete, nebo jeden druhému tuto žádost odsouhlasíte.

Spočítejte si, kolik vám firma vyplatí

Cestovní náhrada se v tomto případě poskytuje za každý ujetý kilometr a za spotřebované pohonné hmoty. Základní náhradu za kilometr jízdy stanovuje vyhláška MPSV č. 328/2014 Sb. ve výši 3,70 Kč u osobních aut a 7,40 Kč u nákladních aut, autobusů a traktorů.

Váš zaměstnavatel si ale může ve vlastní vnitřní směrnici určit, že bude poskytovat i vyšší náhradu, než předepisuje vyhláška.

Stejná úprava udává také průměrnou cenu pohonných hmot. Pro letošní rok podle vyhlášky platí, že litr benzínu (95oktanový) průměrně stojí 35,90 Kč, resp. 38,30 Kč za litr 98oktanového. Litr nafty pak letos podle vyhlášky stojí průměrně 36,10 Kč.

Aby bylo možné náhradu spočítat, musíte po pracovní cestě zaměstnavateli do 10 dnů předložit vyúčtování pracovní cesty včetně všech dokladů.

Zaměstnanci se mohou v praxi rozhodnout, zdali využijí skutečných výdajů za pohonné hmoty, nebo uplatní tyto výdaje v částce stanovené vyhláškou, naznačila možnosti Gabriela Ivanco ze společnosti Mazars. Pokud tedy pojedete na pracovní cestu v době, kdy reálná cena pohonných hmot přesáhne tu, kterou stanovila vyhláška, je vhodnější použít do vyúčtování náhrad skutečnou cenu a naopak.

Formu ani způsob samotného vyúčtování pracovní cesty zákon přesně nestanovuje. Podle Ivanco je ale obvyklé, že tento postup je popsán ve vnitřní směrnici firmy, kterou se pak musíte řídit. Ta například může (ale nemusí) nařizovat, abyste průběh pracovní cesty zaznamenali ve formuláři Cestovní příkaz – vyúčtování pracovní cesty. Pokud vnitřní předpis vašeho zaměstnavatele povinnost vyúčtovat cestu neobsahuje, dost možná se tomu vyhnete a bude to dělat na základě dokladů účtárna.

Příklad

Pokud svým (osobním) automobilem najedete na služební cestě 100 km při spotřebě 7 litrů benzínu (čerpáte Natural 95) na 100 km a u vás ve firmě není vnitřním předpisem stanovená vyšší než zákonná cestovní náhrada, dostanete (při započtení cen PHM stanovených vyhláškou) 621 Kč.

Výpočet: 100 km x 3,70 Kč + 7,0 litrů x 35,90 Kč = 621 Kč

Když jedete za hranice

Pokud vyrážíte na služebku za hranice, nebude to z hlediska cestovních náhrad znamenat výraznější komplikaci.

Jede-li zaměstnanec svým vozem na pracovní cestu do zahraničí, princip je shodný jako u tuzemských pracovních cest, pouze s tím rozdílem, že při zahraničních pracovních cestách se v zásadě poskytuje náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu za kilometry ujeté v zahraničí v cizí měně, vysvětlila pro server Měšec.cz Ivanco.

Připomněla také, že je nutné prokázat cenu pohonných hmot dokladem o jejich nákupu. Z dokladu musí být patrná souvislost s pracovní cestou. Paragon z dovolené, která proběhla měsíc před pracovní cestou, vám nepomůže. Pokud byste nebyli schopni z vážných důvodů paragon za čerpané pohonné hmoty v zahraničí doložit, musíte dát zaměstnavateli alespoň prohlášení o výši cen.

Co když vás potká nehoda?

Jak už jsme uváděli, zaměstnavatel by vám měl dát souhlas s použitím vlastního vozu na služební cestu písemně. Papír v ruce se vám bude hodit zejména v situaci, kdy se během pracovní cesty stanete účastníkem dopravní nehody.

Podle platné právní úpravy podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel. Jen v jediném případě není nutná předchozí písemná forma určení zmíněných podmínek tehdy, jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné a netrvá-li na ní zaměstnanec, vysvětlila Gabriela Ivanco. 

Pes může být zakopaný v tom, že předem nikdy 100% nevíte, jestli budou vaše nároky nezpochybnitelné, protože nemůžete předvídat všechny situace, které se mohou přihodit. A právě proto byste měli trvat na písemném stanovení podmínek pracovní cesty včetně souhlasu zaměstnavatele použít za tímto účelem vlastní auto.

Pokud by zaměstnanci vznikla škoda na vozidle, které bylo použito se souhlasem zaměstnavatele, zaměstnavatel mu odpovídá za škodu, jestliže k ní došlo porušením právních povinností, vysvětlila Ivanco, proč je důležité mít písemný souhlas.

A dodala, že pokud zaměstnavatel prokáže vinu na nehodě také vám, jeho odpovědnost za škodu se poměrně omezí. V případě, kdy by příčinou nehody, v jejímž důsledku vznikla škoda na vozidle, nebylo porušení právních povinností, ale nahodilá událost, zaměstnavatel by za škodu neodpovídal, s výjimkou případů, kdy by současně došlo i ke škodě na zdraví – pracovnímu úrazu, upozornila Ivanco.

Škody by v takovém případě mohlo pokrýt havarijní připojištění. Obecně to ale není nutná podmínka pro využití vlastního vozidla pro pracovní cestu a záleží na zaměstnavateli, zda si tímto řešením bude chtít krýt záda. „Havarijko“ může požadovat, pokud o pracovní cestu vlastním autem budete stát vy. V opačném případě (pokud by vás prosil, abyste si na služebku vzali vlastní auto) si ho ale vynucovat nemůže.

Náhrady se nedaní jen do zákonné výše

Cestovní náhrada, kterou vám zaměstnavatel vyplatí, je osvobozena od daně z příjmů a povinného pojistného, ale pouze do hodnoty, kterou stanovuje vyhláška (tedy 3,70 Kč na kilometr u osobního auta a 7,40 Kč na kilometr u nákladního).

Pokud vám firma vyplatí vyšší náhradu, částka nad zmíněnou hranici už je zdanitelným příjmem, který se daní společně se mzdou. Stanovením limitu pro daňové osvobození je docíleno toho, aby někteří zaměstnavatelé institut náhrady mzdy za použití soukromého auta nezneužívali tím, že by náhrady tvořily hlavní část příjmů zaměstnance, zatímco jeho základní mzda by byla nízká, vysvětlila Ivanco. (Z pohledu zaměstnavatele jsou podle Ivanco náhrady daňově uznatelným výdajem i při náhradě nad limit. Z částky náhrady nad limit platíte povinné pojistné vy i zaměstnavatel).

Za jízdu do práce náhradu nedostanete

Cestovní náhrady se používají pouze u služebních cest. Pokud by vám zaměstnavatel chtěl přispívat na dopravu do a ze zaměstnání, už se nejedná o náhradu v tomto smyslu a nebude se na příspěvek vztahovat ani osvobození od daně. Půjde o zdanitelný příjem, který bude daněn spolu se mzdou.

Jiná situace by byla v případě dočasného přeložení zaměstnance. Potom by bylo dočasné dojíždění do práce mimo pravidelné pracoviště chápáno jako pracovní cesta a náhrada za použití soukromého auta by mohla být vyplacena, uzavřela Ivanco.